Plan de ventas y operaciones: Qué es y cómo crear uno

Las empresas utilizan una variedad de métricas y procesos de planificación para establecer proyecciones y previsiones para su negocio. Un proceso popular es la creación de un plan de ventas y operaciones, que ayuda a las empresas a asignar adecuadamente los recursos en función de las proyecciones de la oferta y la demanda. La creación de un plan de ventas y operaciones es una medida inteligente para la planificación proactiva y puede ahorrar dinero a la empresa. En este artículo, explicamos qué es un plan de ventas y operaciones, describimos por qué es importante, proporcionamos los pasos para crear uno y enumeramos las ventajas de utilizarlo.

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¿Qué es un plan de ventas y operaciones?

Un plan de ventas y operaciones, o S&OP, es una proyección de la oferta y la demanda de una empresa u organización. A veces se denomina planificación agregada y suele ser elaborado mensualmente por diversos departamentos y la dirección de la empresa. Analiza el proceso de la cadena de suministro para determinar su impacto en las ventas, el marketing, la gestión de la demanda, la producción, la gestión del inventario y la introducción de nuevos productos.

El objetivo de un S&OP es un plan operativo único que gestiona los recursos de toda la empresa. El informe de S&OP prevé las demandas de la cadena de suministro y hace recomendaciones sobre las estructuras para satisfacer las necesidades de los clientes y mantener la rentabilidad. Varios líderes de departamento hacen recomendaciones que se recopilan en un informe para que los ejecutivos de la empresa lo revisen y lo utilicen.

Las tácticas de venta son más comunes en las grandes organizaciones que necesitan una planificación operativa específica, ya que a menudo tienen muchos empleados, departamentos y posiblemente incluso varias ubicaciones que requieren organización. Las empresas más pequeñas suelen crear planes operativos a corto y largo plazo con otras métricas que requieren menos tiempo y recursos para su elaboración.

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¿Por qué es importante la planificación de ventas y operaciones?

Los S&OPs son importantes porque informan sobre la asignación de recursos importantes y conectan elementos dispares de la empresa. Las S&OPs comparan la demanda proyectada con la oferta proyectada, lo que puede mejorar la rentabilidad de una empresa a través de la gestión de recursos basada en datos. Las empresas suelen generar estos informes mensualmente, y la frecuencia de este proceso iterativo significa que las empresas evalúan y actualizan regularmente los recursos de servicio y de costes para satisfacer las necesidades de los clientes y de la empresa.

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Cómo crear un plan de ventas y operaciones

La creación de un plan de ventas y operaciones requiere la recopilación y el análisis frecuente de datos. Siga estos pasos para elaborar un plan de ventas y operaciones útil:

1. Revisar el producto

Los empleados de investigación y desarrollo revisan el éxito de los productos, el desarrollo de nuevos productos y cualquier otro aspecto del diseño y desarrollo de productos que puedan mejorar en el primer paso del proceso. Utilizan métricas sobre las ventas y los costes de producción para ayudar a informar su dirección. Por lo general, estos empleados crearán un informe que se incluye en el documento general de S&OP.

2. Evaluar la demanda

Los equipos de ventas, marketing y producción trabajan juntos para determinar la demanda potencial del producto. Estos empleados utilizan los análisis de los esfuerzos de marketing pasados y actuales y las cifras de ventas para proyectar el nivel de demanda que habrá en el mes siguiente. Al igual que el equipo de investigación y desarrollo, este grupo crea un informe para incluirlo en el informe final.

3. Evaluar la oferta

Utilizando la información proporcionada por los equipos de producción y demanda, los empleados evalúan la oferta de productos para el mes siguiente. Pueden examinar las existencias actuales del producto y compararlas con las ventas previstas para determinar la cantidad de producto adicional que hay que fabricar y almacenar. Registran estas proyecciones y recomendaciones para incluirlas en el informe final de S&OP.

4. Analizar las finanzas

El equipo financiero evalúa las ventas y los costes del mes anterior para informar sobre la asignación de recursos a otros departamentos. En esta fase del proceso de S&OP se utiliza el S&OP del mes anterior junto con los datos de otros departamentos para crear una previsión de gastos e ingresos para la empresa. También redactan esta información para el informe final de S&OP.

5. Preparar los elementos

Antes de crear el informe final de S&OP, los distintos niveles de dirección de la empresa celebran una serie de reuniones para revisar toda la información y los informes creados por los equipos de investigación, desarrollo, ventas, marketing y producción. Utilizan los informes y las métricas proporcionadas para determinar un curso de acción eficaz para toda la organización de cara al futuro.

6. Crear el informe

Por último, los empleados elaboran un informe exhaustivo en el que detallan la información que han recopilado de varios departamentos y las conclusiones a las que han llegado en las reuniones de liderazgo. A continuación, compartirán este informe, el plan final de ventas y operaciones para el mes, con los ejecutivos de alto nivel que toman las decisiones finales sobre los recursos de la empresa.

Beneficios de la planificación de ventas y operaciones

La planificación de ventas y operaciones proporciona a las empresas una amplia gama de beneficios que abarcan desde la cohesión de la empresa hasta el aumento de la rentabilidad:

  • Entender las operaciones de forma holística: Los S&OPs proporcionan a los empleados una visión holística de las operaciones de la empresa. Dado que los S&OPs combinan información y datos de múltiples departamentos, las personas pueden obtener una visión precisa de las operaciones generales.
  • Colaboración unificada: Con un S&OP, todos los empleados de la empresa reciben la misma información. Esto mejora la colaboración y la planificación interdepartamental.
  • Mejora del servicio al cliente: S&OPs identifican los productos de mayor venta y las estrategias de marketing eficaces, lo que ayuda a los empleados a saber qué quieren los clientes y a satisfacer mejor sus necesidades.
  • Aumento de los beneficios: Con una clara comprensión de lo que está haciendo dinero y cómo asignar los recursos, la mayoría de las empresas pueden ver una mejora de la rentabilidad.
  • Mayores ingresos: Las evaluaciones del producto, la oferta y la demanda del S&OP garantizan que la empresa está utilizando sus recursos de forma adecuada, lo que debería conducir a un aumento de los ingresos.
  • Reducción de inventarios: Menos inventario a mano significa que la empresa gasta menos en producción y almacenamiento de inventario innecesarios, lo que ahorra dinero a la empresa.
  • Mejora de los plazos de entrega: Con un profundo conocimiento de las necesidades de los clientes y unos equipos de marketing y ventas muy compenetrados, las empresas podrían ver reducidos los plazos de entrega y acelerar las ventas.
  • Aumento del tiempo de respuesta: Un plan de ventas y operaciones claro para toda la empresa significa que todos los miembros de la misma saben lo que se espera de su departamento y de ellos mismos, lo que permite responder más rápidamente a las tareas y los retos.
  • Mejor gestión: Cuando los directivos saben cómo el producto del trabajo de su equipo repercute en el conjunto de la empresa, pueden gestionar mejor a sus empleados y proporcionarles los recursos y el apoyo que necesitan para cumplir los objetivos y los plazos.

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