Guía del plan de gestión del cambio (con ejemplos)

Disponer de un plan de gestión del cambio puede ayudar a su organización a atravesar diversos cambios de forma rápida y eficaz. Independientemente del ámbito de actuación de su organización, contar con un plan de gestión del cambio puede tener un impacto significativo en su capacidad de adaptación a nuevas situaciones.

Elaborar y aplicar un plan de gestión del cambio es una habilidad valiosa, pero requiere conocimientos e investigación.

En este artículo, analizamos qué es un plan de gestión del cambio, por qué es importante tener uno, cómo desarrollarlo y también proporcionamos ejemplos de planes de gestión del cambio exitosos.

¿Qué es un plan de gestión del cambio?

El propósito de un plan de gestión del cambio es garantizar que cualquier cambio que experimente la empresa tenga un impacto mínimo en la misma, sus clientes, empleados y partes interesadas clave. Suele ser creado por un equipo de gestión del cambio y es más crítico cuando la empresa experimenta alteraciones grandes y complejas de la estrategia que requieren un análisis exhaustivo y un enfoque complejo para minimizar los trastornos.

¿Cómo funcionan los planes de gestión del cambio?

Los planes de gestión del cambio suelen crearse tras una iniciativa importante o un nuevo proyecto que la empresa asume. Suele consistir en una lista de pasos cuyo objetivo es ayudar a todos los implicados a ejecutar e interiorizar el cambio de la forma más rápida y natural posible. Los planes de gestión del cambio suelen aplicarse en tres fases:

  • Preparación para el cambio: Analizar cuál es la estrategia adecuada una vez implementado el cambio.
  • Gestión del cambio: Integrar las nuevas prácticas en la estrategia global.
  • Reforzar el cambio: Solidifique el cambio mediante diversos mecanismos de análisis y cumplimiento.

¿Por qué necesita un plan de gestión del cambio?

Los principales beneficios que un plan de gestión del cambio puede aportar a una organización son

  • Analiza a fondo por qué es necesario el cambio y el impacto que puede producir.
  • Cuantifica y gestiona los distintos costes asociados al cambio y garantiza que el presupuesto de la organización esté preparado para el ajuste.
  • Habiendo definido adecuadamente todos los pasos y acciones necesarios, reduce el tiempo necesario para implementar el cambio.
  • Incluye una estrategia de comunicación que informe a todas las partes implicadas, como los empleados, los clientes y las partes interesadas, de los próximos cambios, ayudándoles a entender y apoyar el proceso de cambio.
  • Promueve la cooperación interna, ya que todo el mundo es consciente de lo que tiene que hacer para aplicar el cambio de forma rápida y eficaz.
  • Mantiene el funcionamiento de la empresa con la mayor eficiencia posible durante el cambio real, manteniendo la productividad en niveles óptimos.
  • Reduce los temores y las dudas sobre el bienestar de la organización tras la implantación del cambio.
  • Gestiona cualquier riesgo asociado al cambio.
  • Reduce la posibilidad de que el cambio no tenga las consecuencias positivas previstas, respondiendo eficazmente a cualquier desafío potencial.

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¿De qué se compone un plan de gestión del cambio?

Los principales elementos de un plan de gestión del cambio son

Sus principales objetivos

El elemento principal de un plan de gestión del cambio es una lista de todos los objetivos que pretende alcanzar. Los dos objetivos principales suelen ser la concienciación sobre el cambio en toda la organización y la ayuda al personal encargado de aplicarlo. La ejecución de estos dos objetivos puede evaluarse mediante un conjunto cuantificable de indicadores clave de rendimiento, tanto durante como después de la implantación del cambio.

Comunicación con las partes implicadas

El personal que tiene que aplicar e interiorizar el próximo cambio tiene que estar debidamente informado de los motivos del cambio y de los efectos positivos que pretende tener en la organización. La comunicación adecuada incluye tomar nota de cualquier preocupación de los empleados y dar respuesta a cualquier pregunta relacionada con el cambio.

Formar al personal

El plan de gestión del cambio también debe incluir instrucciones específicas sobre lo que los miembros del equipo deben adaptar al cambio y materiales de formación para ayudarles a hacerlo.

