Planificación previa a la llamada en 5 pasos (con consejos, plantilla y ejemplo)

Un ciclo de ventas puede implicar que los profesionales mantengan múltiples conversaciones con compradores potenciales, lo que requiere una preparación denominada planificación previa a la llamada. Los equipos de ventas que desarrollan técnicas de planificación previa a la llamada pueden determinar las calificaciones de sus clientes potenciales. Con el conocimiento de la creación de un documento de prellamada, puede perfeccionar su discurso de ventas para aumentar la probabilidad de asegurar un acuerdo. En este artículo, explicamos qué es la planificación previa a la llamada y cómo planificarla correctamente, junto con una plantilla y un ejemplo que puede utilizar como referencia.

Lo que debe saber sobre la planificación de una llamada de ventas

¿Qué es la planificación previa a la llamada?

La planificación previa a la llamada es un proceso en el que los profesionales de las ventas desarrollan un enfoque global para interactuar con un posible comprador antes de establecer el contacto. Tiene lugar principalmente en las transacciones entre empresas, que implican que una empresa ofrezca un producto o servicio y anime a la otra a realizar una inversión.

Los equipos de ventas llevan a cabo una planificación previa a la llamada para obtener más información sobre el comprador e idear una estrategia para mantener su interés. El proceso puede tener lugar al principio del proceso de compra, cuando la empresa genera un cliente potencial, o hacia el final del proceso, cuando los representantes negocian los precios y acaban cerrando el trato.

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¿Por qué es importante la planificación previa a la llamada?

La planificación previa a la llamada es importante porque permite al equipo de ventas determinar sus objetivos para la conversación con el comprador y cómo alcanzarlos. La preparación puede producir beneficios como:

  • Aumento de la confianza: Los profesionales de las ventas que tienen confianza en su estrategia pueden facilitar una conversación significativa con el posible comprador, lo que puede permitirles causar una primera impresión positiva. La confianza también puede ayudarles a describir sus servicios con mayor claridad.
  • Comunicación eficaz: Con la planificación previa a la llamada, el equipo puede elaborar estrategias sobre los temas que les gustaría tratar durante la llamada, lo que les permite asegurarse de que el comprador sale de la conversación con todas sus preguntas resueltas.
  • Adaptación a la conversación: La investigación también puede ayudar a los empleados de ventas a responder a preguntas inesperadas. Aunque no tengan una respuesta preparada, pueden conocer mucha información sobre el comprador, lo que les ayuda a formar una respuesta eficaz en ese momento.

Cómo planificar adecuadamente las llamadas previas

Siga estos pasos para crear una estrategia para su primera conversación con un posible comprador:

1. Recopilar información sobre el posible comprador

El primer paso para desarrollar el plan de prellamada es investigar al cliente potencial y el sector, lo que puede ayudarte a decidir qué producto o servicio les beneficiaría más. Reúna detalles sobre su actividad empresarial reciente, como las inversiones que ha realizado anteriormente y las relaciones profesionales que ha mantenido con otras empresas. Estos son tres métodos que puedes utilizar para conocer al posible comprador:

  • Sitio web de la empresa: El sitio web puede contener la declaración de la misión del líder, que le muestra los ideales que valora y la calidad que espera. También puede tener acceso a la cartera de productos de la empresa líder, que ofrece una visión de su trabajo, y los nombres y credenciales de los empleados. Considere la posibilidad de utilizar el sitio web para obtener más información sobre el representante con el que hablará durante la llamada.
  • Páginas de medios sociales: Examinar el contenido que los responsables de las redes sociales del líder publican en las plataformas online. Por ejemplo, las empresas suelen publicar sus logros, como el reconocimiento de los medios de comunicación o los eventos exitosos. Presta atención a la forma en que la empresa se relaciona con su público objetivo.
  • Entradas del blog: Las publicaciones del blog son piezas de contenido más largas que proporcionan información sobre el funcionamiento de la empresa líder. Revisa los temas de sus publicaciones para determinar qué puede buscar la empresa en un discurso de ventas. Incorpora tus conclusiones en tu estrategia previa a la llamada.

2. Investigue a los competidores del comprador

Con la información sobre las empresas de la competencia, puede conocer los retos que ha experimentado el comprador y presentar un producto que le ayude a superar a sus competidores. Estas son las preguntas que puede hacerse al investigar a la competencia:

  • ¿Cuántos competidores directos tiene el comprador potencial?
  • ¿Cuántos competidores indirectos tiene el comprador potencial?
  • ¿Qué herramientas tienen los competidores que los distinguen del comprador potencial?

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3. Cree un objetivo para la llamada

Contemple lo que quiere conseguir durante su llamada con el comprador potencial. Tener un objetivo claro puede permitirle facilitar una conversación impactante que se ajuste a sus intereses y a los del comprador.

Por ejemplo, si se encuentra en las fases preliminares del proceso de venta, su objetivo podría ser confirmar el interés del cliente potencial en su empresa, lo que significa que tiene previsto ofrecer una descripción general de sus productos. Si ya has avanzado con el cliente potencial, tu objetivo puede ser persuadirle para que invierta en tu empresa, lo que significa que le ofreces detalles más específicos sobre tu producto y por qué sería beneficioso.

