Planificación diurna: Qué es y cómo utilizarla eficazmente

La gestión del tiempo es una habilidad que puede beneficiarte en cualquier función y en cualquier sector. Planificar con antelación es un componente de la gestión del tiempo que puede ayudarte a gestionar los plazos y a realizar tus tareas. La planificación del día le permite ver el día siguiente y crear un esquema general de lo que planea realizar durante ese período. En este artículo, hablaremos de la planificación diaria y de la importancia de planificar los días de forma eficaz.

¿Qué es la planificación diaria?

La planificación del día implica la creación de un plan para un día concreto, incluyendo las tareas que necesitas o quieres realizar. Muchos profesionales de éxito planifican sus días de trabajo antes de ir a la oficina o sentarse en su mesa para empezar a trabajar. Si no se planifica el día, es fácil dejarse llevar por otras tareas. Es posible que llegues al trabajo con la intención de empezar un proyecto importante pero te distraigas con la bandeja de entrada del correo electrónico. Los correos electrónicos entrantes suelen distraer a quienes no planifican su tiempo de forma eficaz. También pueden aparecer otras distracciones que dificultan la realización de las tareas.

La planificación del día puede ser diferente para cada persona que utiliza esta herramienta de gestión del tiempo. Sus tareas imprescindibles y su jornada laboral típica suelen influir en la forma de gestionar su tiempo y planificar su día de forma más eficaz. Independientemente de cómo planifique su día, lo importante es que se tome el tiempo necesario para hacerlo. Muchas personas de todas las profesiones tienen problemas para completar todas sus tareas, y a menudo tienen la sensación de que les cuesta mucho conseguir algo. Tener un esquema claro para su día le ayuda a maximizar su tiempo y completar las tareas más importantes de su lista.

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Cómo planificar el día

Si la idea de planificar su día le parece abrumadora, siga estos sencillos pasos para adelantarse a su lista de tareas y prepararse para las próximas necesidades.

1. Encontrar las herramientas adecuadas

La gestión del tiempo es más fácil cuando tienes herramientas que te ayudan a seguir tu plan y a consultarlo a menudo. En el mundo actual, donde la tecnología es tan importante, las herramientas digitales son cada vez más populares para planificar el día. Puedes tener tu plan al alcance de la mano en tu dispositivo móvil, mientras que muchas herramientas de planificación están disponibles en ordenadores, tabletas y teléfonos móviles para su accesibilidad. Para planificar tus días debes utilizar tanto un calendario como una lista de tareas. El calendario te ayudará a gestionar las fechas y citas importantes, mientras que la lista de tareas pendientes es donde puedes guardar tus tareas y proyectos.

Si prefieres una agenda física, las agendas tipo libro suelen contener calendarios y espacio para crear listas de tareas. Encontrar las herramientas adecuadas para tus necesidades puede ayudarte a simplificar tus objetivos de planificación.

2. Considere sus necesidades y su enfoque

El enfoque que adopte para planificar el día siguiente dependerá de sus necesidades. Si tienes un trabajo de ritmo rápido, puede que necesites incluir cierta flexibilidad en tu día para las tareas que surjan o los plazos que cambien. Si suele tener más tiempo para trabajar en proyectos, puede planificar su tiempo de forma más estricta.

Antes de planificar su día, anote algunas de las principales necesidades que tiene y las dificultades que puede estar experimentando por no tener un plan establecido para el día. Identificar sus puntos de dolor le ayudará a decidir mejor qué enfoque adoptar al planificar el día.

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3. Identifique sus tareas críticas

También es útil identificar las tareas críticas de cada día y determinar cómo las va a realizar. Si tiene una larga lista de tareas críticas, puede descubrir que no tiene suficientes horas en su jornada laboral para realizarlas todas. Aprender a priorizar tus tareas te ayuda a decidir cuáles son realmente críticas y cuáles pueden esperar hasta el día siguiente o más adelante en la semana.

Puede ayudarle a identificar dos o tres de las tareas de su lista que sean las más importantes para usted. Estas tareas o proyectos pueden convertirse en sus mayores prioridades, tanto si las completa durante el día como si avanza significativamente en ellas.

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4. Crear un plan diario

Crear un plan diario cada noche que describa el día que tienes por delante te ayuda a sentirte preparado para las próximas tareas. También puede ayudarle a determinar cuándo debe levantarse por la mañana para empezar a prepararse para el día.

En su plan diario, puede incluir cualquier cita en torno a la cual deba planificar su día, así como las tareas más importantes en las que deba avanzar o cumplir. Calcula cuánto tiempo te llevará cada tarea o cita para crear un plan preciso para el día que tenga en cuenta el tiempo que tienes para trabajar.

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5. Programe sus tareas más importantes

Si añades tus tareas importantes a tu agenda, puedes crear una representación visual de su nivel de prioridad. Si utiliza un calendario para planificar cada día, cree una cita para cada tarea que bloquee el tiempo que piensa dedicar a las tareas críticas. Incluya los pasos necesarios para completar la tarea como elementos pendientes en su lista. Por ejemplo, si su prioridad principal es escribir y compartir una entrada de blog, podría incluir la redacción de un primer borrador, la corrección, la incorporación de los enlaces necesarios y la publicación de la copia final como tareas individuales en su agenda.

6. Alimentar el cuerpo

Proporcione a su cuerpo el combustible que necesita para mantenerse concentrado y con energía durante todo el día. Planificar las comidas y los tentempiés y preparar los alimentos con antelación son formas útiles de asegurarse de tener opciones saludables disponibles. Si trabaja en una oficina o en otro lugar fuera de casa, considere la posibilidad de invertir en herramientas de preparación de comidas que le permitan coger una comida y llevarla, como los contenedores de comida. Tenga preparados y al alcance de la mano tentempiés saludables, como verduras y frutas precortadas, frutos secos y barritas de proteínas. Asegúrate también de beber mucha agua para mantenerte hidratado.

7. Incluya descansos en su plan

Las pausas en su lista de tareas le permiten reenfocar su energía en otra parte y liberar su mente. El cerebro humano tiene dificultades para concentrarse en una sola tarea durante más de una o dos horas seguidas, por lo que tomarse un descanso puede mejorar su productividad. Cuando planifiques tu día, incluye varias pausas en intervalos de una o dos horas. Al incluir el tiempo de descanso en tu horario, es más probable que te alejes realmente del trabajo y te centres en otra cosa durante un breve periodo.

8. Continúe refiriéndose a su plan

Después de haber creado su plan para el día, puede ser tentador dejarlo a un lado y centrarse en su trabajo. Sin embargo, puedes olvidar rápidamente tus tareas críticas o perder de vista lo que habías planeado para el día, especialmente si te distraes con los correos electrónicos de tu bandeja de entrada o con un colega que se pasa por tu mesa para charlar. Remitirse continuamente a tu plan te ayuda a mantener el rumbo y a completar las tareas que identificaste como las más importantes del día.

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