4 tipos de plantillas de correo electrónico interno

Las empresas suelen crear plantillas de correo electrónico que los empleados pueden utilizar para comunicarse con sus colegas y directivos. Estas plantillas permiten construir un mensaje claro y conciso que se puede enviar más rápidamente en comparación con si se creara un correo electrónico desde cero. Aprender a crear una plantilla de correo electrónico interno puede ayudarte a mejorar la comunicación entre los empleados de tu organización. En este artículo, hablaremos de lo que es una plantilla de correo electrónico interno, exploraremos cuatro tipos diferentes, explicaremos cómo puede crear una y proporcionaremos ejemplos de plantillas de correo electrónico interno para usar como guía.

Correos electrónicos empresariales (con plantillas y ejemplos)

¿Qué es una plantilla de correo electrónico interno?

Una plantilla de correo electrónico interno es un esquema que se puede utilizar para elaborar un mensaje rápido para los compañeros de trabajo, los directivos o cualquier otra persona con la que tenga que comunicarse dentro de su organización. Es común que una empresa tenga varios tipos de plantillas que los empleados pueden utilizar dependiendo de la intención de su comunicación. Normalmente, las plantillas tienen un diseño que contiene encabezados y marcadores de posición que permiten rellenar varios tipos de contenido. El objetivo principal de estas plantillas es ayudarte a elaborar correos electrónicos de forma eficiente.

Relacionado: Las mejores plantillas de correo electrónico para el trabajo (y cómo crear una)

Por qué una empresa debe tener plantillas de correo electrónico interno

Estos son algunos de los beneficios que una empresa puede obtener al utilizar plantillas de correo electrónico interno:

  • Compromiso del personal: Los empleados pueden sentirse más obligados a comprometerse con sus compañeros de trabajo si pueden utilizar una plantilla que les resulte fácil de enviar.
  • Flexibilidad: Normalmente, los archivos que son más pequeños y menos compactos son más fáciles de descargar, por lo que puede crear una plantilla que' s fácil de descargar para el personal en un mayor número de dispositivos, como un dispositivo móvil o una computadora de escritorio, haciendo una plantilla que permite la información breve.
  • Comunicación más rápida: Disponer de una plantilla de correo electrónico interno permite una comunicación más rápida, ya que los individuos pueden elegir la plantilla en función de sus necesidades de mensajería y luego rellenar la información pertinente.

Relacionado: Cómo escribir seguimientos por correo electrónico (con plantilla y ejemplo)

Tipos de plantillas de correo electrónico

He aquí cuatro tipos diferentes de plantillas de correo electrónico que puede utilizar una empresa:

Plantilla de correo electrónico del boletín de noticias

Una plantilla de correo electrónico de boletín informativo ayuda a los equipos de comunicación interna a compartir información con el personal sobre las actualizaciones de la empresa, el reconocimiento de los empleados, los cambios de política o los próximos eventos. En la plantilla, puede tener un lugar específico para cada tema. Por ejemplo, puedes empezar tu correo electrónico con contenido sobre el reconocimiento de los empleados, seguir con los cambios de política y terminar la carta con información sobre una próxima formación para empleados.

Relacionado: Consejos para diseñar un boletín informativo

Plantilla de correo electrónico de alerta

Los profesionales de TI o el personal de seguridad suelen utilizar una plantilla de correo electrónico de alerta para comunicar información urgente a los empleados. Es importante que esta plantilla de correo electrónico transmita información que sea fácil de entender para el personal, ya que estos mensajes suelen contener información sensible. Normalmente, estos correos electrónicos sólo contienen información relevante para la alerta, para mantener al personal centrado en la información importante. Estas son algunas de las razones por las que una empresa puede utilizar una plantilla de correo electrónico de alerta:

  • Alerta de seguridad
  • Problemas informáticos
  • Emisión de valores

Plantilla de correo electrónico del evento de la empresa

El personal puede proporcionar detalles sobre un evento de la empresa, como una formación o una conferencia, utilizando esta plantilla. Sirve para que los miembros de una empresa reciban información sobre la hora, la fecha, el objetivo y el lugar del evento. En su plantilla, deje espacio para proporcionar una breve descripción del evento y lo que los empleados pueden traer para completar el evento con éxito.