4. Escriba una lista de preguntas

Para calibrar el interés y guiar la conversación, prepara una lista de preguntas para hacer al posible comprador. Tus preguntas pueden confirmar las valoraciones que has hecho sobre la empresa durante tu investigación, y puedes obtener nuevos conocimientos sobre las intenciones del comprador. Puede ser útil crear preguntas abiertas, que pueden animar al representante a profundizar en sus indagaciones y abarcar más temas.

5. Anticipe las objeciones a su propuesta

Utilizando los resultados de su investigación, piense en las preocupaciones que puede tener el cliente potencial sobre la compra de su producto. Supongamos que el comprador ha consultado el sitio web de su empresa antes de la llamada. Canaliza su perspectiva e imagina qué interpretaciones puede hacer tras conocer más información sobre tus servicios. Por ejemplo, tal vez les preocupen los precios de sus productos, o no estén familiarizados con las empresas con las que usted se ha asociado en el pasado.

Una vez que haya anticipado sus objeciones, prepare cómo va a reconocerlas durante la llamada. Puede ser útil ser transparente sobre el problema y seguir con una solución positiva, lo que puede aliviar al comprador y mostrar que valoras su opinión.

Consejos para elaborar un plan de precontratación

Para obtener directrices adicionales sobre la elaboración de un plan previo a la llamada, tenga en cuenta estos consejos:

Establezca una relación con el representante de los clientes potenciales

Mientras investiga al posible comprador, considere la posibilidad de encontrar información sobre el representante que le acompañará en su llamada. Busque puntos en común entre usted y el profesional y menciónelos una vez que comience la reunión. La creación de una relación puede hacer que la conversación progrese de forma más fluida y que sea memorable, lo que es importante para ayudarle a superar a sus competidores.

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Deja espacio para la espontaneidad

Si bien es esencial una preparación minuciosa, también es importante evitar prepararse demasiado para la presentación. Tenga en cuenta cómo ensaya sus respuestas y la lista de preguntas que crea. Dejar espacio para la espontaneidad puede permitir que la conversación se desarrolle de forma más natural, y el representante puede percibir su tono como más auténtico que el guionizado e impersonal.

Además, recuerde que la conversación requiere la participación activa de ambas partes. El comprador puede tener una lista de preguntas para hacerle a usted también, lo que puede impulsar la conversación en una dirección diferente. Puede ser beneficioso estar preparado para seguir sus ideas y la orientación del comprador.

Mantenga sus recursos cerca

Considere la posibilidad de recopilar su investigación en un informe conciso que pueda consultar durante la llamada. También puede disponer de un documento que recoja información clave sobre sus productos. Antes de marcar el número del representante, asegúrese de comprobar que entiende completamente sus materiales de referencia. Por ejemplo, si quiere vender un producto tecnológico, puede obtener aclaraciones sobre el funcionamiento del producto, que el cliente potencial puede estar interesado en conocer.

Seguimiento después de la llamada

Prepara un correo electrónico para enviárselo al representante después de conversar con él. Puede resumir los puntos clave de la conversación y concertar una reunión en persona para hacer su propuesta de venta. Recuerde también agradecer al representante su tiempo.

Plantilla para la planificación previa a la llamada

Utilice la siguiente plantilla para elaborar un documento de planificación previa a la llamada para su equipo de ventas:

Nombre del comprador
[Representante's nombre], [Cargo]
[Nombre de la empresa]

Objetivo de la convocatoria [Escriba su objetivo para la llamada e indique la fase del proceso de compra].

Posibles objeciones

  • [Enumere las preocupaciones que puede tener el comprador al invertir en su empresa].

Preguntas clave

  • [Haga una lista de las preguntas esenciales que quiere hacer al comprador antes de que termine la llamada].

Preguntas clave que puede hacer el comprador

  • [Enumere las preguntas que el comprador puede hacerle antes de que termine la llamada].

Ejemplo de planificación previa a la llamada

Consulte la siguiente plantilla para crear su plan de preventa para su conversación con un comprador:

Nombre del comprador Jenny Gosling, Jefa de Ventas
Suministros de oficina de Greenwood

*Objetivo de la convocatoria La Sra. Gosling ya ha expresado su interés en invertir en nuestra suscripción de seguridad informática. Nuestro objetivo es lanzar nuestra suscripción premium, que creemos que es la mejor para Greenwood Office Supply.*

Posibles objeciones

  • El precio de nuestra suscripción premium es superior a las inversiones similares que Greenwood Office Supply ha realizado en el pasado.
  • La suscripción premium cubriría las bases de datos en un solo lugar. El comprador tendría que adquirir suscripciones adicionales para sus otras sedes.

Preguntas clave

  • Háblame de las medidas de seguridad que tienes actualmente en tus bases de datos en la tienda.
  • ¿Cree que sus clientes confían en su seguridad para crear cuentas en sus sitios web e introducir información sensible?
  • ¿Qué objetivos futuros tiene para su negocio?

Preguntas clave que puede hacer el comprador

  • ¿Por qué cree que la suscripción premium sería más beneficiosa para nuestro negocio?
  • ¿Por qué debería Greenwood Office supply invertir en sus suscripciones de seguridad en lugar de otras empresas similares?

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