Gestión de la resistencia

Por último, el plan de gestión del cambio debe contar con un plan para mitigar cualquier resistencia de los miembros del personal afectados por el cambio.

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Cómo desarrollar un plan de gestión del cambio

Los pasos que hay que dar para desarrollar un plan de gestión del cambio son:

1. Establezca claramente los objetivos que desea alcanzar

El primer paso para crear un plan de gestión del cambio es definir sus objetivos. Esto puede dividirse a su vez en tres pasos:

  • Analizar y comprender los cambios y sus implicaciones.
  • Describa cómo se hace llegar el cambio a los empleados y cómo lo adoptan.
  • Establezca indicadores clave de rendimiento con métricas claras que analicen la eficacia del plan.

2. Crear un equipo de cambio

Una vez establecidos claramente los objetivos, el siguiente paso es identificar el personal y los recursos necesarios para aplicar el cambio. Tras obtener el pleno apoyo de las principales partes interesadas de la organización, como el director general o el consejo de administración, hay que crear un grupo de trabajo que organice y aplique el plan de gestión del cambio, lo explique al resto del personal y responda a las preguntas y objeciones que surjan. El grupo de trabajo también se encarga de determinar y asegurar los recursos necesarios para la aplicación del plan.

3. Crear el plan real

Todo plan de gestión del cambio requiere una hoja de ruta clara que defina todo el proceso. Sus principales componentes son:

  • Una lista de tareas con todo lo que hay que realizar para que el plan alcance sus objetivos
  • Un calendario claramente definido para cada tarea y un plazo para todo el proyecto
  • Una lista de herramientas que deben utilizarse para garantizar el éxito del plan, en función de los objetivos del mismo y del ámbito en el que opera la empresa

4. Ejecutar el plan

Una vez trazado el plan, es el momento de ejecutarlo. Es importante recordar que es probable que aparezcan varios imprevistos durante el proceso de ejecución y que requieren soluciones rápidas para que no se interrumpa el proceso.

Además, puede ser necesario abordar diversos signos de malestar del personal, ya que las personas tienden a resistirse al cambio. Cada parte de la ejecución del plan debe ser completamente transparente, para que los empleados sepan exactamente qué esperar en cada paso del camino. Además, cada objeción e incertidumbre expresada por el personal debe ser atendida rápidamente. Una buena forma de ganarse la confianza de los empleados durante un cambio es comunicar sus aspectos positivos a medida que se producen.

5. Reforzar el cambio

Una vez que el plan se ha implantado por completo, es necesario reforzarlo hasta el punto de que todos los miembros de la empresa lo hayan interiorizado por completo. Esto puede lograrse ofreciendo incentivos positivos para seguir la nueva forma de hacer las cosas, continuando con la atención a las preguntas y preocupaciones de los empleados después de la implantación del plan y analizando constantemente el impacto del plan para identificar cualquier ajuste o modificación necesaria.

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Ejemplos de planes de gestión del cambio con éxito

Ejemplo 1: Netflix

El proveedor de servicios multimedia se lanzó por primera vez en 1997 y su modelo de negocio inicial consistía en ofrecer a los clientes suscripciones mensuales que incluían el envío de cintas de vídeo y DVD de películas a su puerta. A medida que la tecnología se alejaba de los formatos de almacenamiento de datos físicos para pasar a la transmisión en línea, Netflix se sometió a un importante plan de gestión del cambio que modificó su modelo de negocio de la entrega de DVD a los servicios de transmisión de vídeo en línea.

Ejemplo 2: LEGO

Después de muchas décadas de ser una empresa muy rentable, LEGO estaba registrando graves pérdidas a principios del siglo XXI. La dirección de la empresa puso en marcha un importante plan de gestión del cambio que consistía en cambiar el enfoque de la empresa, pasando de la creación de juguetes físicos a la creación de una mezcla entre éstos y experiencias virtuales de realidad aumentada. Aunque el cambio se resistió al principio, ya que LEGO tiene esencialmente el mismo modelo de negocio desde su creación en la década de 1930, resultó ser un movimiento que reconectó a la empresa con su público objetivo.