Planificación de la capacidad del equipo: Qué es, por qué es importante y estrategias

La planificación de la capacidad de los equipos permite a la empresa planificar los horarios de trabajo de los empleados. Una planificación eficaz de la capacidad del equipo le permite ofrecer al personal objetivos que requieran todo su esfuerzo sin dejar de ser alcanzables. La planificación puede permitirle maximizar el rendimiento del personal y, por tanto, aumentar potencialmente la productividad de su equipo.

En este artículo, se analiza qué es la planificación de la capacidad, por qué es importante, en qué se diferencia de la planificación de los recursos y las estrategias para una planificación eficaz de la capacidad del equipo.

¿Qué es la planificación de la capacidad del equipo?

La planificación de la capacidad del equipo es un proceso para evaluar las horas de trabajo disponibles para los miembros del personal y las necesidades de la empresa para planificar el uso eficiente de las horas de los empleados. Una buena planificación de la capacidad del equipo permite que los miembros del personal rindan al máximo, al tiempo que los orienta hacia el orden de realización más eficaz de las tareas. La planificación de la capacidad del equipo puede ayudarle a coordinar el trabajo de sus empleados cuando tiene elementos interconectados para garantizar que cualquier requisito previo finalice antes de que otro empleado lo necesite.

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¿Cuál es la importancia de la planificación de la capacidad del equipo?

La importancia de utilizar la planificación de la capacidad del equipo incluye:

Asignación eficiente de habilidades

Al supervisar una plantilla numerosa, es probable que sus empleados posean una gama diversa de habilidades y especialidades. La planificación de la capacidad del equipo le permite evaluar las habilidades de sus empleados e identificar el mejor uso de cada miembro del equipo. Colocar al personal en puestos que requieren habilidades que son sus puntos fuertes puede permitirles rendir al máximo, lo que beneficia tanto a la empresa como al empleado.

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Mayor compromiso de los empleados

Establecer las expectativas con la planificación de la capacidad del equipo también puede ayudar a mantener o aumentar los niveles de compromiso de los empleados. Una planificación precisa permite encontrar un nivel de expectativas que exija al personal trabajar de forma productiva para cumplir sus objetivos. Así se reducen las oportunidades de que el personal se aburra o se desentienda, al mantenerlo desafiado durante toda la semana de trabajo.

Objetivos más realistas

Al igual que es importante proporcionar al personal un reto suficiente para mantener su compromiso, también es beneficioso no pedir demasiado al establecer los objetivos. Proporcionar objetivos realistas al personal puede ayudarles a evitar la sobrecarga de trabajo. Esto puede permitir al personal mantener su nivel de rendimiento y obtener la satisfacción de saber que están cumpliendo sus expectativas con su trabajo.

Mayores niveles de productividad

Porque su personal se mantiene comprometido sin sobrecargarse de trabajo, la planificación eficaz de la capacidad del equipo equilibra la maximización de las horas de trabajo con el mantenimiento de los niveles de rendimiento, lo que se combina para producir resultados más sólidos. El aumento de la productividad en los distintos departamentos y empleados puede tener un gran impacto en la eficacia general de su empresa.

Fortalecer la reputación profesional.

Utilizar la planificación de la capacidad del equipo puede ayudar a aumentar su estatus con los clientes o dentro de su sector. Una buena planificación permite a su equipo cumplir con los plazos de entrega de forma consistente y mantener los estándares de alta calidad. Demostrando que su empresa es fiable y digna de confianza, puede crearse una reputación de excelente socio profesional o proveedor de servicios.

Disminución de los costes operativos

Otra forma en que la planificación de la capacidad de su equipo puede tener un impacto significativo en sus resultados, además de aumentar la producción, es reduciendo el gasto. Utilizar a su personal de forma más eficiente le permite realizar las mismas tareas comprometiendo menos horas de trabajo. Esto reduce los costes salariales de un proyecto, de modo que usted mide la producción resultante con un gasto menor, lo que aumenta el margen de beneficios del proyecto.

Diferencia entre la planificación de la capacidad del equipo y la planificación de los recursos

La planificación de la capacidad del equipo y la planificación de los recursos son funciones similares pero distintas. En la planificación de la capacidad del equipo, la atención se centra principalmente en la disponibilidad de habilidades de los miembros de su personal y en cómo asignar el trabajo al personal para obtener el máximo provecho de esas habilidades. La planificación de la capacidad del equipo también puede incluir la toma de decisiones de contratación y la priorización del trabajo para generar los resultados más valiosos posibles. Es una herramienta importante para abordar su oferta de horas de trabajo disponibles y las demandas de los proyectos abiertos.

La planificación de recursos se ocupa de los recursos físicos de que dispone la empresa. Esto puede incluir suministros en bruto, maquinaria, material de oficina y otros materiales que su personal necesita para completar su trabajo. La planificación de los recursos se centra en la utilización de los mismos para ayudarle a sacar el máximo provecho de sus recursos disponibles.

