Cómo crear un plan de transición de empleados (con ejemplos)

Los cambios en los protocolos y las responsabilidades de la organización pueden ser difíciles de manejar; a menudo provocan desorientación y disminución de la productividad de los equipos. Esto ocurre con frecuencia cuando hay una transición de empleados, ya que la incorporación o la pérdida de un miembro del equipo puede interrumpir el flujo de trabajo.

Por lo tanto, es importante que los gerentes creen planes de acción fácilmente comprensibles que puedan delinear los pasos que las organizaciones tomarán para agilizar los períodos de transición de los empleados. Este artículo describe lo que es un plan de transición de empleados y ofrece siete sencillos pasos para crear su propio plan con éxito.

En este artículo, abordamos Cómo crear un plan de transición de empleados (con ejemplos).

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¿Qué es un plan de transición de empleados?

Un plan de transición para empleados es un documento vivo que utilizan los directivos para estructurar una transición organizativa. Tanto si un empleado deja su puesto como si empieza uno nuevo, un plan de transición puede ayudar a racionalizar todos los procesos implicados. En general, estos planes pueden ayudar a los directivos a establecer los pasos prácticos dentro de los cambios organizativos y guiar a los empleados en transición hacia el éxito.

Aunque los planes de transición de los empleados pueden utilizarse para formar y desarrollar a los nuevos empleados, lo más habitual es que se pongan en marcha cuando un empleado dimite o abandona su puesto. Esto puede ocurrir cuando un empleado abandona la organización o cambia de función dentro de la misma empresa. Estos tipos de transición suelen ser los más difíciles de gestionar para las organizaciones, por lo que requieren planes tan detallados.

Sea cual sea la situación, un plan de transición puede ayudar a que estos cambios sean lo más fluidos posible. Los planes de transición se utilizan habitualmente para organizar las diversas tareas y detalles que los directivos deben atender cuando un empleado deja su puesto, entre ellos

  • Quién asumirá su papel
  • ¿Qué funciones se reorganizarán tras la transición?
  • Quién será informado de la transición
  • Qué tareas diarias cubrirán hasta el día de la dimisión
  • Oportunidades de retroalimentación y entrevistas de salida
  • Cuándo harán oficialmente su transición
  • Qué cambios se harán en el espacio de trabajo
  • Procesos administrativos como la actualización del directorio
  • Procesos para finalizar la inscripción de beneficios
  • Lo que pueden preparar para ayudar a su sucesor
  • Cómo se pueden transferir los conocimientos y habilidades a un sucesor
  • Cómo se formarán los sucesores

Dado que son muchas las tareas que los directivos deben cubrir durante la transición de un empleado, perfilar estas tareas por escrito y documentar pasos claros hacia un cambio armonioso puede transformar el proceso para todos los implicados. La documentación de estos planes puede ayudarle a responsabilizar a los miembros del equipo en transición de su carga de trabajo actual y a preparar un esquema coherente del trabajo anterior para sus sucesores.

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Cómo crear un plan de transición eficaz para los empleados

Aunque el diseño de un plan de transición de los empleados dependerá a menudo de los detalles de la situación, hay algunos pasos fundamentales que los directivos pueden seguir para crear un plan exitoso. A continuación se exponen siete pasos a seguir para elaborar un plan de transición de empleados eficaz:

1. 3. Cree un organizador

Crear un organizador es el primer paso para elaborar un plan de transición de empleados eficaz. Dado que hay varias tareas que cubrir durante un periodo de transición, querrá coordinarlas de forma eficaz utilizando un formato coherente. Toda la información que documente necesitará un lugar donde vivir, y este organizador puede ayudarle a mantener todos los detalles de la transición de un empleado en un documento práctico.

2. Pedir ayuda al empleado en transición

A la hora de diseñar un plan de transición para los empleados, es conveniente que colabore con el miembro del equipo que va a dejar su función. Esto puede ayudarle a ser respetuoso durante su período de transición y permitirle ayudar a facilitar el cambio en general. Por lo tanto, debe pedir al empleado que deja su puesto su perspectiva sobre los detalles de su transición, que se incluyen a continuación.

Además, un empleado en transición puede ayudarle a preparar documentos, infraestructura y trabajo adicional para facilitar la transición de su posible sucesor. Por ejemplo, si un profesor deja su puesto a mitad de curso, puede preparar unas semanas de planes de clase adicionales para ayudar a preparar a su sucesor para el puesto. Evidentemente, pedir al empleado en transición su aportación y ayuda puede ser muy beneficioso a largo plazo.

3. Determine quién debe ser informado de la transición

Con la ayuda de su empleado en transición, querrá determinar quién debe recibir la notificación de la transición. Habrá personal dentro de su organización que se verá directamente afectado por la transición del empleado y probablemente querrá comenzar su proceso de notificación comunicándose con estas personas.

A partir de aquí, es posible que desee adoptar un enfoque basado en la necesidad de saber para proteger la privacidad del empleado en transición. Debe intentar decidir exactamente qué información es necesaria que conozcan los demás empleados. En otras palabras, si la transición del empleado no va a afectar directamente a otro empleado, probablemente no sea necesario notificarlo personalmente.

