Los planes de oficinas abiertas exigen la eliminación de las barreras físicas y la creación de un espacio de trabajo amplio, abierto y basado en la actividad para fomentar la colaboración entre los compañeros y aumentar el rendimiento laboral. En lugar de encerrar a los trabajadores en cubículos, los planes abiertos incluyen zonas de conversación e interacción para fomentar sesiones espontáneas de brainstorming e intercambio de ideas. Sin barreras ni otros obstáculos, los empleados son libres de moverse y adaptar el plano de la planta según lo requiera la empresa en cada momento.
Algunos espacios privados pueden estar destinados a los altos ejecutivos, pero, por lo general, la idea que subyace a un diseño abierto de este tipo es disminuir la forma tradicional en que se sitúan las personas con distintos cargos o autoridad. En un plan de oficina abierto, por ejemplo, un director artístico puede sentarse y trabajar junto a un redactor de nivel básico. Una sala de descanso puede tener sofás para conversaciones en grupo.
En este artículo, hablaremos de lo que es un plan de oficina abierta, de los distintos tipos y de los beneficios y retos para los compañeros de trabajo y los espacios de trabajo.
¿Qué es un plan de oficina abierto?
Una configuración de oficina abierta fomenta la colaboración y la productividad en el trabajo al poner a los compañeros en un espacio amplio y abierto sin barreras físicas. El diseño de la oficina abierta es lo contrario del método de diseño de cubículos, ya que permite que las personas se vean unas a otras y, por tanto, aumenta la probabilidad de que se produzcan sesiones espontáneas de brainstorming y de intercambio de ideas. Los equipos de oficina y otros recursos suelen estar disponibles en la misma sala abierta para todos los empleados. La ausencia de paredes u otras barreras permite un movimiento sin restricciones y la posibilidad de cambiar el plano de la planta según sea necesario.
Algunos espacios privados se destinan a los altos ejecutivos, pero, por lo general, la idea que subyace a un diseño abierto de este tipo es disminuir la forma tradicional en que se sitúan las personas de distintos cargos. En un plan de oficina abierto, un director de arte puede estar sentado y trabajar junto a un redactor publicitario de nivel básico.
Tipos de planes de oficina abiertos
El plan de oficinas abiertas ofrece varios estilos en función de las necesidades de la empresa y sus empleados:
Disposición de la oficina de co-working
Un espacio de cotrabajo suele ser para miembros y lo utilizan varias personas o empresas que comparten la misma oficina. En estos espacios también se comparten recursos, como teléfonos, impresoras y fotocopiadoras, así como una recepcionista y servicios de custodia. Las oficinas de cotrabajo son ideales para los contratistas independientes, las pequeñas empresas y los teletrabajadores, que pueden no disponer de fondos para alquilar o arrendar su propio espacio de oficina. Los espacios de cotrabajo son una gran solución para las personas que no quieren trabajar en cafeterías o que consideran que trabajar desde casa es demasiado aislante.
Los espacios de co-working ofrecen a los contratistas independientes y a las pequeñas empresas un entorno profesional para realizar reuniones. Normalmente hay una zona dedicada a una planta abierta con escritorios donde la gente puede sentirse como si formara parte de una comunidad. Otras secciones de este tipo de espacios están dedicadas a salas de reuniones privadas, así como a oficinas individuales y de equipo.
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Disposición de la oficina en equipo
La disposición de la oficina en equipo es una nueva versión de la tradicional sala de reuniones, en la que los escritorios y los recursos se distribuyen por equipos. Sigue habiendo una sensación de apertura para los empleados, pero la forma en que se agrupan dentro del plan de oficina abierta es mucho más estructurada. Las personas que participan en los mismos proyectos o que trabajan en el mismo departamento pueden disfrutar de una comunicación mucho más eficaz y de la finalización de los proyectos cuando se agrupan. Algunos diseños de oficinas basadas en equipos ofrecen un cerramiento físico para los equipos cuando se trata de cuestiones de privacidad.
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Disposición de la oficina con poca o media separación
La disposición de la oficina baja o semiparticipada es un gran compromiso para las empresas que quieren lo mejor de la disposición de los cubículos y de la oficina abierta. En lugar de estar rodeados por las paredes aislantes de un cubículo de tamaño completo, los empleados están separados por un tabique bajo. Este estilo de diseño de oficina ofrece a los empleados privacidad cuando están sentados, pero manteniendo una sensación de apertura. Las personas pueden concentrarse en su trabajo sin distracciones visuales, pero tienen la posibilidad de comunicarse fácilmente con sus compañeros.
