Una de las fases más cruciales del ciclo de vida de la gestión de proyectos es la planificación del proyecto. En esta fase, un gestor de proyectos crea un documento que enumera todas las exigencias del proyecto, incluidas las tareas, el personal y la forma de ejecutar el plan del proyecto.
En este artículo, explicamos los pasos básicos para crear un plan de proyecto, además de algunos consejos rápidos para una planificación eficaz de los proyectos, tanto si eres un gestor de proyectos nuevo como si tienes experiencia.
¿Qué es la planificación de proyectos?
La gestión de proyectos consta de cuatro fases: inicio, planificación, ejecución y cierre. Durante esta fase, un gestor de proyectos desarrolla un plan de proyecto, que incluye información sobre todos los aspectos de un proyecto, como los recursos, las finanzas, el riesgo, el control de calidad y las adquisiciones. La creación de este extenso documento es crucial para la gestión de proyectos, ya que sirve de hoja de ruta del proyecto y proporciona datos cruciales a todas las partes sobre elementos como hitos, plazos, recursos, resultados y alcance.
Qué incluir en un plan de proyecto
Un plan de proyecto es un documento exhaustivo que guía al equipo del proyecto durante la fase de ejecución del mismo. Por ello, un gestor de proyectos debe incluir en este documento información detallada para que la ejecución del proyecto se desarrolle sin problemas. El plan del proyecto debe incluir lo siguiente:
- Planificación del alcance: Este es uno de los pasos más importantes de la planificación del proyecto, ya que delimita con precisión lo que el equipo tiene que entregar para completar el proyecto con éxito;
- Planificación de la organización: Este aspecto del plan del proyecto incorpora la estructura de desglose del trabajo, en la que un gestor de proyectos divide los resultados de un proyecto en actividades y tareas detalladas. También implica la adquisición de personal y la asignación de recursos a las tareas del proyecto.
- Desarrollar un programa: Esta parte del plan del proyecto implica la creación de una lista de hitos, la secuenciación de las actividades del proyecto, la documentación de las dependencias de la interactividad y la decisión de los plazos.
- Planificación de recursos: La planificación de recursos incluye la determinación de los recursos, como el personal, los materiales y los equipos, que se necesitarán para completar el proyecto, así como la estimación de su coste;
- Planificación de riesgos: Esto implica determinar los posibles riesgos y cómo afrontarlos en caso de que se produzcan. Los riesgos pueden incluir la escasez de material u otros resultados potencialmente negativos
- Planificación de la calidad: La calidad del trabajo que realiza el equipo debe ajustarse a ciertas normas. Esta parte del plan del proyecto identifica esos estándares y establece cómo se realizará el control de calidad.
- Planificación del presupuesto: Un proyecto no tendrá éxito si no se ajusta al presupuesto. Durante la planificación del presupuesto, un gestor de proyectos vincula todos los costes del proyecto a las tareas y los resultados clave, como el equipo, los materiales, los salarios, los viajes, el alojamiento, los honorarios de consultoría y los consumibles.
- Planificación de la comunicación: La comunicación entre las partes interesadas es fundamental para el éxito de un proyecto. Un gestor de proyectos tiene que formalizar cómo debe tener lugar una comunicación eficaz, que puede incluir métodos, canales y frecuencia.
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Cómo planificar un proyecto
Aunque los diferentes gestores de proyectos pueden tener diferentes enfoques a la hora de planificar un proyecto, hay consideraciones clave que todos los gestores de proyectos deben tener en cuenta. Entre ellas se encuentran:
1. Establezca los objetivos del proyecto
El primer paso que debe dar al crear un plan de proyecto es identificar a los patrocinadores del proyecto y a las partes interesadas, como el cliente y los usuarios finales, y luego reunirse con ellos para establecer cuáles son sus expectativas y necesidades. Una vez que haya documentado y priorizado todas las necesidades de las partes interesadas, deberá determinar las metas específicas del proyecto que abordan estas necesidades y esbozar los objetivos del proyecto;
2. Definir el alcance del proyecto
El siguiente paso importante consiste en definir el alcance del proyecto, es decir, qué trabajo debe realizar el equipo para cumplir los objetivos del proyecto. El alcance de un proyecto define los límites y las fronteras del mismo y sirve para evitar el «scope creep», es decir, las tareas o productos que se salen del alcance acordado.