Estrategias para la planificación de la capacidad de los equipos

Estas estrategias pueden ayudarle a que sus próximos esfuerzos de planificación de la capacidad del equipo tengan éxito:

Llevar a cabo la planificación de recursos

Aunque la planificación de recursos y la planificación de la capacidad del equipo son elementos únicos de la planificación de la empresa, tienen una relación mutuamente beneficiosa. La planificación de recursos le permite obtener una evaluación precisa de los recursos físicos de que dispone su personal e identificar las áreas en las que su personal tiene necesidades que no está satisfaciendo actualmente. Rectificar cualquier carencia en la disponibilidad de recursos le permite preparar mejor a su personal para el éxito, al tiempo que soluciona las áreas que no puede abordar mediante la adquisición de nuevos recursos y la asignación de capacidad adicional al equipo.

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Crear equipos interfuncionales

Cuando se forman equipos dentro de una empresa, las decisiones que se toman a la hora de asignar a los miembros del personal pueden tener un impacto significativo en el rendimiento general de su personal. Una excelente opción para planificar eficazmente las asignaciones de trabajo de su equipo es crear equipos interfuncionales en los que las habilidades de los miembros del equipo cubran un amplio espectro.

Un grupo de empleados con funcionalidad cruzada hace que un equipo sea más flexible y capaz de manejar una gama más amplia de tareas en un proyecto. La funcionalidad cruzada permite a los equipos asignar el trabajo para acomodar los puntos fuertes de cada miembro para que puedan operar de la manera más eficiente posible.

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Priorizar los proyectos

Al planificar su equipo, es posible que descubra que tiene más trabajo del que su equipo puede completar durante un periodo determinado. Cuando se produzcan estas situaciones, es importante priorizar, en lugar de asignar más trabajo del que su equipo pueda completar.

La priorización de los proyectos le permite establecer objetivos alcanzables y, al mismo tiempo, garantizar que los proyectos importantes se terminen antes de sus plazos. Puede priorizar en función de cuál tiene el plazo más cercano o las consecuencias más graves por el retraso en la entrega, o puede priorizar en función del valor que aporta cada proyecto. Al clasificar la importancia de sus proyectos, puede maximizar eficazmente la capacidad de trabajo de su equipo.

Proporcionan líneas de comunicación abiertas

La comunicación es importante en una empresa en todo momento, pero especialmente en la planificación. Las líneas de comunicación abiertas le permiten conocer mejor los deseos y necesidades de sus empleados. Al hablar con el personal sobre sus proyectos actuales y cómo se sienten con los niveles de trabajo actuales, puede utilizar sus respuestas para ayudar a orientar la planificación de la capacidad de su equipo. Esto le permite elaborar un plan de equipo que se ajuste a los puntos fuertes y las preferencias de los miembros de su plantilla, para proporcionarles una situación laboral que les ofrezca la mejor oportunidad de tener éxito y producir resultados sólidos.

Documente el proceso de forma exhaustiva

Cuando se elabora un plan de capacidad del equipo, la documentación puede desempeñar un papel crucial. Además de beneficiarse del uso de documentos de trabajos anteriores y de los acuerdos de cualquier proyecto incorporado al plan, la creación de documentos para su plan puede ayudarle a promulgarlo con mayor eficacia. Proporcionar un documento escrito del plan proporciona una referencia a los miembros del personal cuando tienen confusión sobre sus expectativas.

Cree planes de contingencia

Cuando desarrolle un plan para su personal, es beneficioso tener en cuenta las posibles fuentes de riesgo en su plan, que pueden alterar su capacidad para seguir el plan inicial. Los planes de contingencia le permiten reaccionar con mayor rapidez cuando necesita hacer ajustes. Realizar un análisis de riesgos sobre los resultados de la planificación de la capacidad de su equipo puede permitirle identificar las complicaciones más probables o que pueden tener un mayor impacto. Estas son las áreas en las que las contingencias pueden ser más beneficiosas al proporcionar una respuesta inmediata en caso de necesidad.

Supervisar la aplicación

Después de completar su plan y ponerlo en marcha, el seguimiento del rendimiento del personal en su plan puede ayudarle a aumentar aún más la producción. Además de permitirle realizar ajustes en los planes actuales cuando identifique áreas en las que su equipo podría rendir más, el seguimiento también proporciona información valiosa para el futuro. Utilizando las lecciones de su actual ronda de planificación de la capacidad del equipo, puede tomar decisiones más informadas la próxima vez que realice la planificación para producir resultados aún más fuertes.

Planificar las horas no laborables

Cuando se realiza la planificación de la capacidad del equipo, puede parecer lógico planificar cada hora que sus empleados están en el reloj. Sin embargo, un enfoque realista de la planificación incluye la presupuestación de las horas libres. Estas horas pueden incluir tareas de trabajo, como la realización de sencillas tareas administrativas que no forman parte directamente de la producción de un plan, y personales, incluyendo descansos y distracciones.

Puede destinar entre el 60% y el 80% de las horas de un empleado a trabajar activamente en las tareas del plan. Esto proporciona al personal un amplio margen para las actividades no laborales, lo que permite a su equipo cumplir los plazos y, al mismo tiempo, ofrecer pequeños descansos y oportunidades para otras responsabilidades. Esto puede ayudar a los empleados a sentirse frescos, para que la calidad de la producción se mantenga alta, y felices, para ayudar al desarrollo y la retención de los empleados.