Una organización puede beneficiarse de un plan de despliegue bien diseñado si está cambiando a un nuevo programa de software. Si su empresa está a punto de lanzar un nuevo programa de software, una estrategia de despliegue que minimice los cambios de código de última hora puede ayudarle a evitar retrasos.
En este artículo, explicamos qué es un plan de despliegue y analizamos los factores esenciales que hay que tener en cuenta antes de crear uno.
¿Qué es un plan de despliegue?
Un plan de despliegue proporciona a los miembros del equipo información sobre los planes de copia de seguridad, la seguridad y las funciones específicas de cada empleado que participa en la distribución de una aplicación de software. Así, una aplicación de software está lista para su distribución.
En los planes de implantación, los empleados tratan de crear una experiencia fluida para el cliente. Por ejemplo, ayudan a garantizar que el nuevo software esté libre de problemas haciendo un seguimiento de las tareas que cada empleado es responsable de realizar durante el desarrollo. Cuando hay una pregunta sobre el trabajo, todos saben exactamente a quién preguntar, lo que conduce a menos errores con el software.
Algunos datos relevantes que puede incluir en un plan de despliegue son:
- Seguimiento de la cuestión
- Funciones y responsabilidades (antes, durante y después de la implantación)
- Soporte del sistema
- Procesos de escalada
¿Quién utiliza un plan de despliegue?
Los clientes y las partes interesadas utilizan los planes de implantación para comprender los pasos necesarios para introducir un nuevo software con éxito. Los empleados también utilizan los planes de implantación. Por ejemplo, un plan de despliegue eficaz puede ayudarles a saber cuándo empieza su trabajo y a encontrar detalles sobre sus funciones y expectativas.
Ventajas de los planes de implantación
La elaboración de un plan de despliegue suele requerir mucho tiempo, pero los resultados pueden traer consigo muchas ventajas. A continuación se enumeran algunas de las principales ventajas de un plan de despliegue:
Ahorro de tiempo
Cuando los empleados entienden el plan de implantación y saben exactamente lo que tienen que hacer, es menos probable que cometan errores al instalar el software. Esto puede ahorrar tiempo porque no hay que pensar en hacer correcciones durante el desarrollo. Los planes de implantación también pueden ayudarle a ahorrar tiempo al detallar las formas más eficientes de implantar el software.
1. Proporciona una seguridad más sólida
Puede mejorar la seguridad al introducir el nuevo software asignando roles de permiso a determinados empleados y partes interesadas. Los roles de permiso dan a los usuarios la capacidad de realizar funciones o acciones específicas, como añadir un nuevo usuario a la base de datos.
Un plan de despliegue puede enumerar quién puede asignar roles de permiso antes, durante o después de la implementación. Este proceso fomenta un mayor nivel de seguridad al dificultar la entrada de personas no autorizadas en el sistema.
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Supervisa las acciones de los usuarios
Durante el despliegue del software, a menudo se hace hincapié en la supervisión de las acciones de los usuarios. El plan de despliegue suele presentar formas de obtener datos de la actividad de los usuarios. Al supervisar y analizar esta información, se puede garantizar que el software funciona como debería y que no hay problemas operativos.
Cómo redactar un plan de implantación
Por lo general, el director del proyecto es quien redacta el plan de implantación. Sin embargo, el desarrollo del plan puede beneficiarse de las aportaciones de todo el equipo. A continuación se ofrece una guía paso a paso sobre cómo redactar un plan de despliegue:
1. Escriba los objetivos
Un excelente plan de despliegue detalla los objetivos que hay que cumplir para completar la transición sin problemas. Los objetivos pueden incluir la instalación de un software sin errores, la finalización de todos los objetivos a tiempo o la realización de múltiples pruebas del software antes de su lanzamiento.
2. Asignar funciones
Su plan de despliegue debe incluir la lista de los miembros del equipo que trabajan en los resultados del proyecto. Al tener el nombre de cada uno, los empleados y los directivos pueden saber quién es el responsable si una tarea queda inconclusa. Cuando se produce un problema, puede dirigirse a la persona asignada a esa tarea y averiguar cómo solucionarlo.
3. Determinar las tareas y dependencias
Determinar las dependencias de las tareas de su plan de despliegue es un paso crítico para que el personal ejecute las tareas en el tiempo asignado. Hay cuatro tipos de dependencias de tareas:
- Acabar de empezar: Es cuando debe terminar la tarea A antes de poder empezar la tarea B.
