Cómo diseñar una plantilla de entrevista de salida efectiva

Se ha convertido en una práctica habitual realizar entrevistas de salida. Cuando un empleado debe marcharse por cualquier motivo, lo más probable es que visite el departamento de recursos humanos antes de marcharse.

Si trabajas en RRHH, puede que seas responsable de diseñar y administrar una plantilla de entrevista de salida.

En este artículo, explicamos cómo redactar un formulario de entrevista de salida centrado en datos procesables que su empleador puede utilizar y proporcionamos una plantilla para ayudarle a elaborar el suyo propio.

¿Qué es un modelo de entrevista de salida?

Un formulario o plantilla de entrevista de salida es una encuesta confidencial que se utiliza como último paso para un empleado cuyo tiempo en la empresa ha llegado a su fin. Los departamentos de recursos humanos realizan la entrevista de salida, y el jefe del empleado no debe estar presente.

En la entrevista de salida, debe entregar al empleado el formulario de entrevista de salida para recopilar información sobre su experiencia de trabajo en su organización. Las preguntas deben ayudar a calibrar la cultura de trabajo y la capacidad de la empresa para preparar a sus empleados para las tareas requeridas.

Cuando el empleado rellena la plantilla de la entrevista de salida con respuestas sinceras, puede ayudar a la empresa a aumentar la retención de los empleados y dar lugar a una cultura de trabajo más positiva.

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Cómo diseñar una plantilla de entrevista de salida que sirva a su empresa

Puede utilizar la misma plantilla de entrevista de salida para cualquier empleado que deje su empresa. Revise los siguientes pasos para asegurarse de que su plantilla sirve a los intereses de su organización:

1. Recopilar los datos básicos

Al principio de la plantilla de la entrevista de salida se debe pedir información básica sobre el empleado y su función en la empresa. Conocer estos detalles puede ayudarle a localizar departamentos o supervisores específicos que puedan necesitar algún desarrollo. Incluya lo siguiente en la parte superior de su formulario:

  • Nombre del empleado
  • Posición
  • Departamento
  • Supervisor o supervisores directos
  • Cantidad de tiempo en la empresa
  • Ubicación, si procede

Si su empresa tiene varias sedes, es posible que una de ellas funcione mejor que otra. Preguntar a los empleados que salen de la empresa por su ubicación le ayuda a recibir datos precisos.

2. Evaluar la experiencia de la formación y la incorporación

La formación adecuada y el acceso al equipo necesario son cruciales para el desarrollo de empleados seguros y competentes. Evaluar el proceso de formación y de incorporación es vital para aumentar la productividad de los empleados actuales y futuros.

Si un empleado que se marcha informa de que sintió que la descripción de su puesto de trabajo era clara y que su formación fue impactante, la empresa está en una posición excelente para obtener altos índices de retención. Su empleador también puede utilizar los informes de frustración con la tecnología o la preparación inadecuada para el trabajo para realizar cambios impactantes a nivel organizativo.

3. Evaluar la cultura y el clima del lugar de trabajo

La cultura y el clima son factores importantes para la satisfacción general en el trabajo. Saber qué se siente al trabajar en un determinado puesto ayudará a la empresa a adaptarse y retener a los empleados. Asegúrate de hacer las siguientes preguntas para conocer bien el clima de cada departamento:

  • ¿Se ha sentido bien acogido en su equipo o departamento?
  • ¿Hubo suficientes oportunidades para hacer conexiones amistosas en el trabajo?
  • ¿Se ha sentido apoyado en su función?
  • ¿Existe una forma segura de expresar preguntas o preocupaciones?
  • ¿Te sientes feliz viniendo a trabajar cada día?

4. Pregunte por la decisión del empleado de marcharse

A veces un empleado debe dejar su puesto por circunstancias ajenas a la empresa. Tal vez su cónyuge tenga que trasladarse por un trabajo, o tal vez tenga que cuidar a un familiar enfermo. Si el motivo de la salida del empleado apunta a problemas relacionados con el trabajo, sus comentarios pueden ayudar a la empresa a realizar mejoras concretas. Las siguientes preguntas pueden ayudar a señalar una necesidad de mejora por parte de la organización:

  • ¿El motivo de su dimisión fue personal o familiar?
  • ¿Le pareció que el salario era acorde con la carga de trabajo y el cargo?
  • ¿Se sintió reconocido por sus contribuciones a la empresa?
  • ¿Se ha sentido en algún momento inseguro o incómodo en el lugar de trabajo?
  • ¿Te han contratado para un nuevo trabajo? Si es así, ¿en qué sentido esa oferta de trabajo se adapta mejor a tus necesidades?

5. Encuentre las brechas de comunicación

Si las respuestas del empleado que se va muestran que su decisión de dejar la empresa no se debe a circunstancias vitales extenuantes, lo más probable es que algo falte en el trabajo. Tal vez no se sentían desafiados, o tal vez no había suficiente sensación de seguridad en el trabajo.

