Los seminarios web son presentaciones de vídeo en directo sobre un tema específico. Pueden ser una forma eficaz de que una empresa informe a su público, anuncie sus productos y genere clientes potenciales. Cuando considere la posibilidad de organizar un seminario web, piense en planificarlo con antelación para asegurarse de que merece la pena y es de alta calidad.
En este artículo, analizamos la importancia de planificar los seminarios web y enumeramos ocho pasos que le ayudarán a planificar uno para su organización.
¿Por qué es importante planificar los seminarios web?
Una organización puede presentar información de forma atractiva y útil planificando un seminario web. En lugar de limitarse a crear informes de investigación en papel, pueden realizar webinars, o seminarios basados en la web, para interactuar directamente con su público en un entorno de conferencia. Los webinars, que se celebran a través de Internet, permiten conectar a participantes de todo el mundo. Los webinars pueden ser una forma económica y cómoda de difundir información a larga distancia. Suelen incluir vídeo, visualización de imágenes y la posibilidad de acceder a otros materiales de consulta.
Los seminarios web suelen ser herramientas de marketing de contenidos B2B, que promueven productos para una empresa. Las bibliotecas, las organizaciones sin ánimo de lucro y otras organizaciones profesionales también pueden utilizarlos para educar a sus miembros sobre temas importantes. He aquí otros propósitos a los que pueden servir:
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Alcance: Las organizaciones pueden utilizar los seminarios web para llegar al público objetivo y ampliar su base de miembros o clientes.
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Formación: Los seminarios web pueden ser herramientas útiles para formar e incorporar a los nuevos empleados sobre las políticas y operaciones de una empresa.
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Educación: Los maestros y profesores pueden utilizar los seminarios web para educar a los estudiantes sobre muchos temas en todo tipo de campos.
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Conferencias del sector: Los seminarios web pueden ser una buena forma de que los profesionales del sector se conecten y discutan los avances y las nuevas técnicas en sus campos.
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Presentaciones de ventas: Los seminarios web permiten a los vendedores realizar presentaciones a distancia y de forma interactiva, lo que les ayuda a generar clientes potenciales y a establecer relaciones.
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Cómo empezar a planificar seminarios web con éxito
Pensar bien el contenido y la estructura de su seminario web puede garantizar que sea profesional y atractivo para el público. Aquí hay ocho pasos para empezar a planificar un webinar de alta calidad:
1. Determine su objetivo
Considere el objetivo de su seminario web, o lo que espera que pueda conseguir. En este paso, también puede identificar a su público objetivo creando un perfil de a quién se dirige la presentación. Estas son algunas de las razones por las que puede querer realizar un seminario web:
- Generar clientes potenciales
- Vender un producto o servicio
- Educar a la gente sobre un tema
- Aumentar el conocimiento de la marca
- Fomentar las amistades
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2. Llevar a cabo la investigación
Investigue cómo otras organizaciones han creado e implementado los seminarios web. Puede ser especialmente útil estudiar los seminarios web de las autoridades en su campo. Puede mantener conversaciones con colegas o entrevistar a profesionales del sector para conocer sus experiencias con los seminarios web. También puede recopilar los comentarios de sus miembros o clientes a través de encuestas sobre sus pensamientos y opiniones acerca de los seminarios web. Esto puede ayudarle a hacer un seminario web que sea satisfactorio para todos los implicados en su organización.
3. 9. Reunir un equipo
Forme un equipo potente para crear y poner en marcha su seminario web. Un equipo potente puede garantizar que un seminario web sea fácil de entender. Aquí están los miembros comunes de un equipo de webinar:
- Organizador: Esta persona dirige el seminario web dando la bienvenida a los participantes, presentando a los presentadores, entrevistándolos y moderando las preguntas del público. También suele desarrollar el tema del seminario web y realizar funciones administrativas y de marketing, como mantener correspondencia con otros miembros del equipo, localizar a los ponentes, comprobar que el registro funciona y promocionar el propio seminario web.
- Presentador: Muchos seminarios web cuentan con oradores invitados como parte principal de la presentación. Suelen ser expertos en la materia u otros profesionales de un campo que pronuncian discursos o dirigen actividades.
- Especialista en soporte informático: Dado que un webinar se realiza a través de Internet, resulta útil contar con un especialista en soporte informático en el equipo del webinar. Esta persona puede detectar, abordar y resolver problemas técnicos, incluidos los problemas de audio y vídeo del seminario web.
4. Cree y perfile su contenido
En este paso, puede crear el contenido de su seminario web. Esto implica desarrollar un asunto o tema central y lo que va a decir sobre él. Es posible que tenga que investigar para encontrar fuentes reputadas que pueda resumir para su público. También debe determinar la disposición de su seminario web. Asegúrese de crear un flujo lógico para la información y las actividades, de modo que el público pueda entenderlas fácilmente. Si va a presentar a un orador o a un panel de presentadores, puede decidir si ellos van a realizar un discurso o usted' va a entrevistarlos.
Estas son algunas de las diapositivas habituales que contiene un seminario web:
- 7. Ponerle título a la diapositiva: Esta diapositiva ofrece información como el título, el tema, la fecha y la hora del seminario web.
- Diapositiva de introducción: Esta diapositiva presenta a los presentadores con sus nombres completos, cargos, empresas, información de contacto y una fotografía suya.
- Tabla de contenidos: Esta diapositiva ofrece una visión general del programa del seminario web, los temas sobre los que aprenderá la audiencia.
5. Elija un programa informático
Decida qué herramienta de seminario web utilizará para realizar su presentación. Hay muchos tipos de software de conferencias web, pero puede elegir uno en función de sus necesidades y su presupuesto. Suele ser una buena idea elegir un sistema que le permita compartir su pantalla, hablar o enviar mensajes a los participantes, interactuar con el público mediante encuestas, ofrecer una línea de asistencia técnica y grabar el seminario web para que el público pueda verlo más tarde.
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6. Añadir gráficos
Los gráficos, como las imágenes y los iconos, pueden ser una buena forma de captar y mantener la atención del público. Asegúrese de que sus gráficos son sencillos y relevantes para el tema de su seminario web, de modo que puedan ayudarle a transmitir sus mensajes. También puede limitar el texto para que los lectores puedan centrarse en escuchar a los presentadores.
7. Practique
Tómese un tiempo para practicar o ensayar el seminario web con el equipo que ha reunido. Esta es una oportunidad para probar la agenda o el programa de la presentación para asegurarse de que es lo suficientemente corto, ya que normalmente los webinars duran dos horas o menos. En este paso, puede informar a los miembros del equipo y a los presentadores sobre cómo utilizar la herramienta del seminario web, comprobar que los ordenadores y otros equipos funcionan y tienen conexiones de red adecuadas, resolver cualquier problema técnico que surja, responder a las preguntas de los miembros del equipo y asegurarse de que las diapositivas de la presentación están en el orden correcto.
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8. Promocione su seminario web
Después de crear su seminario web, es una buena idea promocionarlo para que pueda tener una audiencia. Por lo general, puede comercializar una descripción de su seminario web a través de anuncios en sitios web, boletines de noticias, medios sociales e incluso tablones de eventos de la comunidad. Especifique el público objetivo y si los principiantes pueden asistir. Asegúrese de enviar la información dos o tres semanas antes del evento para que su público se acuerde de asistir. También puedes incluir recordatorios por correo electrónico para animar a la gente a participar.