- De principio a fin: En este caso, no puede' completar la tarea B hasta que la tarea A esté terminada.
- Comienzo: En este caso, no puede empezar la tarea B hasta que empiece la tarea A.
- De principio a fin: Esto significa que no puedes terminar la tarea B hasta que empiece la tarea A.
4. Decidir los métodos de comunicación
Anote los métodos de comunicación utilizados para el proyecto. Muchas empresas crean programas informáticos internos que hacen un seguimiento de la actividad de los usuarios y permiten a los miembros dejar comentarios y enviar mensajes. Otras herramientas de comunicación, como el correo electrónico y las aplicaciones de mensajería, también pueden funcionar bien.
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5. Enumerar las formas de seguir y resolver los problemas
Determine cómo quiere que los empleados hagan un seguimiento y resuelvan los problemas. Por ejemplo, puede haber un formulario que rellenar o una persona específica a la que hay que informar. También puede querer establecer puertas de aprobación para las tareas completadas. Las puertas de aprobación son puntos clave que requieren revisiones formales antes de poder comprobar que se han completado.
6. Proporcionar un plan de formación
Proporcionar a los empleados, a las partes interesadas y a otras personas implicadas en el plan de implantación un plan de formación diseñado para ayudarles a aprender a utilizar el nuevo sistema de software. Los detalles de la formación en el plan de despliegue pueden incluir:
- Formato planificado, ya sea mediante conferencia web, presencial, formación por ordenador o de otra manera
- La logística, como quién impartirá la formación y cuándo
- Presupuesto asignado
7. Crear un plan de BC/DR
Un plan de continuidad del negocio y recuperación de desastres (BC/DR) es un conjunto de procesos y enfoques para ayudar a una organización a volver a sus operaciones regulares si se produce un desastre. Los planes incluyen la reanudación de la actividad con la mínima interrupción y el avance con la mínima pérdida de datos.
8. Elegir los miembros contables
Una vez completado el plan de despliegue, la organización necesita una persona o un equipo que se responsabilice de los cambios posteriores al despliegue. La persona o los miembros implicados deben saber cómo gestionar el cuidado continuo del sistema. Las responsabilidades incluyen:
- Actualización de datos
- Autorización de cambios
- Propiedad y seguridad de los documentos
- Implantación de modificaciones en el sistema
- Normas de conservación de documentos
Cómo llevar a cabo un plan de despliegue
Un plan de despliegue bien ejecutado hace que el proceso de implantación se desarrolle sin complicaciones. Siga estos pasos para llevar a cabo un plan de implantación:
1. Coordinación entre los equipos de desarrollo y de operaciones
La comunicación entre los equipos de desarrollo y operaciones es fundamental para que el plan de despliegue funcione sin problemas. Todos deben saber en qué están trabajando los demás. Esto les permite anticiparse a los posibles problemas y tener preparados los métodos de resolución de problemas en caso necesario.
2. Realizar pruebas periódicas
Las pruebas periódicas son la mejor manera de garantizar que el nuevo software funciona bien en diferentes plataformas informáticas y sistemas operativos. Haga que los empleados asignados prueben el producto en los intervalos previstos en el plan de implantación. Justo antes del lanzamiento, realice otra prueba exhaustiva para ayudar a garantizar que la implementación se realiza sin problemas.
3. Determinar la estrategia adecuada para el lanzamiento
Antes de la puesta en marcha, determine si las actualizaciones del software para los usuarios ajenos a la empresa se producirán automáticamente o si tendrán que actualizar sus sistemas manualmente. También hay que decidir si se planea lanzar el software por etapas o de una sola vez. Detallar esta información en el plan de despliegue puede ayudar a su equipo a prepararse completamente para el lanzamiento.
4. Controlar el rendimiento
Supervisar el rendimiento del software mediante indicadores clave de rendimiento (KPI), como el tiempo de carga de la página, es una forma de asegurarse de que el nuevo producto funciona eficazmente. Puede personalizar sus KPI para determinar la eficacia del software después de la implantación en comparación con la que tenía antes.
5. Concienciar sobre los nuevos cambios
Llevar a cabo un plan de implantación con éxito requiere la comunicación entre los equipos y el resto de la organización. Antes de poner en marcha un cambio, informe a los demás miembros del equipo para alertarles de las alteraciones previstas.