Cómo crear planes de gestión de riesgos (con consejos)

Un proyecto no siempre sale exactamente como está previsto, por lo que los gestores de proyectos suelen crear planes de gestión de riesgos para prepararse ante resultados inesperados. Este documento ayuda a los equipos de proyecto a identificar los posibles acontecimientos que podrían afectar a su proyecto y a idear respuestas para manejarlos. Conocer el proceso de elaboración de un plan de gestión de riesgos puede ayudarle a garantizar el buen desarrollo de sus proyectos. En este artículo, analizamos los planes de gestión de riesgos, sus ventajas y los pasos y consejos útiles que puede utilizar para crear estos documentos con éxito.

Riesgo del proyecto: qué es y cómo analizarlo

¿Qué son los planes de gestión de riesgos?

Un plan de gestión de riesgos es un documento creado por un gestor de proyectos que identifica los riesgos potenciales de un proyecto. Este documento permite al gestor del proyecto estimar los riesgos' posibles efectos y su probabilidad de ocurrencia. Una vez que el equipo del proyecto reconoce los riesgos potenciales, sus miembros pueden empezar a desarrollar estrategias de respuesta que les ayuden a mitigar o evitar estos eventos y a mantener un proceso de proyecto sin problemas. Un plan de proyecto les permite prepararse para los imprevistos y sentirse seguros de poder sortear los riesgos en caso de que se produzcan.

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Ventajas de utilizar un plan de gestión de riesgos

Los planes de gestión de riesgos representan un componente esencial del proceso de gestión de proyectos. El desarrollo de un plan de gestión de riesgos puede ofrecer numerosos beneficios para sus proyectos, entre ellos:

  • Prepara a los equipos del proyecto: Identificar los riesgos en una fase temprana del proceso de gestión del proyecto prepara a su equipo para los posibles acontecimientos perturbadores. Contar con un plan organizado garantiza que el equipo pueda aplicarlo de forma eficiente y sortear los retos con mayor eficacia.

  • Ayuda a los proyectos futuros: Cuando los gestores de proyectos crean planes de gestión de riesgos, pueden guardarlos para ayudar a planificar futuros proyectos. También pueden utilizarlos como plantillas para compartirlos con colegas o sucesores que necesiten gestionar el proceso de gestión de proyectos.

  • Apoya los planes de gestión de proyectos: Al reconocer los riesgos potenciales, el gestor de proyectos puede elaborar presupuestos de contingencia o recursos que pueden necesitar si el riesgo se produce. De este modo, pueden introducir estas contingencias en el documento general de gestión del proyecto para una planificación más precisa.

  • Ayuda a reducir el impacto de los riesgos: Parte del proceso de gestión de riesgos consiste en desarrollar las respuestas del equipo a los distintos riesgos. Al desarrollar estrategias por adelantado, el equipo puede encontrar la posibilidad de limitar los efectos de determinados eventos de riesgo en el proyecto o evitarlos.

¿Cuáles son los diferentes tipos de riesgos?

Aunque los riesgos de cada proyecto pueden variar, hay varias categorías de riesgo con las que puede encontrarse. A la hora de desarrollar su plan de gestión de riesgos, puede utilizar estas categorías para identificar y definir los riesgos potenciales a los que se enfrenta su proyecto:

  • Riesgos técnicos: Esta categoría representa riesgos específicos relacionados con el proyecto, como los riesgos basados en la tecnología utilizada o en los requisitos, el rendimiento y la calidad del producto final.

  • Los riesgos de la gestión de proyectos: Esta categoría representa los riesgos asociados al proceso de gestión del proyecto, como la planificación, la programación, los presupuestos y los recursos.

  • Riesgos organizativos: Esta categoría representa los riesgos que pueden surgir debido a factores organizativos, como la logística, las dependencias del proyecto y los recursos.

  • Riesgos externos: Esta categoría representa los riesgos causados por entidades externas a la organización, como los clientes, los usuarios o el mercado.