4. Identifique a un sucesor

Averiguar quién asumirá el papel de su empleado en transición es una tarea importante. Por ello, su plan de transición debe incluir información sobre cómo funcionarán los procesos de búsqueda de nuevos candidatos y de entrevistas. Esto le ayudará a implicar al empleado saliente en la selección y formación de su sucesor, lo que puede contribuir enormemente a agilizar la transición. Una vez que identifique al sucesor, puede construir pasos de acción para él dentro del plan de transición.

5. Establezca un horario para las tareas de análisis y retroalimentación

Cuando los empleados dejan sus funciones, es importante establecer un tiempo para oportunidades de retroalimentación y entrevistas de salida. La recopilación de estos datos puede ayudarle a comprender en qué aspectos debe crecer su organización para apoyar a los empleados y cómo puede preparar mejor la transición de su sucesor. Su plan de transición puede incluir días, horarios y protocolo específicos para dichas oportunidades de retroalimentación.

6. Crear un plan de comunicación para los empleados

Dentro de su plan de transición, puede crear un plan de comunicación para notificar a los miembros del personal. Una vez que haya decidido a quién se le notificará exactamente, siéntese con el empleado que se va a trasladar para redactar el lenguaje que utilizará para notificar a sus compañeros. Esto puede ayudar a que todas las partes implicadas se sientan cómodas y preparadas cuando se realice la comunicación en torno a la transición.

7. Ayudar a que el empleado en transición se vaya con una nota positiva

Su plan de transición debe incluir algún protocolo para ayudar al empleado en transición a dejar su función con una nota positiva. Dado que las transiciones de los empleados pueden ser un reto, mantenerse positivo y profesional puede marcar una gran diferencia en la moral del equipo. Puede considerar la posibilidad de crear un espacio para que otros empleados compartan su aprecio por el empleado en transición y se despidan.

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Ejemplo de plan de transición para empleados

Aunque hay muchas formas de estructurar planes eficaces de transición de empleados, a continuación le presentamos un ejemplo de cómo podría crear su propio organizador para guiar un cambio organizativo con éxito:

Plan de transición para empleados de GreenWorks

A partir del 17 de octubre de 2021

Partes organizativas implicadas

Gerente: Josie Rodríguez
Empleado: Ben Marques

Papel: Desarrollador de productos
Última fecha de empleo: 17 de diciembre de 2021

Objetivo

Ben Marques utilizará este plan de transición para cubrir todas las tareas en curso y detallar cómo agilizar eficazmente su transición desde GreenWorks y garantizar un traspaso sin problemas de su función a su sucesor. Tal y como se ha comentado, Ben participará en la redacción de un plan de comunicación, en la identificación de un sucesor y en la preparación de trabajos para ayudar a preparar a su sucesor.

Plan de comunicación

Tras discutirlo con Ben, hemos decidido no notificar su transición a sus compañeros de equipo directos hasta la semana anterior a su marcha. Esto ayudará a mantener a los demás departamentos al día en su trabajo mientras se prepara al equipo de Ben. Ben redactará un lenguaje específico para notificar tanto a sus compañeros de equipo directos como a GreenWorks en general.

Búsqueda de sucesores

  • Para encontrar un sucesor para el puesto de Ben's, llevaremos a cabo los siguientes protocolos de búsqueda:*.
  • Crear un anuncio de empleo con un lenguaje redactado específicamente por Ben
  • Permitir que Ben examine los currículos de los candidatos y ayude a seleccionar a los más prometedores
  • Realice dos rondas de entrevistas con el último incluyendo a Ben
  • Elabore planes de transición para que el sucesor se adapte adecuadamente a su nuevo papel

Procesos administrativos

Josie se ha comprometido a completar los siguientes procesos administrativos antes de la salida de Ben' el 17 de diciembre de 2021:

  • Actualizaciones de la base de datos
  • Restricción de acceso al correo electrónico
  • Procesos de inscripción de beneficios
  • Nómina y comunicación de RRHH

Entrevista de salida y protocolo de retroalimentación

Ben participará en una entrevista de salida durante su última semana de empleo en GreenWorks. Esta entrevista tendrá lugar a las 10:00 AM EST del 15 de diciembre de 2021. Durará aproximadamente una hora y estarán presentes su supervisora directa, Janice Evans, y el director de recursos humanos, George Find. Durante esta entrevista, Ben tendrá la oportunidad de dar su opinión sobre su trayectoria en GreenWorks, lo que nos ayudará a entender cómo podemos apoyar mejor a su sucesor y a otros dentro de la organización.

Protocolo de agradecimiento

Para ayudar a que Ben se vaya con una nota positiva, tendremos un espacio para celebrar su persona y sus éxitos a lo largo de los años como desarrollador de productos para GreenWorks. Esta celebración tendrá lugar tras la notificación de la marcha de Ben a la organización en general, muy probablemente en la fecha de su partida, el 17 de diciembre de 2021.