Plantilla de correo electrónico de cambio interno

Esta plantilla de correo electrónico permite a la dirección poner al día al personal sobre los cambios internos. Pueden utilizar esta plantilla para hablar de cambios organizativos, como una fusión de la empresa o un traspaso de la dirección, actualizaciones de la normativa e información sobre el plan de seguridad. Normalmente, las plantillas de correo electrónico de cambios internos contienen un título, un breve resumen de los cambios y una llamada a la acción para el personal en relación con el cambio.

Cómo hacer una plantilla de correo electrónico interno

Puede formatear la información de su carta de manera diferente, dependiendo del propósito del mensaje. Utilice estos pasos para guiarse al crear una plantilla de correo electrónico interno:

1. Incluya un asunto relevante

La línea de asunto de su plantilla debe incluir una breve información sobre el mensaje. Es útil tener una plantilla para cada línea de asunto del correo electrónico interno. Intente incluir en el asunto información clave sobre el mensaje, como el nombre de un proyecto o la fecha de un evento. Aquí tienes algunos ejemplos de plantillas de líneas de asunto de correo electrónico:

  • [Nombre de la empresa] Cambio de dirección
  • Formación en toda la empresa el [fecha] a las [hora]
  • [Nombre de la empresa] [Mes] Boletín de noticias

2. Añadir un saludo

Para abrir su correo electrónico, inserte un saludo profesional. Puede incluir el nombre de cada empleado, o puede incluir una frase como, "A quien corresponda" o "Estimado [título del trabajo]." Algunos sistemas de correo electrónico le permiten personalizar un saludo de correo electrónico a cada empleado.

3. Incluir información sobre el propósito del correo electrónico

Después del saludo, incluya de una a tres frases que indiquen el propósito del correo electrónico. Puede proporcionar un contexto sobre el correo electrónico o dar detalles sobre por qué la información en el correo electrónico es importante. Aquí tienes algunos ejemplos de cómo puedes formatear esta sección de la plantilla:

  • Me pongo en contacto con usted hoy en relación con un cambio en [departamento]. Creemos que este cambio puede ayudar a [motivo] y [razón]. Este cambio entrará en vigor el [fecha].
  • Nos complace invitarle a una conferencia de [tipo de formación] el [fecha] a [hora]. Esta conferencia tendrá lugar en [lugar]. El objetivo de esta formación es [descripción del objetivo de la formación].
  • Me dirijo a usted para alertarle de [descripción de la alerta]. Esta información es importante por [motivo].

4. Crear una llamada a la acción

Si su correo electrónico contiene información importante, puede incluir una llamada a la acción que solicite a los empleados que completen una tarea, como responder al correo electrónico o rellenar una encuesta. La creación de una llamada a la acción le ayuda a determinar si cada empleado recibió el correo electrónico. Estos son algunos ejemplos de llamada a la acción en una plantilla de correo electrónico:

  • Por favor, responda a este correo electrónico antes de [fecha] para que pueda asegurarme de que ha recibido este correo.
  • Por favor, comunique a RRHH que ha recibido este correo electrónico antes de [fecha] y [hora].
  • Al leer este correo electrónico, le rogamos que rellene la encuesta adjunta antes del [fecha].

5. Incluya detalles adicionales

Añada cualquier detalle adicional que el personal pueda necesitar en relación con el objetivo del correo electrónico. Intente incluir detalles específicos para que el personal tenga una mejor idea de cómo le afecta la información del correo electrónico. He aquí algunos ejemplos de temas que puedes incluir en esta sección:

  • Materiales que el personal puede aportar a un evento
  • Detalles sobre cómo un cambio de dirección puede afectar a un departamento
  • Cómo afectan los cambios de política al personal

6. Añadir un cierre

Para terminar su plantilla de correo electrónico, añada un cierre en el que agradezca al lector su tiempo y dé su nombre y cargo. También puedes incluir una frase que invite al personal a ponerse en contacto contigo para hacer preguntas o para obtener más información sobre el contenido del correo electrónico. Aquí tienes algunos ejemplos de cómo puedes formatear tu cierre:

  • Gracias por su tiempo en la revisión de este correo electrónico. Por favor, póngase en contacto conmigo si tiene más preguntas sobre el contenido de este mensaje.
  • Si tiene preguntas sobre [información], póngase en contacto conmigo. Gracias por su tiempo al revisar este correo electrónico.
  • Póngase en contacto conmigo si tiene más preguntas o para obtener más información sobre [tema]. Gracias por su tiempo.

