Cómo Hacer un Plan de Presupuesto en 6 Pasos

La elaboración de un presupuesto puede ayudar a regular el flujo de caja y anticipar los gastos, lo que puede desempeñar un papel importante en el éxito general de su empresa. Tanto si está empezando un nuevo negocio como si lleva años funcionando, un plan presupuestario eficaz puede ayudarle a crecer y mantener su empresa.

En este artículo, exploramos los pasos que puede dar para implementar un plan de presupuesto empresarial exitoso, así como consejos para mantener un presupuesto eficaz.

¿Qué es un plan presupuestario empresarial?

Un presupuesto empresarial proporciona un plan financiero que describe los ingresos y gastos de una empresa, así como los ingresos y gastos futuros. Un presupuesto puede considerarse como un plan de acción económica que ayuda a los propietarios de empresas a asignar los recursos y el efectivo de forma adecuada. El mantenimiento de un presupuesto empresarial puede mantener a su empresa en el camino correcto para alcanzar sus objetivos y garantizar que los gastos relacionados con la empresa se contabilicen.

Elaborar un plan presupuestario para su empresa es importante porque puede:

  • Te ayuda a tomar decisiones importantes, como cuándo contratar nuevo personal o recortar gastos
  • Le permite solicitar préstamos de financiación de capital
  • Predecir los gastos futuros y permitirle prepararse adecuadamente para ellos
  • Identifica los fondos sobrantes que se pueden reinvertir
  • Evitar que la empresa se endeude
  • Estima lo que su empresa necesita para ser rentable o aumentar la rentabilidad global
  • Hacer que las operaciones empresariales sean más eficientes y claras

Cómo hacer un plan de presupuesto empresarial

A continuación se indican los pasos que puede seguir para crear un plan presupuestario eficaz para su empresa:

  1. Determine sus ingresos.
  2. Deduzca los costes fijos.
  3. Identifica los gastos variables.
  4. Planifique los gastos puntuales.
  5. Calcule sus ganancias y pérdidas.
  6. Esboza las influencias presupuestarias futuras previstas.

1. Determine sus ingresos

Determinar los ingresos de su empresa es el primer paso para crear un plan presupuestario. Los ingresos de su empresa son las entradas de dinero que recibe cada mes. Los ingresos son el dinero que gana antes de deducir los gastos. Puedes calcular tus ingresos mensuales sumando todas las fuentes de ingresos que tienes cada mes. Debe calcular sus ingresos de dinero durante varios meses—preferiblemente los últimos 12 meses—para tener una idea más precisa de sus ingresos mensuales. Observar tus ingresos durante un periodo de tiempo prolongado también puede darte una mejor comprensión de los patrones de tus ingresos y ayudarte a prepararte para las caídas estacionales.

2. Deducir los costes fijos

Tras determinar los ingresos mensuales, debes sumar todos los costes fijos mensuales y restarlos del total de ingresos. Tus costes fijos son los gastos que debes pagar cada semana, mes o año para mantener tu empresa en funcionamiento.

Los costes fijos más comunes son:

  • Alquiler
  • Servicios públicos
  • Nómina
  • Impuestos
  • Seguro
  • Costes de producción
  • Pagos de la deuda
  • Amortización de equipos

Una vez que determine sus gastos fijos, dedúzcalos de sus ingresos mensuales. Para los gastos fijos anuales, puede dividirlos por 12 e incluirlos en sus deducciones mensuales para contabilizar adecuadamente esos costes.

3. Identificar los gastos variables

A continuación, debe identificar los gastos variables que pueda tener su empresa. Los gastos variables son costes que cambian cada mes o que no son recurrentes o necesarios para mantener el negocio en funcionamiento. Por ejemplo, enviar a un empleado a un seminario de desarrollo profesional sería un gasto variable porque no es necesario para que su empresa siga funcionando (pero aún así puede ser algo que quiera hacer por su empresa y por su empleado).