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Cómo crear un plan de gestión de riesgos

Puede utilizar los siguientes pasos como guía para crear un plan de gestión de riesgos eficaz:

1. Identificar los riesgos potenciales

Para desarrollar su plan de gestión de riesgos, usted y los miembros de su equipo deben identificar los riesgos que podrían afectar a su proyecto. Puede utilizar las diferentes categorías de riesgo para reconocer los posibles acontecimientos inciertos o inesperados que puede encontrar. Al realizar este paso, intente obtener el mayor número posible de opiniones de las personas implicadas en el proyecto. Estas opiniones pueden ayudar a garantizar que se contemple la situación desde diversas perspectivas. Puede utilizar varios métodos para identificar los riesgos, entre ellos:

  • 4. Organizar un taller sobre riesgos Reúne a los miembros de tu equipo en una sesión de brainstorming para que todos tengan la oportunidad de compartir sus ideas. Cada uno tiene una perspectiva única, y reunirlos puede alertarte de posibles riesgos que quizá no hayas reconocido tú mismo.
  • Mantener entrevistas con las partes interesadas: También puede hablar individualmente con las principales partes interesadas del proyecto, como los patrocinadores del proyecto o los expertos en la materia, para obtener información sobre los riesgos. Estas personas pueden destacar los riesgos potenciales basándose en su experiencia profesional o en su trabajo en proyectos similares.
  • Evaluar los supuestos de su proyecto: Las suposiciones del proyecto representan sus creencias sobre un proyecto basadas en la experiencia previa. Las suposiciones pueden suponer riesgos porque pueden no ocurrir, así que dedique tiempo a evaluar su validez o probabilidad para ayudar a evitarlas o mitigarlas.

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2. Analizar los riesgos potenciales

Una vez identificados los riesgos potenciales, puede empezar a evaluar sus efectos cualitativos y cuantitativos en el proyecto. Normalmente, se examinan los riesgos en función de tres factores: las consecuencias de estos eventos de riesgo, su probabilidad de ocurrencia y el impacto en el proyecto. Una vez definidas las consecuencias, puede puntuar los riesgos en una escala que va de baja a alta probabilidad de ocurrencia y calificar su impacto potencial como bajo, medio o alto. Estas puntuaciones pueden ayudar a su equipo a priorizar y planificar los riesgos más urgentes.

Puedes utilizar una matriz de evaluación de riesgos para organizar tus ideas mediante una representación visual. Este gráfico le permite trazar diferentes eventos en función de la probabilidad y el impacto, lo que facilita determinar qué eventos presentan los riesgos más urgentes o impactantes. Una vez más, su equipo puede utilizar esta herramienta para evaluar qué riesgos deben priorizarse. Por ejemplo, es posible que quiera centrarse en desarrollar una respuesta a un riesgo de alta probabilidad y alto impacto antes que a uno de baja probabilidad y bajo impacto.

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3. Desarrollar respuestas a los riesgos

Uno de los principales objetivos de un plan de gestión de riesgos es gestionar, mitigar o evitar el impacto de los eventos de riesgo en su proyecto. Una vez identificados y analizados los riesgos, puede empezar a desarrollar estrategias de prevención y respuesta. Estas estrategias suelen centrarse en eliminar los riesgos o reducir su impacto. Durante este paso, considere la posibilidad de revisar su plan de gestión del proyecto para ayudar a elaborar sus estrategias. Comprender el alcance, el calendario, el presupuesto y los recursos disponibles del proyecto puede permitirle desarrollar respuestas específicas y procesables.

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4. Asignar funciones y responsabilidades

Ahora que conoce los riesgos potenciales a los que se enfrenta su proyecto y su respuesta, puede asignar a los miembros de su equipo la propiedad de riesgos específicos. Este propietario tendrá la responsabilidad de tomar medidas cuando se produzca el evento de riesgo asignado. Asegúrese de que estas personas entienden cómo aplicar la estrategia de respuesta y tienen acceso a todos los recursos necesarios. En la medida de lo posible, su equipo debe identificar los desencadenantes de los eventos que alertan a los propietarios para que tomen medidas.

Al asignar responsabilidades, se puede mantener una respuesta organizada y eficiente a los riesgos. Como todo el mundo entiende qué papel le corresponde en caso de que se produzca el evento, puede actuar con rapidez y evitar confusiones. Comparta sus planes de asignación con todo el equipo. Esta concienciación garantiza que los miembros de su equipo sepan en quién deben confiar durante el evento de riesgo o con quién deben ponerse en contacto si observan que se desencadena un evento.