Ejemplos de plantillas de correos electrónicos internos

He aquí algunas plantillas para diversos tipos de correos electrónicos internos:

Plantilla de correo electrónico del boletín de noticias

Esta es una plantilla de correo electrónico interno para un boletín de noticias de los empleados:

Asunto: Boletín de noticias de [nombre de la empresa] para [fecha].

Estimado [Nombre del empleado],

En este correo electrónico, proporcionamos información sobre las actualizaciones de RRHH, destacamos el rendimiento de los empleados y damos detalles sobre los próximos eventos de la empresa para el mes de [fecha].

Para empezar, nos gustaría ofrecer el reconocimiento de empleado de este mes a [Nombre del empleado] por [detalles del reconocimiento]. [Nombre del empleado] ofrece una valiosa [habilidad] y [destreza] que le ayudan a alcanzar el éxito en su puesto.

Recientemente, hemos realizado cambios en relación con [tema]. Los cambios implican [descripción del cambio] y entrarán en vigor el [fecha].

Por último, nos gustaría incluir información sobre un próximo evento relacionado con [tema]. El objetivo de este evento es [descripción del objetivo] y tendrá lugar el [fecha] a [hora del evento].

Por favor, póngase en contacto conmigo si tiene alguna pregunta sobre el contenido de este correo electrónico. Gracias por su tiempo y esperamos que tenga un buen mes.

Atentamente,
[Nombre completo]
[Título del puesto]

Plantilla de correo electrónico de alerta

Aquí tienes una plantilla de correo electrónico interno para un correo de alerta:

Asunto: [Nombre de la empresa's] Preocupación por la seguridad en el lugar de trabajo en relación con [Tema]

Estimado [Nombre del funcionario],

Me pongo en contacto con usted para alertarle sobre [tema]. Es importante que tome nota de esta alerta para que pueda [motivo].

Para que pueda asegurarme de que ha recibido este correo electrónico a tiempo, le ruego que responda antes de [fecha].

Esta alerta puede afectar a su departamento debido a [razón]. Si tiene alguna pregunta sobre esta alerta o si necesita ayuda, responda a este correo electrónico. Gracias por su tiempo.

Sinceramente,
[Nombre completo]
[Título del trabajo]

Plantilla de correo electrónico para eventos de empresa

Esta es una plantilla de correo electrónico interno para anunciar un evento de la empresa:

Asunto: Evento de [nombre de la empresa] en [fecha] en [lugar]

Estimado [miembro del personal's nombre],

Nos gustaría invitarle a asistir a [Nombre del evento]. El evento tendrá lugar el [fecha] a las [hora]. El evento se celebrará en [lugar]. El objetivo de este evento es [breve descripción del objetivo del evento].

Por favor, responda a este correo electrónico antes de [fecha] para que pueda reservarle una plaza en el evento.

Es importante tener en cuenta que la asistencia a este evento es [obligatoria/no obligatoria] para los empleados. Si piensa asistir, por favor traiga [descripción de los materiales].

Si tiene preguntas o desea más información sobre el evento, póngase en contacto conmigo. Gracias por su tiempo.

Un saludo,
[Nombre completo]
[Título del puesto]

Plantilla de correo electrónico de cambio interno

Esta es una plantilla para un correo electrónico de cambio interno:

Asunto: [Nombre de la empresa&apos] Actualización sobre [Tema]

Estimado [Nombre del funcionario],

Me pongo en contacto con usted hoy para ponerle al día sobre un cambio reciente en [descripción del cambio]. El propósito de este cambio es [breve descripción del propósito]. Este cambio entrará en vigor el [fecha].

Al revisar este correo electrónico, por favor responda dentro de [fecha] para que pueda asegurar que recibió este correo electrónico de manera oportuna.

Creemos que este cambio tendrá un impacto positivo en su departamento debido a [razón] y [motivo].

Gracias por revisar este correo electrónico, y por favor, póngase en contacto conmigo si tiene preguntas sobre este cambio.

Sinceramente,
[Nombre completo]
[Título del trabajo]

Te recomendamos

10 técnicas eficaces de gestión de proyectos

16 Consejos para organizar el correo electrónico en el lugar de trabajo

Entender la tasa de baudios frente a la tasa de bits: Una comparación básica

7 Ejemplos de hipótesis que se pueden utilizar en el trabajo

FAQ: ¿QUÉ SON LOS SILOS DE INFORMACIÓN Y CÓMO SOLUCIONARLOS? ¿Qué son los silos de información y cómo solucionarlos?

Cómo preparar una reunión individual con tu personal