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3. Decidir los principales resultados
Una vez que todas las partes han acordado el alcance del proyecto, el siguiente paso será definir los entregables del proyecto. Mientras que el alcance de un proyecto se refiere a la totalidad del trabajo necesario para completar el proyecto, los entregables incluyen todos los productos o servicios específicos que el equipo del proyecto producirá o entregará durante el proyecto;
4. Crear la declaración de alcance
A continuación, debe crear el documento de declaración del alcance, que incluye información importante como las necesidades empresariales que abordará el proyecto, los objetivos, el alcance, los resultados, las hipótesis, las exclusiones y los hitos clave. Una vez que haya creado este documento, el patrocinador y todas las partes interesadas deben estar de acuerdo con los detalles del proyecto que ha registrado en el documento, para evitar cualquier posibilidad de mala comunicación. Como se trata básicamente de un contrato entre el director del proyecto y el patrocinador, este último debe conocer y aprobar cualquier cambio que usted pueda solicitar en las últimas fases del proyecto.
5. Crear una estructura de desglose del trabajo, así como un calendario y unas líneas de base de costes
Aunque en esta fase entienda cuáles son los principales resultados del proyecto, tendrá que establecer cómo implementar estos resultados. Para ello, hay que desarrollar una estructura de desglose del trabajo en la que se separan los grandes entregables en tareas más pequeñas y factibles;
Una vez que haya establecido todas las actividades que su equipo debe realizar para implementar los resultados, ordénelas en una secuencia lógica. A continuación, decida el tiempo que tardará cada tarea en completarse, así como los costes que implica su ejecución;
Es aconsejable crear primero una lista de hitos, que son las principales fases del proyecto, y utilizarla como punto de partida a la hora de decidir los plazos de las tareas individuales. Una vez establecidos todos los plazos, crea un calendario del proyecto que indique claramente cuándo empieza y termina cada tarea.
6. Asignar funciones y responsabilidades
El siguiente paso consiste en asignar tareas específicas a los miembros del equipo para que todos entiendan sus responsabilidades. Es posible que también tenga que recurrir a recursos y especialistas externos para tareas complejas que requieran conocimientos especializados o que queden fuera del conjunto de competencias de su equipo de proyecto. Para mayor claridad, elabore un plan de dotación de personal en el que se describa claramente el tiempo que cada recurso participará en el proyecto.
7. Realice una evaluación de riesgos
Un plan de gestión de riesgos es un aspecto muy importante de la planificación del proyecto, ya que aborda los aspectos de un proyecto que pueden influir negativamente en su finalización con éxito. Este proceso consiste en identificar los posibles riesgos, la probabilidad de que se produzcan y el impacto en caso de que se materialicen. Una vez establecidos los riesgos y su gravedad, hay que elaborar un plan de respuesta a los riesgos, en el que se exponen las respuestas y los planes de contingencia en caso de que se produzcan. Al hacerlo, se minimiza el impacto que cualquier amenaza importante puede tener en un proyecto.
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Consejos para la planificación de proyectos
La planificación eficaz de un proyecto requiere excelentes dotes de organización y comunicación, la capacidad de tener en cuenta una amplia gama de factores en cualquier momento, así como la atención a los detalles. Para ayudarle en este complejo proceso, he aquí algunos consejos:
- Una vez que su plan de proyecto esté completo, asegúrese de que todos los patrocinadores y accionistas clave lo aprueben. De este modo, eliminará la posibilidad de que se produzcan malentendidos o errores de comunicación y se asegurará de contar con su aprobación y apoyo.
- Incluso el mejor plan de proyecto sufrirá inevitablemente cambios. Cuando el plan tenga que cambiar, hay que emplear el proceso formal de control de cambios, que permite revisar adecuadamente los cambios antes de su aplicación y también documentar estos cambios en el plan.
- Si es posible, programe las tareas más arriesgadas para las fases iniciales del proyecto. En caso de que algo vaya mal, tendrá más tiempo, y posiblemente fondos, para rectificar la situación.
- Implique a los miembros del equipo en la creación del plan del proyecto. Su experiencia en diversos campos y sus aportaciones objetivas le ayudarán a planificar con mayor eficacia y también les permitirán conocer el proyecto.
- Cuando cree el calendario del proyecto, prevea un tiempo de contingencia, ya que algunas tareas tardarán inevitablemente más de lo previsto e influirán entonces negativamente en los plazos del proyecto.