Cómo crear un plan de organización

Un plan de organización puede ayudar a una empresa a establecer y alcanzar objetivos importantes a lo largo de un periodo para aumentar sus ventas. Un plan de organización consta de cinco fases, que incluyen el desarrollo de la plantilla, la planificación financiera, la planificación de productos y servicios y los objetivos de expansión. Un plan de organización puede utilizarse para abordar prácticamente todos los aspectos de la actividad de una empresa y desarrollarse en una dirección determinada.

En este artículo, definimos qué es un plan organizativo, cuáles son los tipos de objetivos de la planificación organizativa y cómo crear un plan organizativo.

¿Qué es un plan organizativo?

Un plan de organización es un método para planificar los objetivos futuros de una organización y garantizar que todo el personal conozca los objetivos de la dirección. Contar con un plan de organización permite a una empresa alcanzar el éxito y la rentabilidad. Un plan organizativo puede mejorar los empleados, las finanzas o los productos de una organización, así como ampliar la empresa en su conjunto.

Un plan organizativo suele constar de cinco pasos, que incluyen la planificación estratégica, la planificación operativa y el examen y la revisión a lo largo de todo el proceso. Cada paso desglosa el anterior, asegurando que la organización pueda alcanzar los objetivos más amplios. A menudo, un plan de organización comienza con una mirada a la empresa en general y a los objetivos más amplios y a largo plazo antes de desglosarlos en objetivos más pequeños y manejables. Los planes organizativos también incluyen un paso para que la empresa evalúe los progresos y cree nuevos objetivos. Aunque los directivos de alto nivel pueden iniciar el proceso de planificación organizativa, todos los empleados forman parte del ciclo.

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Tipos de objetivos de planificación organizativa

Hay cuatro tipos de objetivos de planificación organizativa, aunque un plan organizativo puede incluir uno o más de estos tipos:

Planificación del desarrollo de la mano de obra

La planificación del desarrollo del personal es un tipo de objetivo que se centra en los empleados de una empresa. Este objetivo puede incluir el aumento de la diversidad y la inclusión, la oferta de oportunidades de formación adicionales para los empleados o el aumento de las promociones internas. La plantilla de toda organización influye en el trabajo que produce la empresa, por lo que invertir en el aumento de las posibilidades de la plantilla puede aumentar la productividad y los beneficios.

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La planificación financiera

La planificación financiera tiene que ver con las finanzas de una empresa y con la forma en que deben utilizarse. Como parte de un plan organizativo, esto puede incluir la elección de nuevas inversiones, la asignación de fondos de forma diferente o la colaboración con un profesional para determinar cómo utilizar los beneficios. La mayoría de las organizaciones quieren proteger su salud financiera y aumentar sus beneficios en la medida de lo posible, al tiempo que hacen crecer su empresa. Esto puede ser una parte importante de ello.

Planificación de productos y servicios

La planificación de productos y servicios tiene que ver con lo que una empresa vende realmente. Quizá una organización decida ofrecer nuevos productos o cambiar su estrategia de mercado actual. Hay muchas formas en que una empresa puede crear objetivos y oportunidades para lo que vende, y esos objetivos pueden mejorar todas las demás áreas de la empresa.

Planificación de la expansión

La planificación de la expansión es un tipo de objetivo relacionado con el crecimiento de la organización. Esto podría significar la apertura de una nueva ubicación, el crecimiento de las operaciones a un tamaño mayor o la organización de una fusión. La planificación de la expansión puede ser un reto, pero también muy gratificante, ya que tiene el potencial de aumentar los beneficios y permitir una mayor mano de obra que produzca más productos o servicios.

Cómo crear un plan organizativo

Hay cinco pasos para crear un plan organizativo que suelen funcionar en un ciclo:

1. Desarrollar un plan estratégico

Un plan estratégico es la mirada de más alto nivel de una empresa, y cualquier objetivo que se establezca en esta fase será un objetivo grande y global. Es el momento en el que la mayoría de los directivos de alto nivel revisan la situación actual de la organización y deciden los objetivos para un periodo determinado, como un año o cinco años. Algunas organizaciones piden a otros empleados que participen en la planificación estratégica, ya que incluir a más personas que la dirección puede aportar una visión diferente de lo que debe aspirar la empresa.

Estos objetivos deben alinearse con la misión y los valores de la organización y deben ser importantes para el éxito de la empresa. Debido a la escala de los objetivos del plan estratégico, a menudo se dividirán en objetivos más pequeños y manejables en otros pasos del proceso de planificación de la organización.

