Crear un evento es un proceso que requiere mucho tiempo y mucha organización. Las listas de comprobación pueden ayudarle a organizar su tiempo, hacer un seguimiento de su progreso y organizar la información pertinente. La importancia de incluir las cosas correctas en una lista de verificación para la planificación de un evento, cómo crear una y por qué es importante, puede ayudarle a lograr el éxito en la planificación de un evento.
En este artículo, analizamos por qué son útiles las listas de comprobación, las tareas de planificación más comunes que debe incluir y las diferentes formas de utilizar la lista de comprobación para que pueda crear listas de comprobación útiles cuando planifique eventos.
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¿Por qué utilizar una lista de control para planificar un evento?
La creación de una lista de comprobación puede ayudarle a mantener el rumbo de todas las obligaciones, tareas y responsabilidades que conlleva la planificación de un evento. Tanto si se trata de organizar a los proveedores, como de encontrar el lugar adecuado o enviar las invitaciones, completarlas todas a tiempo y dentro del presupuesto suele ser fundamental para el éxito del evento.
Puedes utilizar las listas de comprobación para organizar la información de forma que te ayude a entender lo que tienes que hacer, cuándo tienes que hacerlo y cuánta ayuda puedes necesitar. También le ayudarán a estimar la parte del presupuesto que pueden necesitar los distintos aspectos de su preparación. Las listas de comprobación también facilitan el seguimiento de los avances a medida que se va completando cada tarea, de modo que se pueda ver qué más tienen que hacer usted y su equipo.
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Usos de una lista de control para la planificación de eventos
Las listas de verificación para la planificación de eventos son herramientas de planificación útiles que puede utilizar de varias maneras importantes. Algunas formas de utilizar una lista de verificación para la planificación de eventos son
Seguimiento del progreso
Si consulta constantemente su lista de control, podrá determinar el progreso de su equipo en cada paso del proceso. Tachar las tareas completadas le ayuda a entender cuánto trabajo queda antes del día del evento. También puedes priorizar las tareas de tu lista para completar primero las más importantes, o programar el tiempo para las que pueden llevar más tiempo.
Seguimiento de su presupuesto
Como su lista de comprobación contiene una lista de tareas, puede dejar espacio en ella para las estimaciones de costes y los costes reales de cada una. Así, la lista se convierte en un documento útil para hacer un seguimiento de la cantidad de presupuesto que le queda, del dinero que ahorra para cada tarea y de la cantidad que necesita para completar las tareas restantes.
Organizar y ordenar
Si anotas los resultados específicos de cada tarea, como los proveedores contratados o los conferenciantes concertados, puedes consultarlo cuando organices los contratos, las horas de llegada, los pagos y otras tareas necesarias. También puede utilizarlo para anotar la finalización de estas tareas más pequeñas a medida que organiza cada una de ellas.
Programación del tiempo
Cuando sepas qué tareas tienes que completar, como la búsqueda de entretenimiento, podrás programar tu tiempo para centrarte en tareas específicas y determinar cuándo piensas hacer cada una.
Recordar información importante
Dado que la planificación de un evento implica muchas tareas y mucha información, las listas de control son un documento útil para recordar los detalles específicos del evento. Al seguir constantemente su progreso en la lista de comprobación, ésta se convierte en una referencia para los horarios del evento, quiénes son los proveedores, qué debe proporcionar a los animadores y cualquier otra información importante que deba anotarse para garantizar el éxito del evento.
Cómo crear una lista de control de planificación de eventos y qué incluir
Aunque no existe una única lista de comprobación para planificar un evento, hay varios elementos comunes que suelen requerir las listas de comprobación para la planificación de eventos. Algunas de las tareas que deben incluirse al crear una lista de comprobación básica para un evento son:
1. Establecer los objetivos de su evento
El primer paso que debe dar a la hora de planificar un evento es comprender el objetivo de este acto específico. Algunos eventos celebran una persona o un logro notable. Algunos, como las conferencias y los seminarios, son informativos. Algunos eventos pueden pretender promocionar un nuevo producto o servicio entre clientes potenciales. Cualquiera que sea el objetivo de su evento, establece el tema y el tono para el evento y le ayuda a entender qué elementos específicos debe planificar para incluir durante el mismo.
2. Cómo calcular la lista de invitados
Comprender el público al que va dirigido su evento, incluidas las personas concretas a las que ha invitado, le ayuda a determinar aspectos de la planificación como el tamaño del local, el presupuesto y el catering. También le ayuda a prepararse para enviar las invitaciones y organizar el viaje y el alojamiento, si es necesario.