Asegúrese de preguntar si alguna vez han hablado con alguien sobre estas preocupaciones. Es importante señalar si esa persona era un compañero o un superior. Si nunca expresaron sus preocupaciones, asegúrese de averiguar por qué. Saber que alguien se sintió demasiado incómodo para expresar sus preocupaciones—o que no se tomó ninguna medida cuando lo hizo—ayuda a su empleador a construir un entorno de trabajo más comunicativo para el futuro.

6. Pida opiniones personales

Asegúrate de que en el formulario de la entrevista de salida se pregunte directamente qué se puede mejorar en la empresa. Pregunte si la dirección podría haber hecho algo que hubiera animado al empleado a quedarse. También es importante preguntar si esa persona consideraría trabajar para la organización en el futuro. Si los empleados que abandonan la empresa informan regularmente de que no considerarían la posibilidad de volver—incluso en circunstancias diferentes—puede que sea necesario un cambio fundamental.

7. Pedir honestidad

El feedback sólo es útil si es honesto. Si el empleado saliente se siente presionado para reflejar sólo lo positivo en sus respuestas, la entrevista de salida no ayudará al crecimiento general de la organización. Por esta razón, es importante transmitir ciertos puntos al empleado antes de que complete el formulario de la entrevista de salida. Por ejemplo, debería:

  • Describa el propósito del formulario.
  • Expresar la necesidad de honestidad por encima de los cumplidos inmerecidos.
  • Explique que los comentarios son anónimos y confidenciales y que los nombres no serán compartidos.

Es fundamental informar al empleado saliente sobre la cadena de comunicación. Explique que los comentarios que le ofrezcan estarán organizados por un programa informático que recopila los datos de todos los empleados salientes en un plazo determinado.

Asegure al empleado que su nombre no se divulgará y que la información se entregará a los supervisores en forma de gráficos y estadísticas al final del mes o del trimestre. Este detalle fomentará una evaluación honesta.

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Ejemplo de plantilla de entrevista de salida

Si está tratando de diseñar una plantilla de entrevista de salida para su organización, utilice el ejemplo siguiente como guía:

Formulario confidencial de opinión sobre la salida de los empleados

Información básica
Nombre del empleado:
Posición:
Departamento:
Supervisor o supervisores directos:
Cantidad de tiempo en la empresa:
Ubicación de la oficina:

Preparación
Ayúdenos a comprender en qué medida se sintió preparado para realizar las tareas asignadas con competencia. Revise las siguientes preguntas y califique su experiencia en una escala de 1 a 10, siendo 10 el nivel más alto:

  1. ¿La descripción del puesto de trabajo que ha recibido es completa y relevante para su función?
  2. ¿La formación en la que ha participado le ha servido para entender sus funciones y cómo cumplirlas?
  3. ¿Fueron suficientes los cursos de formación y los recursos que recibió para prepararse para su función?
  4. ¿Ha habido alguien que le haya servido de recurso o guía en su trayectoria profesional?
  5. ¿Sientes que tienes todas las herramientas y equipos necesarios para hacer tu trabajo?

Cultura y comunidad
Las siguientes son respuestas de SÍ o NO. Siéntase libre de elaborar para ayudarnos a entender mejor su experiencia.

  1. ¿Te has sentido bien acogido en tu equipo o departamento?
  2. ¿Hubo suficientes oportunidades para hacer conexiones amistosas en el trabajo?
  3. ¿Se ha sentido apoyado en su función?
  4. ¿Existe una forma segura de expresar preguntas o preocupaciones?
  5. ¿Te sientes feliz viniendo a trabajar cada día?
  6. ¿Te pareció que tu salario era acorde con la carga de trabajo y el cargo?
  7. ¿Se sintió reconocido por sus contribuciones a la empresa?
  8. ¿Se sintió en algún momento inseguro o incómodo en el lugar de trabajo?

Motivo de la salida
Parte 1: ¿Qué le llevó a dejar la empresa? Por favor, marque todo lo que corresponda.
______ Falta de conexión
______ Las tareas de trabajo eran inmanejables
______ Las tareas de trabajo no fueron un reto
______ Relación con el supervisor
______ Falta de equilibrio entre el trabajo y la vida privada
______ Duración de los desplazamientos
______ Salario insuficiente
______ Falta de promoción o ascenso
______ Oferta de trabajo en otro lugar
______ Relación con un compañero o miembro del equipo
______ Traslado por razones no relacionadas con el trabajo
______ Motivos personales

Parte 2: Lea las siguientes preguntas y responda con el mayor detalle posible.

  1. ¿Cuál es el motivo por el que dejas esta función?
  2. Si tenías inquietudes sobre esta función, ¿las comunicaste alguna vez a un compañero, a Recursos Humanos o a un supervisor? Si es así, ¿con quién habló y cuál fue el resultado de esa comunicación?
  3. ¿Hay algo que nuestra empresa podría haber hecho para evitar su marcha?
  4. ¿Estaría dispuesto a volver a trabajar para nuestra empresa en algún momento del futuro?