Planificación, presupuesto y previsión en 10 sencillos pasos

Tener un presupuesto y unos objetivos financieros es crucial para que cualquier empresa tenga éxito. Asignar los recursos adecuadamente entre los propietarios de la empresa, las partes interesadas y los departamentos individuales es crucial para mantener el orden financiero. La planificación del presupuesto también puede ayudar a una empresa a entender cuánto debe ganar y cuánto tiene disponible para gastar con el fin de mantenerse en buena posición financiera.

En este artículo, definimos la planificación presupuestaria, explicamos cómo crear un plan presupuestario que funcione y proporcionamos una lista de beneficios asociados al desarrollo de un plan presupuestario.

¿Qué es la planificación presupuestaria?

Las partes interesadas de la empresa pueden obtener una imagen más clara de la situación financiera de la organización y de sus futuras necesidades financieras utilizando un presupuesto para tomar decisiones empresariales estratégicas y orientar los cambios organizativos en varios departamentos. La planificación presupuestaria es el proceso de creación y mantenimiento de un presupuesto, que luego se utiliza para tomar decisiones empresariales estratégicas y orientar los cambios organizativos en varios departamentos.

El proceso de planificación presupuestaria puede incluir estos pasos:

  • Planificación: En la fase de planificación, los ejecutivos de la empresa discuten y deciden los objetivos financieros de la organización para un determinado periodo de tiempo, normalmente cinco años o menos.
  • La elaboración de presupuestos: El presupuesto incluye un plan para que los interesados se atengan al mismo, y consiste en los ingresos y gastos de una empresa, las deudas y cualquier previsión de ingresos.
  • Previsión: La parte de previsión del proceso de planificación presupuestaria consiste en utilizar los datos financieros históricos de la empresa y el estado actual del mercado para determinar cuánto dinero ganará probablemente la empresa en los próximos meses o años.

Relacionado: Cómo planificar un análisis presupuestario (con consejos)

Cómo crear un plan presupuestario eficaz

Siga estos pasos para crear un plan presupuestario que ayude a facilitar las decisiones estratégicas de la empresa:

1. 3. Programar las reuniones de elaboración del presupuesto

Es importante reservar un tiempo específico para crear el presupuesto y discutir los objetivos financieros de la empresa. Esto dará a todos los implicados en el proceso la oportunidad de comprender mejor el presupuesto y las responsabilidades que pueden tener para ajustarse a él.

Relacionado: Cómo ser eficaz en la gestión del presupuesto

2. Recopilar las finanzas pasadas

Los estados financieros de la empresa permiten ver el historial de ventas y gastos, lo que puede orientar sobre los ingresos y costes futuros. El uso de estos datos históricos puede ayudarle a crear un presupuesto realista basado en datos reales. También será más consciente de cómo ha funcionado la empresa en el pasado, y podrá identificar cómo puede mejorar en el futuro.

Relacionado: Diferentes tipos de gastos y cómo presupuestarlos

3. Formular objetivos financieros

Los objetivos financieros aportan cierta orientación al proceso presupuestario. Todos los implicados en una parte de las finanzas de la empresa pueden seguir los mismos objetivos, lo que da coherencia a la forma en que cada uno maneja su parte del presupuesto.

Durante esta parte de la planificación presupuestaria, también puede considerar el desarrollo de estrategias que ayuden a la organización a cumplir sus objetivos. Tener estos objetivos en mente ayudará a guiar el proceso presupuestario. Por ejemplo, si el objetivo de su empresa es aumentar la cantidad de dinero que los clientes gastan en su tienda en línea, puede elaborar estrategias para vender más a los clientes en determinados productos o aumentar una línea de productos concreta para atraer a un grupo de clientes objetivo.