3. Anotar cuándo y dónde tiene lugar su evento
Antes de crear las invitaciones o de buscar lugares de celebración, es importante incluir la fecha y la hora concretas del evento y la ubicación general en la que debe tener lugar, como la ciudad o la región del organizador del evento.
4. Crear el presupuesto
Uno de los datos más importantes que debe incluir en su lista es el presupuesto del evento. Tenerlo en su lista le ayuda a recordar cuánto dinero puede gastar en cada uno de los aspectos de su evento.
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5. Encontrar su lugar de reunión
Una vez que disponga de suficiente información, podrá determinar el tipo de local que necesita e investigar las posibles ubicaciones. Disponer de un lugar de celebración determinado le ayudará a conocer el espacio del que dispone para los asientos, los servicios de restauración, los voluntarios y otros requisitos específicos del evento que pueda necesitar organizar.
6. Diseñar el aspecto del evento
Cuando se planifica un evento, es importante averiguar cómo utilizar mejor el espacio del local para diseñar el evento según las especificaciones y necesidades de la organización. La decoración, la colocación de las mesas del catering y las zonas de atención, como el escenario o el podio, son aspectos que se pueden utilizar para crear un espacio para el evento que resulte útil para los oradores o presentadores y acogedor y reconfortante para el público.
7. Organizar la comida y las bebidas
Si su evento incluye comida y bebida, considere la posibilidad de buscar empresas de catering locales que la proporcionen a los invitados. Si la organización para la que se celebra el evento desea que se sirvan bebidas alcohólicas, podría necesitar una licencia de las autoridades locales. La lista de invitados, el tema del evento y el espacio del lugar de celebración pueden ayudarte a determinar qué tipo de comida se va a servir y de cuánto espacio dispones para la misma.
8. Planificar el entretenimiento
Tanto si su evento tiene oradores y presentadores predeterminados como si se trata de un artista aún no decidido, calcular el entretenimiento específico puede ayudar a publicitar el evento y a organizar su viaje y hotel. También es útil para ponerse en contacto con los agentes de contratación y crear los contratos necesarios. El tipo de espectáculo también puede ayudarle a determinar qué tipo de área de enfoque necesita el espacio del local para la actuación específica prevista.
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9. Invitar a los invitados o anunciar el evento
Una vez resuelta la mayor parte de la información sobre el evento, es posible que tenga suficiente información para invitar a los invitados al evento o anunciarlo a su público objetivo. En el caso de la publicidad, es posible que tenga que buscar un profesional de la publicidad para que le ayude si la organización que organiza el evento no le proporciona uno.
También es útil determinar las invitaciones o la publicidad que se necesita, ya que podría ser necesario organizar la impresión de los materiales o los diseñadores de un sitio web y corregir estos materiales antes de enviarlos.
10. Determinar los proveedores, trabajadores y voluntarios necesarios
Si tu evento cuenta con oradores, artistas u otros espectáculos, es posible que necesites encontrar profesionales del audio, el vídeo, la electricidad y la iluminación para montar y supervisar esos aspectos. Los voluntarios también son habituales en los eventos y pueden ayudar a preparar el espacio, gestionar la seguridad de los invitados, servir comida y agua y ayudar en otras tareas necesarias para que el evento sea un éxito. Determinar estas necesidades puede ayudarle a determinar a quién debe contratar y cuántos voluntarios necesita.
11. Establecer el calendario de eventos
Si su evento incluye más de un presentador o varios segmentos importantes, resulta útil determinar cuánto tiempo necesita cada uno y organizar el orden de los eventos. De este modo, podrá proporcionar a los invitados información sobre el programa y preparar cada acto según sea necesario.
12. Preparar el día del evento
Una vez que haya organizado todo lo que necesita para el evento, considere la posibilidad de programar suficiente tiempo antes del evento para prepararlo. Esto podría incluir tiempo para decorar el espacio, colocar los asientos y otros muebles y reunirse con personas importantes, como los artistas o los ejecutivos de la organización, para garantizar el éxito del evento.
13. Enumerar las responsabilidades del día de la obra
Es útil anotar en la lista de comprobación las responsabilidades que tiene el día del evento, como la supervisión de los proveedores y la organización de los animadores. Esto puede ayudarle a entender lo que tiene que hacer y a determinar si necesita alguna ayuda durante el evento.
14. Anotar cualquier tarea posterior al evento
La organización que organiza el evento puede tener necesidades específicas después del mismo, como el envío de notas de agradecimiento a los ponentes o informes sobre las ventas y las reacciones de los invitados. Incluir esto en su lista de control le ayuda a recordar que debe realizar estas tareas de servicio al cliente para la organización y construir una relación positiva con ellos.