Cómo documentar los procesos en el lugar de trabajo (con plantilla)

Los procesos deben seguirse para garantizar el buen funcionamiento de una empresa. La documentación de los procesos ayuda a todos los miembros del equipo a entender el proceso completo, especificando las responsabilidades individuales de cada persona. Si aprende a documentar los procesos, podrá ahorrar dinero y mejorar sus procesos empresariales actuales.

En este artículo, definimos la documentación de procesos, discutimos por qué es importante, explicamos cómo documentar los procesos y proporcionamos una plantilla de documentación de procesos para usar como guía.

¿Qué es la documentación de los procesos?

Los pasos del proceso se describen en detalle en la documentación del proceso. Proporciona información sobre cómo ejecutar un proceso de principio a fin. La documentación es continua y tiene lugar a medida que se completa la tarea. Los siguientes documentos de apoyo pueden incluirse en la documentación del proceso:

  • Estudios de caso
  • Listas de comprobación
  • Formularios
  • Políticas
  • Mapas de procesos
  • Capturas de pantalla
  • Tutoriales

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¿Por qué es importante la documentación de los procesos?

La documentación de los procesos es una herramienta importante para guiar a los empleados y ayudarles a tener una comprensión universal del proceso de un proyecto. También ayuda a los miembros del equipo a saber quién trabaja en cada tarea. Algunas de las ventajas de utilizar la documentación de procesos son

  • Identificación de ineficiencias y cuellos de botella en el proceso
  • Implementación de cambios
  • Ayudar a formar a los empleados y mejorar su incorporación
  • Mitiga los riesgos y reduce los errores
  • Reducir costes y gastos innecesarios
  • Preservar la información vital
  • Aumentar la productividad de los empleados

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¿Quién desempeña un papel activo en la documentación de los procesos?

Hay tres funciones principales en la documentación de los procesos. Algunas empresas cuentan con una persona que desempeña las tres funciones. El primer papel es el propietario del proceso, que define el objetivo general y los medios de medición del proyecto. También supervisa el proceso y propone mejoras basadas en el rendimiento del mismo.

Una segunda función que interviene en la documentación de los procesos es la del custodio de la documentación, que actualiza todos los registros y los carga en un sistema de archivo actualizado. El custodio de la documentación se asegura de que estos documentos sean accesibles para su inspección. Por último, el redactor técnico escribe y edita los documentos del proceso. Su trabajo consiste en asegurarse de que transmiten las ideas en un lenguaje sencillo y preparan ayudas visuales de apoyo, como gráficos y diagramas.

Cómo documentar los procesos

Siga estos pasos cuando documente los procesos de su empresa:

1. Identificar el proceso

Cuando documente los procesos de su empresa, empiece por decidir qué proceso quiere documentar. Escriba el nombre del proceso y por qué beneficia a su organización. Incluya también una breve descripción del proceso.

2. Definir el alcance

A continuación, defina el alcance de su proceso, o todas las actividades que se incluyen en el proceso. Esto también incluye las actividades que hay que dejar fuera del proceso. Tener un alcance ayuda a garantizar que todos los miembros del equipo sepan lo que hay que completar.

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3. Establecer límites y medidas del proceso

Determine la fecha de inicio y fin del proyecto para establecer los límites del proceso. Para encontrar la hora de inicio, considere qué puede iniciar el proyecto. Puede determinar la hora de finalización estableciendo las medidas a alcanzar.

4. Averiguar las salidas y entradas del proceso

Las salidas del proceso, o el producto que se obtiene del proceso, le ayudan a determinar lo que puede conseguir la tarea. También hay que tener en cuenta las entradas del proceso, o los recursos necesarios para realizar cada paso. Por ejemplo, es posible que necesite alquilar un local para celebrar una conferencia para su empresa.

5. Organice los pasos del proceso

En una sesión de brainstorming, piensa en los pasos necesarios para llevar a cabo tu proceso. A continuación, ordene los pasos de forma secuencial para que su equipo sepa qué hay que hacer primero. Puede ser útil escribir inicialmente estos pasos en notas adhesivas y luego colocarlos en el orden correcto. Estos pasos crean un flujo de proceso a seguir.

6. Describa a los miembros del equipo implicados

Asigne funciones a sus actividades. En lugar de utilizar nombres, incluya el cargo de la persona y la función que desempeña en el proyecto. Cada paso debe enumerar quién lo va a completar.

7. Visualizar el proceso

Considere la posibilidad de visualizar el proceso mediante un diagrama de proceso o un diagrama de flujo. Esto puede ayudar a mejorar la legibilidad de la documentación del proceso. Estas herramientas muestran los pasos en un formato visualmente atractivo.

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8. Considera las excepciones al flujo normal del proceso

Mientras planifica su proceso, tenga en cuenta algunas excepciones que pueden hacer que su equipo dé pasos diferentes a los indicados. Aquí también puede enumerar los posibles riesgos a los que puede enfrentarse su empresa durante el proyecto. Explique qué medidas tomaría su organización para hacer frente a estos cambios.

9. Revisar y probar el proceso

Una vez terminada la documentación del proceso, reúnase con su equipo para revisar el proceso y obtener la aprobación de todos los miembros. Compruebe si hay algún paso que haya pasado por alto. Puede probar el proceso para ver si es eficaz.

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Plantilla de documentación de procesos

Aquí' hay una plantilla de documentación del proceso que le servirá de guía:

Nombre del proceso
[Nombre del proceso]

Objetivo
[Describa por qué está completando la documentación del proceso en una frase].

Alcance [Explique qué actividades incluye y no incluye el proceso].

Límites y medidas del proceso
[Esboza el calendario de tu proyecto y la medida que piensas utilizar para determinar su finalización].

Entradas de procesos
[Describe los recursos necesarios para realizar tu proyecto].

Resultados del proceso
[Comparte el resultado final o el producto obtenido del proyecto].

Procedimientos

  1. [Paso 1], [Persona implicada]
  2. [Paso 2], [Individuo implicado]
  3. [Paso 3], [Individuo implicado]
  4. [Paso 4], [Individuo implicado]
  5. [Paso 5], [Individuo implicado]

Posibles riesgos o excepciones
[Describa los posibles riesgos o excepciones que pueda tener su empresa durante el proyecto].

Recursos relacionados
[Incluya enlaces a materiales relevantes que ayuden a apoyar el proceso]

Consejos para crear una documentación eficaz de los procesos

Tenga en cuenta este consejo cuando cree la documentación de su proceso:

  • Permitir ediciones. Dado que la documentación del proceso es un procedimiento continuo, utilice un software que permita a su equipo editar el proceso y distribuir las revisiones a todos los miembros del equipo.
  • Sea sencillo y conciso. Proporciona sólo la información necesaria para entender el proceso para que el material sea fácil de seguir.
  • Cree un acceso para todos. Cuando almacene la documentación de sus procesos, colóquela en un lugar donde todos los empleados puedan acceder a ella.