5. Determine su tolerancia al riesgo

Su matriz de evaluación de riesgos ha permitido a su equipo identificar el impacto y la probabilidad de varios riesgos. Discuta estos resultados con las partes interesadas pertinentes para evaluar su nivel de comodidad. En algunas situaciones, es posible que determinen que los impactos negativos son demasiado elevados, por lo que el equipo deberá ajustar el plan del proyecto o su alcance para evitar esos riesgos. Estas partes interesadas también pueden ofrecer orientación en relación con sus estrategias de respuesta, ayudándole a garantizar la alineación con los objetivos del proyecto.

6. Crear y compartir un registro de riesgos

A medida que vayas completando estos pasos, puedes ir colocando esta información en una tabla de registro de riesgos. Esta herramienta visual le permite organizar y compartir su plan de gestión de riesgos con los miembros del equipo y las partes interesadas. Puede enviar este documento por correo electrónico a su equipo o publicarlo en una carpeta en línea de fácil acceso. Puede considerar la posibilidad de que los miembros del equipo puedan editar este documento, ya que su plan de gestión de riesgos puede requerir cambios a lo largo del proyecto. Compartir este plan garantiza que todos los participantes en el proyecto conozcan los posibles riesgos y sepan cómo reconocerlos y responder a ellos.

Un registro de riesgos típico puede contener las siguientes columnas:

  • Riesgo: En esta partida, describa los riesgos potenciales que su equipo ha identificado.

  • Consecuencias/impacto: Esta línea describe los efectos que esos riesgos podrían tener en su proyecto.

  • Probabilidad: Enumere la probabilidad—alta, media o baja—de que se produzca el riesgo—en base a su matriz de evaluación de riesgos.

  • Prioridad: Enumere el nivel de prioridad para abordar cada riesgo, de nuevo basándose en su matriz de evaluación de riesgos.

  • Plan de respuesta: En esta partida, describe la estrategia de respuesta para cada riesgo.

  • Propietario de riesgos: Enumere la persona responsable de cada riesgo y otros detalles relevantes sobre ella, como la información de contacto.

7. Seguir controlando los riesgos

En la gestión de proyectos, un riesgo suele representar un acontecimiento inesperado. Aunque puede crear un plan de gestión de riesgos al principio del proyecto, siga supervisando e identificando los riesgos a lo largo del mismo. Cuando su equipo descubra un posible riesgo adicional, puede añadirlo a su plan y proceder a analizarlo y desarrollar una respuesta. Recuerde a los responsables de los riesgos que deben supervisar sus eventos de riesgo y realizar los ajustes necesarios en el plan para actualizar a todo el equipo sobre cualquier cambio.

Consejos para desarrollar planes de gestión de riesgos

Considere la posibilidad de utilizar estos consejos cuando cree su próximo plan de gestión de riesgos:

  • Desarrolle su plan con antelación. Comience a redactar su plan de gestión de riesgos entre la elaboración de su plan de gestión del proyecto y el lanzamiento del mismo. Establecer el plan de gestión de riesgos en esta fase permite a su equipo discutir y acordar los procesos y expectativas del proyecto.

  • Revisa las lecciones de los proyectos anteriores. Piensa en proyectos anteriores similares en los que hayas trabajado y en las lecciones que aprendiste de ellos en materia de riesgos. Esta estrategia puede ayudarte a identificar los riesgos o a evaluar las soluciones para resolverlos basándote en tus experiencias.

  • Utilice declaraciones «si-entonces». Al identificar los riesgos, puede enmarcarlos utilizando el siguiente formato: "Si se produce [evento o riesgo], entonces [consecuencia]." Esta técnica garantiza que los miembros de su equipo puedan reconocer los desencadenantes de los distintos riesgos, alertándoles para que tomen las medidas necesarias.

  • Considera la posibilidad de utilizar un software de gestión. Si es posible, puedes utilizar un software de gestión de proyectos y riesgos para mantener tus planes organizados y fácilmente accesibles para los miembros del equipo. Estos recursos también pueden proporcionar plantillas que pueden ayudarle a agilizar los procesos de planificación.

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