Las formas de desarrollar un plan estratégico son:

  • Recopilación de datos de la empresa como métricas de rendimiento
  • Revisar la misión y los valores de la empresa
  • Realizar un análisis DAFO
  • Establecer objetivos basados en la información anterior

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2. Crear un plan táctico

La etapa de planificación táctica de la organización toma el plan estratégico y lo convierte en objetivos más accesibles y medibles. Si en la planificación estratégica sólo participan los directivos de alto nivel, la planificación táctica incluirá también a otros directivos. Por ejemplo, si tiene un plan estratégico a diez años con múltiples objetivos, es probable que quiera dividir esos objetivos en partes que van desde cada varios años hasta una vez por trimestre.

También es importante que un plan táctico incluya formas de medir el progreso hacia estos objetivos. Quizás el plan estratégico incluya la diversificación de la plantilla de la empresa en los próximos cinco años. En la fase de planificación táctica, puede decidir que cada trimestre entrevistará y contratará a un determinado porcentaje de candidatos diversos. Tener un porcentaje específico le permite medir si esos objetivos se están cumpliendo.

3. Elaborar planes operativos

Los planes operativos trasladan los objetivos de los planes estratégicos y tácticos a las operaciones diarias. Los planes operativos son el trabajo que realiza regularmente para alcanzar los objetivos de los planes estratégicos y tácticos. Es posible que tenga que crear nuevas políticas de empresa, cambiar los flujos de trabajo o trabajar con consultores para que le sugieran formas de alcanzar sus objetivos. Los empleados de todos los niveles pueden participar en este paso de la planificación organizativa.

Si sus objetivos están relacionados con la diversidad, por ejemplo, su objetivo de planificación estratégica es diversificar su plantilla en los próximos cinco años y sus objetivos de planificación táctica son entrevistar y contratar a un porcentaje determinado de candidatos diversos. Los planes operativos relacionados con estos objetivos podrían ser cómo planea reclutar nuevos candidatos diversos para entrevistar, formas de minimizar el sesgo inconsciente en el lugar de trabajo y nuevas direcciones para el personal de recursos humanos.

4. Ejecutar los planes

La ejecución de los planes es un paso clave en el proceso de planificación organizativa, ya que es cuando las organizaciones toman toda la planificación de los pasos anteriores y la utilizan en las operaciones diarias. Así es como una organización puede alcanzar los objetivos establecidos, ya que cada nuevo proceso y procedimiento establecido como plan operativo y utilizado durante la ejecución del plan debe alcanzar los objetivos tácticos y estratégicos de la planificación.

Por lo tanto, si la organización ha creado planes operativos sobre cómo contratar a diversos candidatos, enseñar a los empleados a minimizar los prejuicios inconscientes y aumentar la formación del personal de recursos humanos en particular, en la fase de ejecución del plan todos esos planes deberían entrar en vigor. Recursos Humanos ha realizado una formación especializada y también una formación guiada sobre el sesgo inconsciente para todos los empleados, además de practicar nuevos métodos de contratación para encontrar candidatos que podrían haberse perdido de otro modo.

5. Revisar y modificar

La fase de examen y revisión es importante y debe realizarse con regularidad para garantizar que la organización alcanza los objetivos necesarios. El momento de la revisión variará en función de los objetivos de la organización, pero debe planificarse desde el principio del proceso de planificación organizativa. Los departamentos y equipos individuales pueden revisar su rendimiento y proporcionar datos a la dirección, mientras que la dirección examinará el rendimiento general y cualquier dato relevante de toda la organización.

Si los objetivos y las mediciones no se están cumpliendo y parece que los objetivos del plan estratégico no se están alcanzando con los otros pasos, la revisión y el examen pueden permitir a una organización ver cómo cambiar los planes para alcanzar esos objetivos. De este modo, en lugar de esperar a ver si las cosas funcionan, una organización y los empleados implicados podrán cambiar los planes rápidamente para cumplir los objetivos.

Por ejemplo, puede que una organización se dé cuenta de que el objetivo de su plan estratégico de tener una plantilla más diversa en los próximos cinco años no se está cumpliendo porque, incluso con un aumento de la contratación de empleados diversos, esos empleados no se están reteniendo. Para no sólo contratar, sino mantener a los empleados diversos, a través del proceso de examen y revisión, la organización añade otro objetivo del plan operativo de formación interna sobre más temas de diversidad e inclusión. Esto no significa que los otros objetivos operativos no sean importantes, sino que la organización se ha dado cuenta de que necesita añadir procesos adicionales para alcanzar los objetivos del plan estratégico.