La finalidad de un plan de operaciones es establecer los objetivos de la empresa de forma clara y concisa, lo que permite a las empresas designar y adaptar las actividades diarias de los empleados para cumplir los objetivos durante un largo periodo de tiempo.
En este artículo, explicamos qué es un plan de operaciones, por qué es importante, cómo crear uno y proporcionamos ejemplos de planes de operaciones para ayudarle a escribir el suyo.
¿Qué es un plan de operaciones?
Un plan de operaciones es un plan detallado y extremadamente específico que describe cómo los departamentos y equipos de una empresa contribuyen al éxito de la misma. Enumera las tareas y responsabilidades diarias de cada empleado y supervisor. Un plan de operaciones permite a su equipo saber exactamente qué hay que hacer cada día y durante cuánto tiempo, de modo que todos puedan trabajar juntos para lograr los objetivos.
Su plan de operaciones debe abordar las siguientes cuestiones:
- ¿Cuáles son las estrategias o tareas específicas que hay que completar o realizar?
- ¿Quiénes son los responsables de esas tareas y estrategias?
- ¿Cuándo debe completarse cada tarea y estrategia?
- ¿Cuánto cuesta?
¿Por qué es importante un plan de operaciones?
Un plan de operaciones puede ayudar a su empresa a mantenerse centrada y productiva porque proporciona una estructura para guiar y dirigir a su equipo para que cumpla sus objetivos. El plan de operaciones de su empresa también puede ayudarle a identificar mejor las áreas que necesitan mejorar y permitirle hacer pequeños ajustes en los horarios y actividades diarias.
Planificación operativa frente a planificación estratégica
El proceso de planificación estratégica consiste en perfilar los objetivos a largo plazo y visualizar esos objetivos en acción. La planificación operativa, sin embargo, es el proceso de describir y asignar claramente las actividades diarias a los empleados y directivos para cumplir esos objetivos estratégicos a largo plazo. La mayoría de las empresas de éxito desarrollan planes de operaciones y planes de estrategia conjuntamente, ya que ambos pueden aumentar significativamente los índices de productividad y ayudar a las empresas a alcanzar objetivos específicos. La planificación de las operaciones es un enfoque más técnico, detallado y organizado para cumplir los objetivos a largo plazo establecidos durante la fase de desarrollo de la planificación estratégica.
Cómo crear un plan de operaciones
La creación de un plan de operaciones debe ayudarle a definir con claridad y mejorar las acciones y procesos cotidianos de su negocio. Su plan puede centrarse en un determinado departamento, sección u operación dentro de una empresa más grande o abordar las necesidades a largo plazo de todo el negocio en su conjunto. He aquí algunos pasos que puede dar para crear un plan de operaciones eficaz:
1. Crear un plan estratégico
Para crear un plan de operaciones, primero debe desarrollar un plan estratégico que sirva de base para sus decisiones. Su plan de operaciones es esencialmente una herramienta para llevar a cabo su plan estratégico. Empiece por analizar el sector, la competencia y las tendencias de los consumidores. A continuación, considere los valores de su empresa y establezca los objetivos correspondientes. Considere la posibilidad de dividir su plan estratégico en objetivos estratégicos más pequeños y específicos para poder visualizar mejor las herramientas y tareas que puede necesitar para llevarlos a cabo.
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2. Identificar los objetivos
Para empezar a construir su plan de operaciones, comience por examinar sus objetivos. Piense críticamente en qué objetivos son manejables para poder elaborar una estrategia sobre la mejor manera de llevarlos a cabo. Por ejemplo, piense en las necesidades físicas de las operaciones de su empresa, como la ubicación, el inventario, los proveedores y los costes de producción. Su plan de operaciones debe incluir objetivos, metas y plazos claros.
Tenga en cuenta las siguientes preguntas al esbozar su plan de operaciones:
- ¿Qué es el presupuesto?
- ¿Está su equipo preparado para trabajar con estos objetivos?
- ¿Qué herramientas y recursos se necesitan para ayudar a su equipo a cumplir estos objetivos?
- ¿Cómo puede preparar mejor a su equipo antes de aplicar este plan?
- ¿Dónde estará su equipo dentro de uno, dos o tres años?
- ¿Cómo puede su equipo cumplir eficazmente estos objetivos?
- ¿Cómo puede medir el progreso de su equipo a lo largo del tiempo?
Al considerar estas cuestiones, cree un documento y anote los pasos específicos que su equipo debe dar para abordarlas. Piense en los materiales, recursos, herramientas y fondos que puede necesitar para producir un nuevo producto o servicio y avanzar en sus planes de operaciones empresariales. A continuación, comunique estos detalles a todo su equipo para asegurarse de que todos los empleados entienden sus expectativas y requisitos para las actividades diarias.
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3. Documentar y hacer un seguimiento de los progresos
Después de desarrollar un esquema claro de su plan de operaciones comerciales, documente y haga un seguimiento de su progreso para identificar lo que funciona bien y las áreas que necesitan mejorar. En muchos casos, los jefes de departamento, las partes interesadas y otros líderes participan activamente en los planes de operaciones durante largos períodos de tiempo. Haga un seguimiento de su progreso para poder comunicar con precisión cómo ha mejorado en un mes, seis meses o un año. Utilice estos datos para evaluar su plan de operaciones y realizar ajustes para aumentar los niveles de productividad en el futuro.
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Ejemplos de planes de operaciones
Los planes de operaciones pueden diferir según el tamaño y la escala de los objetivos de una empresa. Su plan puede abordar varios componentes diferentes, mientras que otros pueden centrarse sólo en el rendimiento de un departamento específico. A continuación se presentan algunos ejemplos de planes de operaciones para ayudarle a empezar a crear el suyo propio:
Ejemplo 1
Supongamos que la empresa de ropa Sadie se fija el objetivo de aumentar la producción en más de un 50% en el plazo de un año. Para alcanzar este objetivo, Sadie empezaría por desarrollar un plan estratégico que abordara componentes como el marketing, las ventas y las operaciones. A continuación, utilizando este plan estratégico para informar de sus decisiones, Sadie crearía un plan de operaciones que incluyera estrategias de fabricación, financieras y logísticas para alcanzar su objetivo.
Ejemplo 2
Supongamos que la empresa John' s Gardening Supply Company se fija el objetivo de mejorar los índices de productividad en la tienda en un 25% en los próximos seis meses. Para alcanzar este objetivo, John crea un plan de operaciones para su negocio. Su aspecto es el siguiente
*OBJETIVO: Mejorar los índices de productividad en la tienda en un 25%*.
*TIMELINE: 6 meses
*RECURSOS NECESARIOS: Formación y desarrollo del servicio de atención al cliente, actualizaciones del sistema operativo informático, manual del empleado*.
*TAREAS: Aprender a saludar correctamente a los clientes, comprender las expectativas del día a día, aprender a utilizar un sistema operativo informático actualizado, revisar el manual del empleado e identificar estrategias para aumentar la atención*.