Disposición de la oficina totalmente abierta
El diseño de la oficina abierta apenas separa a los compañeros de trabajo. Este tipo de diseño es muy popular entre las empresas tecnológicas y las que quieren adoptar una estética moderna en sus oficinas. El diseño de oficina abierta es más eficaz en las empresas que utilizan la última tecnología. Los ordenadores portátiles y las tabletas permiten la movilidad en el entorno de trabajo, lo que significa que los empleados no están físicamente atados a un escritorio en particular.
Beneficios de un plan de oficina abierto
El plan de oficina abierta puede ayudar a implementar varios cambios positivos en su empresa, algunos de los cuales incluyen:
- Mejor supervisión : Sin cubículos ni tabiques que estorben, los empresarios pueden vigilar mejor a su personal y garantizar la productividad.
- Satisfacción de los empleados : Las empresas como las startups tecnológicas pueden tener empleados más felices, que se benefician más de la comunicación abierta y de los espacios de trabajo compartidos.
- Reducción de costes : El plan de oficinas abiertas es más barato para las empresas debido a la limitada infraestructura que se requiere para construir puestos de trabajo individuales y pequeñas oficinas. En un espacio abierto también caben más escritorios y recursos.
- Estéticamente agradable y visualmente estimulante : Las empresas pueden mostrar visualmente la cultura de su lugar de trabajo a los visitantes o a los grupos de turistas. Un espacio abierto también es más atractivo para las sesiones de fotos y las campañas de marketing.
- Espacio de trabajo flexible : La falta de infraestructura permanente significa que el personal puede cambiar la disposición de su espacio en cualquier momento. Mover los escritorios para crear puestos de trabajo o equipos puede aumentar la productividad.
- Mejora de la colaboración : Sentarse en una mesa común o en un espacio compartido permite la libre circulación de conversaciones e ideas.
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Cómo superar los retos del plan de oficina abierta
He aquí algunas soluciones clave a la hora de afrontar los retos de los planes de oficina abiertos:
- Cree puestos de trabajo privados.
- Ofrezca una opción de silencio.
- Reacomodar los escritorios.
- Cree varios puestos de trabajo.
1. Cree puestos de trabajo privados
La falta de privacidad en el lugar de trabajo no se ajusta a la ética de trabajo de todos por igual. Algunos empleados pueden necesitar un lugar donde retirarse para concentrarse mejor y terminar sus tareas a tiempo. Los empresarios pueden implantar algunos puestos de trabajo cerrados para dar a algunos empleados la sensación de tener soledad. Las cabinas plegables, tipo cubículo, son una gran solución para los espacios de oficina que quieren una infraestructura física temporal.
2. Ofrecer una opción de silencio
Las oficinas abiertas pueden ser ruidosas. Sin salas de reuniones ni despachos privados, es más fácil que los empleados se distraigan con las diversas conversaciones que se producen a su alrededor. Sentarse en una mesa común puede inspirar grandes sesiones de brainstorming, pero también significa que se puede oír a la gente atendiendo llamadas telefónicas y comiendo sus almuerzos. A algunos empleados no les importa el ruido, pero otros pueden necesitar un silencio total para trabajar con eficacia. Los empresarios pueden comprar auriculares con cancelación de ruido para que los empleados los utilicen cuando lo consideren oportuno. Otra opción es construir o asignar zonas tranquilas a determinadas áreas de la oficina. Los empleados pueden reservar un espacio tranquilo con antelación si lo necesitan.
3. Reorganizar los escritorios
No tienes que mantener el diseño original. A medida que la cultura del lugar de trabajo evolucione, también lo harán las necesidades de su empresa y sus empleados. Reorganizar los escritorios es una forma muy sencilla y barata de mejorar la satisfacción de los empleados, y puede hacerse varias veces a lo largo del año. Los escritorios pueden organizarse en función de los equipos, los objetivos de los proyectos y las necesidades de privacidad. Algunos empleados pueden encontrar refrescante una nueva configuración de los escritorios.
4. Crear varios puestos de trabajo
Dé a los empleados la opción de trabajar en varias zonas de la oficina. Un cambio de escenario puede potenciar los niveles de creatividad y revitalizar a tus empleados. Implementar estaciones de trabajo ofrece variedad y da a los empleados la oportunidad de abandonar un área que ya no les sirve. Factores como un olor desagradable, una corriente de aire frío o el resplandor de la pantalla del ordenador pueden inhibir en gran medida la productividad del trabajo, y poder trasladarse a otro puesto de trabajo garantizará que el flujo de trabajo no se interrumpa.