4. Crear un presupuesto preliminar

La primera ronda de creación de un presupuesto puede incluir los comentarios de los implicados en el proceso y los datos históricos. El primer borrador de su presupuesto debe incluir todo lo que incluiría en cualquier plan presupuestario establecido, como los costes de la empresa y los ingresos actuales y previstos, para que pueda revisar el plan y hacer ajustes.

5. Revisar el presupuesto preliminar

Una vez que haya creado un presupuesto preliminar, tómese el tiempo necesario para revisarlo. Compruebe si hay incoherencias, registros financieros inexactos, datos incompletos o cualquier información confusa o engañosa.

6. 11. Revisar el presupuesto

Basándose en el proceso de revisión, haga las revisiones del presupuesto que el grupo considere oportunas. Es importante revisar el presupuesto correctamente para acabar aprobando un presupuesto completo y válido para las necesidades de la organización.

7. Aprobar el presupuesto

Todas las personas que han participado en el proceso de elaboración del presupuesto también deberían examinarlo y dar su aprobación. Contar con la aprobación de todos es crucial para asegurarse de que la empresa alcance el éxito financiero.

8. Elaborar un informe presupuestario

Sus informes presupuestarios deben incluir toda la información pertinente y detallada de las reuniones presupuestarias. Considere la posibilidad de compartir el presupuesto final y todos los informes asociados con las personas de la empresa que se beneficiarían de poder consultar los detalles del presupuesto aprobado.

9. Supervise el progreso

Es importante seguir controlando el progreso de la organización en relación con el presupuesto. Todos los participantes en el proceso presupuestario pueden compartir la responsabilidad de supervisar el cumplimiento del presupuesto por parte de la organización. Aunque haya un presupuesto definitivo, las partes interesadas deben revisarlo regularmente para asegurarse de que sigue siendo un presupuesto que la organización puede seguir.

Puede determinar que hay problemas con el seguimiento de una determinada parte del presupuesto que el responsable puede abordar y modificar si es necesario. El seguimiento regular también puede recordar a todas las partes las responsabilidades que tienen de seguir su parte particular del presupuesto y contribuir al éxito financiero de la empresa.

Para realizar un seguimiento eficaz y preciso del presupuesto, considere la posibilidad de utilizar programas informáticos de contabilidad u otras herramientas que ayuden a eliminar los errores humanos.

10. Revisar el presupuesto

Al supervisar el presupuesto, puede identificar áreas de mejora. Desarrolle un plan para revisar el presupuesto según sea necesario, de modo que pueda seguir funcionando con un presupuesto preciso que dé cuenta de todas las finanzas que entran y salen de la empresa.

Ventajas de crear un plan presupuestario

La elaboración de un presupuesto tiene muchas ventajas, entre ellas:

  • Gestión del dinero: Un plan presupuestario adecuado puede ayudar a la organización a gestionar su dinero, haciéndola más capaz de invertir en necesidades operativas adicionales o en expansiones del negocio.
  • Toma de decisiones informada: Un presupuesto ayuda a todos los responsables a tomar decisiones informadas y estratégicas que incluyen datos reales e información oportuna.
  • Asignación: Por lo general, hay algunas unidades de la empresa que requieren una cantidad de dinero determinada para funcionar, y esto puede variar según el departamento. Sin embargo, un presupuesto adecuado ayuda a una empresa a asignar adecuadamente los fondos para mantener el negocio en funcionamiento.
  • Identificación de problemas: Al crear un presupuesto, tiene la oportunidad de identificar cualquier problema actual. Por ejemplo, es posible que haya gastado más de la cuenta en una categoría y no haya dejado fondos suficientes para otra. El proceso de elaboración del presupuesto puede detectar estos casos, y usted puede prevenir cualquier problema futuro.
  • Planificación futura: Otra ventaja de un presupuesto eficaz es que puede planificar el futuro. Por ejemplo, puede darse cuenta de que la empresa puede permitirse otra pieza de maquinaria que aumentará la producción y, en última instancia, incrementará las ventas debido a la mayor disponibilidad de productos.