Los siguientes son los gastos variables que puede tener:

  • Sustitución de equipos
  • Actualización del mobiliario de oficina o de los ordenadores
  • Material de oficina
  • Gastos de la convención
  • Herramientas y recursos de desarrollo personal
  • Tarifas de las tarjetas de crédito
  • Gastos de entrega o envío
  • Publicidad
  • Comisiones de venta

Su objetivo debe ser reducir los costes variables cuando sus ingresos sean menores, como por ejemplo durante una temporada baja. Cuando las cosas vuelvan a repuntar, podrá aumentar los gastos variables en la medida en que sean más beneficiosos para su empresa.

4. Prevea los gastos extraordinarios

Además de los gastos fijos y variables, debe tratar de prever los gastos extraordinarios que pueda tener en el futuro y planificarlos en su presupuesto. Los costes puntuales son gastos inesperados que pueden surgir en cualquier momento. Por ejemplo, el frigorífico de tu oficina puede romperse o las cañerías pueden fallar. Estas situaciones no suelen estar previstas, pero requieren su atención inmediata. La mejor manera de planificar estos gastos es crear un fondo de ahorro para emergencias en el que deposite dinero cada mes o cada dos meses. De este modo, podrá estar preparado para los costes puntuales y evitar que su empresa se vea en apuros financieros.

5. Calcule sus pérdidas y ganancias

Una vez que hayas recopilado toda la información mencionada anteriormente, crea una cuenta de pérdidas y ganancias. Una cuenta de pérdidas y ganancias es lo que obtienes después de sumar tus ingresos y restarles todos los gastos. Si al final de la cuenta tiene un número positivo, está obteniendo beneficios cada mes. Sin embargo, muchas pequeñas empresas—y especialmente las nuevas—no obtendrán beneficios cada mes. Si después de sumar los ingresos y los gastos, el resultado es negativo, puedes utilizar esta información para planificar mejor tus gastos y reducirlos cuando sea posible.

6. Esbozar las futuras influencias presupuestarias previstas

Utilizando su cuenta de resultados, puede elaborar un plan presupuestario para su futuro. Con la información que has reunido con los resultados de pérdidas y ganancias, esboza una propuesta de presupuesto que creas que puedes seguir con éxito y que permitirá que tu negocio crezca financieramente. Aunque este presupuesto puede ser provisional, la cuenta de resultados debería darle una buena idea de lo que puede prever en el futuro, así como una mejor comprensión de sus patrones generales de ingresos y gastos. Conocer sus patrones de pérdidas y ganancias puede ayudarle a predecir lo que puede esperar en el próximo año y permitirle planificar los meses más flojos.

Consejos para crear un plan presupuestario exitoso para su empresa

Debería ser capaz de crear un presupuesto bastante preciso y eficiente utilizando los pasos anteriores. Sin embargo, hay consejos adicionales que puede implementar en su planificación presupuestaria para asegurarse de crear un presupuesto exitoso para su negocio, tales como:

Dividir el proceso presupuestario

En lugar de sentarse e intentar completar todo el proceso de elaboración del presupuesto en un día, considere la posibilidad de separar el procedimiento en tareas más pequeñas que realice a lo largo de una semana o un mes. Por ejemplo, puedes reservar una hora al día para revisar un mes del año pasado y anotar los ingresos y gastos de ese mes. Al cabo de dos semanas, habrá hecho lo mismo para todo el año pasado. Dividir el proceso de elaboración del presupuesto puede evitar que te sientas abrumado y hacer que sea menos probable que pases por alto algún gasto o ingreso.

Ajustar el presupuesto a la estacionalidad

Muchos negocios experimentan fluctuaciones en sus ingresos durante ciertas temporadas. Por ejemplo, una heladería puede tener mucho más negocio durante el verano que en el invierno. Si su empresa es susceptible de perder o ganar negocio en función de la temporada, es importante tenerlo en cuenta en su plan presupuestario general para asegurarse de que está preparado financieramente durante los meses más flojos.

Considere la posibilidad de utilizar un contador o un programa de contabilidad

Invertir en un software de contabilidad, un contable o un contable puede ayudar a eliminar las conjeturas del plan presupuestario de su empresa. Estos recursos pueden ayudarte a llevar un mejor control de tus ingresos y gastos, a crear estados de pérdidas y ganancias profesionales y a hacer sugerencias. Un profesional es especialmente útil, ya que puede ayudar a identificar cualquier área problemática y a gestionar los gastos fiscales.