12 formas de superar los retos de la planificación de contingencias

Muchas empresas crean planes de contingencia para ayudar a minimizar los efectos negativos de posibles eventos o escenarios. Conocer los diferentes obstáculos que pueden surgir durante la planificación de contingencias y cómo superarlos puede ayudar a que el proceso sea más eficiente. En este artículo, hablamos de la planificación de contingencias y de las formas de superar algunos de los retos más comunes del proceso.

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¿Qué es un plan de contingencia?

Un plan de contingencia es una estrategia que ayuda a una organización a responder a eventos que podrían afectar a sus operaciones. Una organización puede desarrollar planes para eventos positivos, como por ejemplo qué hacer si recibe una entrada inesperada de dinero en efectivo. Sin embargo, los planes de contingencia suelen referirse a acontecimientos negativos, como catástrofes naturales o ciberataques.

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Aunque los planes de contingencia ayudan a una empresa a evitar futuros retos, pueden surgir problemas a la hora de elaborar y aplicar uno. A continuación, le indicamos cómo puede ayudar a su empresa a superar los retos de la planificación de contingencias:

1. Destacar la importancia de la planificación

Los planes de contingencia cubren un amplio abanico de posibles acontecimientos, algunos de los cuales pueden no llegar a producirse nunca. Sin embargo, sigue siendo importante contar con procedimientos a seguir en caso de que ocurra algo. Si está reuniendo a un equipo de planificación de contingencias, explíquele la finalidad y las ventajas de crear un documento. Es más probable que su equipo se involucre si entiende la importancia.

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2. Programar tiempo para la planificación

Para algunos, la baja probabilidad de que se produzcan realmente algunos de los acontecimientos puede llevarles a posponer la planificación de contingencias. Puede superar este reto designando un tiempo específico para completar su plan. También puede establecer plazos para asegurarse de que los empleados completan las tareas a tiempo. Considere la posibilidad de recalcar a su equipo que la planificación de contingencias es una salvaguarda que protege sus esfuerzos.

3. Establezca un presupuesto

A la hora de desarrollar un plan de contingencia, es importante que la empresa tenga la capacidad financiera para aplicarlo. Considere la posibilidad de identificar los costes potenciales asociados a su plan de contingencia y crear un presupuesto. Por ejemplo, puede tener costes de seguro, formación del personal y planificación de la seguridad de los datos. Establecer un presupuesto puede ayudarle a evaluar la viabilidad de un plan de contingencia y a comprender qué puede incluir.

4. Involucrar a las partes interesadas

Intenta identificar las partes interesadas a las que puede afectar tu plan de contingencia, como empleados, clientes, accionistas o proveedores. Si tienes un plan redactado, compártelo dentro de tu organización y pide a las partes interesadas que te den su opinión. Estas partes interesadas pueden tener funciones e intereses diversos y ofrecer nuevas perspectivas a sus planes. Como resultado, podrían identificar riesgos o necesidades que usted no habría reconocido de otro modo.

5. Asignar funciones y responsabilidades

Considere la posibilidad de asignar funciones y responsabilidades para ayudar a garantizar que el proceso del plan de contingencia funcione correctamente. Identifique a la persona que debe dirigir cada elemento de su plan, lo que debe realizar y los pasos que debe dar. Puede utilizar varios métodos para determinar cómo asignar las responsabilidades, como una matriz RACI, que ayuda a designar las tareas a los distintos miembros del equipo.

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6. Identificar las necesidades de formación

Asegúrese de que los miembros del equipo saben cómo completar las tareas o responsabilidades que se les asignan cuando se planifica la contingencia. Tenga en cuenta la formación adicional que puedan necesitar. Por ejemplo, puede crear un plan de contingencia para dificultades técnicas que implique el uso de tecnología de reserva. Es posible que tenga que formar a determinados empleados para asegurarse de que saben utilizar la tecnología de reserva para que el plan de contingencia funcione.

El propósito de los planes de contingencia es minimizar o evitar las interrupciones, por lo que la identificación de las necesidades de formación y la incorporación de esos costes en su presupuesto permiten que un plan de contingencia funcione de manera más eficiente.

7. Pruebe sus planes de contingencia

Para asegurarse aún más de que los miembros del equipo' entienden los planes de contingencia y sus funciones, considere la posibilidad de realizar pruebas y simulacros. Por ejemplo, puede realizar simulacros de ciberataque con su equipo de TI para enseñarles a desenvolverse en esta situación. La realización de estas pruebas ayuda a asegurar que su plan funciona y que su equipo puede manejar los desafíos de forma eficaz. Los individuos también pueden sentirse más cómodos desempeñando sus responsabilidades asignadas después de practicar.

Los ensayos pueden ayudar a identificar lagunas de conocimiento o áreas de mejora. Durante un simulacro, puede encontrar un reto imprevisto que no identificó durante las fases de planificación. Como resultado, puede ajustar el plan para formar a sus empleados y mitigar los desafíos si es necesario.

8. Utilizar herramientas de gestión de riesgos

Para asegurarte de que tienes en cuenta todos los posibles acontecimientos y escenarios, considera la posibilidad de utilizar herramientas de gestión de riesgos. Estas herramientas pueden ayudar a agilizar los procesos de previsión, evaluación y análisis de riesgos. El software también puede ayudar a proporcionar datos más precisos, como el porcentaje de probabilidad de que se produzca un evento. Una vez que reúna los datos o la información a través de estos recursos, puede utilizarlos para organizar y priorizar sus planes.

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9. Mantenga un lenguaje sencillo

Considere la posibilidad de utilizar un lenguaje sencillo y conciso en un plan de contingencia para que cualquier lector pueda entender la información rápidamente y aplicar los pasos de forma eficaz. Intente limitar cada paso a una o dos acciones para que sea fácil de seguir en caso de que se produzca un evento.

10. Utilizar títulos de trabajo en lugar de nombres

Dado que los empleados pueden cambiar de función en la organización, utilice títulos en lugar de nombres específicos en su plan. El uso de títulos ayuda a mantener la relevancia de sus planes de contingencia, permitiéndole utilizarlos en el futuro, independientemente de los cambios de personal.

11. Distribuir copias

Una vez que hayas redactado y aprobado un plan de contingencia, distribuye copias a las partes interesadas. Algunos planes pueden requerir que distribuya la documentación a toda la organización, mientras que otros pueden centrarse en un proyecto o departamento específico. Puede utilizar copias físicas o digitales, aunque las versiones digitales ofrecen la ventaja adicional de permitir a los interesados acceder al plan en cualquier lugar. La distribución de planes de contingencia permite a los destinatarios familiarizarse con el contenido y consultarlo en cualquier momento.

12. Reexamine sus planes de contingencia

Revise los planes de contingencia con regularidad y actualice la información si es necesario. Entre los ejemplos de motivos por los que puede querer revisar los planes de contingencia se encuentran las nuevas normativas gubernamentales, los cambios tecnológicos emergentes y los cambios operativos internos. También puede querer revisar sus planes de contingencia una vez cada seis meses para que se mantengan actualizados. Una vez que haya editado sus planes para reflejar los cambios, deseche las versiones antiguas y distribuya las nuevas.

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