Una plantilla de flujo de trabajo de contenidos bien diseñada puede reducir el tiempo que se tarda en producir contenidos y ayudarle a establecer objetivos. Ya sea que esté planificando, escribiendo, editando o publicando contenido, puede ser beneficioso. Cada empleado conoce sus obligaciones y fechas de entrega mediante una plantilla de flujo de trabajo de contenidos.
En este artículo, exploramos el uso y la importancia de una plantilla de flujo de trabajo de contenido y discutimos cómo crear una plantilla de flujo de trabajo de contenido para su lugar de trabajo.
¿Qué es una plantilla de flujo de trabajo de contenidos?
Una plantilla de flujo de trabajo de contenidos es una pauta de proyecto que define las funciones y tareas del equipo. El proceso de producción de contenidos se denomina flujo de trabajo. Incluye los miembros del equipo, los pasos, las herramientas y los recursos utilizados para crear contenidos.
Puedes utilizar una plantilla de flujo de trabajo de contenidos para todo tipo de contenidos, incluidos los blogs, las publicaciones en las redes sociales, los boletines informativos y el contenido del sitio web. En la mayoría de los lugares de trabajo, un gestor de proyectos asigna cada tarea a las diferentes etapas del flujo de trabajo. También identifican las áreas de mejora para mejorar la eficiencia o actualizan el calendario del proyecto, según sea necesario.
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¿Por qué es importante una plantilla de flujo de trabajo de contenidos?
Dado que la creación de contenidos requiere muchos pasos y puede implicar a varios miembros del equipo, necesita una buena dirección para mantenerse organizado y dentro de los plazos. Una plantilla de flujo de trabajo de contenidos es importante por las siguientes razones:
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Menos ediciones: Cuando un gestor de proyectos establece directrices desde el principio, es probable que el contenido necesite menos ediciones, lo que puede acelerar el proceso de finalización.
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Predecir con precisión los plazos del proyecto: Cuando el contenido se baraja entre los compañeros de equipo o requiere múltiples revisiones, puede afectar a los plazos del proyecto. Al utilizar las asignaciones y las fechas de vencimiento en una plantilla de flujo de trabajo de contenidos, puedes predecir mejor los plazos exactos.
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Producción más rápida: Cuando existe un flujo de trabajo claro, un equipo puede producir y publicar contenidos más rápidamente. Los jefes de equipo y los editores también pueden hacer un seguimiento del progreso hacia la finalización del proyecto.
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Mayor calidad de los contenidos: Dado que los equipos pueden planificar y publicar contenidos de forma eficaz con un calendario establecido, esto les permite publicar contenidos de mayor calidad. También pueden asignar a miembros específicos del equipo con habilidades y conocimientos aplicables.
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Equipos eficientes: Disponer de un flujo de trabajo de contenidos garantiza que cada miembro del equipo conozca sus responsabilidades y el calendario de cada tarea, lo que conduce a un trabajo en equipo eficiente. También evita las duplicaciones entre los pasos de las tareas, ya que actualiza a los miembros del equipo sobre el progreso del proyecto.
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Identificar los cuellos de botella: Con una plantilla de flujo de trabajo de contenidos, un director de proyecto y su equipo pueden identificar los cuellos de botella y mejorar los recursos para superarlos. Si el trabajo se retrasa en una determinada fase, la dirección puede asignar más ayuda o repartir las tareas.
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Modelo de flujo de trabajo de contenidos
Aquí tiene una plantilla de contenido que combina el estado y el flujo de trabajo basado en tareas que puede utilizar para organizar su contenido:
Etapa de la estrategia** Persona responsable**Fecha de vencimiento** Aprobación*Ideación del tema
Investigación del tema[Nombre][Fecha][Firma]Establecer objetivos[Nombre][Fecha][Firma]Asignación de etapa
Asignar redactor[Nombre][Fecha][Firma]Asignar redactor[Nombre][Fecha[Firma]Etapa de publicación
Asignar editor[Nombre][Fecha][Firma]Programar la publicación[Nombre][Fecha][Firma]Etapa de análisis
Asignar analista[Nombre][Fecha][Firma]Medir el tráfico[Nombre][Fecha][Firma]Crear un informe[Nombre][Fecha][Firma]Hacer recomendaciones basadas en el análisis[Nombre][Fecha][Firma]## Cómo crear una plantilla de flujo de trabajo de contenidos
Puedes crear una plantilla de flujo de trabajo de contenido con los siguientes pasos:
1. Determine el tipo de plantilla de flujo de trabajo de contenidos que va a utilizar
En primer lugar, considere su contenido y el alcance de su proyecto. Esto puede ayudarle a determinar el tipo de plantilla de flujo de trabajo de contenidos que debe utilizar. Hay dos tipos principales a considerar:
- Basado en el estado: Una plantilla de flujo de trabajo basada en el estado se centra en el estado del contenido. Da a cada tarea un estado y mide el progreso por su movimiento a través de cada paso. Esto podría incluir cosas como un tema en progreso, borrador, edición y revisión final. También puede especificar qué estado determina cuándo una tarea está completa.
- Basado en la tarea: Una plantilla de flujo de trabajo basada en tareas combina el estado con el uso de listas de control de tareas. Suele incluir un conjunto claro de tareas, asignadas sólo después de que se hayan completado las tareas anteriores. Garantiza que cada miembro del equipo conozca su responsabilidad designada. Las plantillas basadas en tareas funcionan mejor cuando los usuarios pueden actualizar el progreso de las mismas.
Algunas plantillas de flujo de trabajo de contenidos combinan estos dos sistemas, lo que permite hacer un seguimiento tanto de las tareas como del estado de los contenidos.
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2. Identifica los fundamentos de tu proceso
Las necesidades de contenido pueden variar según la empresa y el cliente, en función de los objetivos y el tipo de contenido necesario. Antes de asignar las tareas, es útil discutir las ideas esenciales de su actual proceso de creación de contenidos. Esto podría incluir:
- Identificar el tema del contenido, el asunto o el propósito general del contenido
- Identificar los objetivos del contenido y cómo medirlos
- Determine un cronograma de cuándo se debe entregar cada parte del proyecto
- Crear una lista de escritores y editores
- Identificar una fecha de finalización del proyecto o pieza de contenido
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3. Divida el contenido en diferentes partes
Una vez que haya identificado la estructura principal de su contenido, comience su plantilla de flujo de trabajo desglosando las ideas en una línea de tiempo. Asigna a cada proyecto un:
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Etapa de la estrategia: ¿Qué esperas conseguir con el contenido? ¿De dónde sacas ideas para los contenidos?
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Asignación de etapa: ¿Quién participa en el proyecto? ¿Cuándo debe completar cada miembro del equipo su parte del proyecto?
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Etapa de publicación: ¿Cuándo se publican los contenidos? ¿Quién es el responsable de publicar el contenido?
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Etapa de análisis: ¿Con qué frecuencia y cómo se mide el éxito?
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4. Introduzca cada paso en un documento o programa compartido
Una vez que entiendas el proyecto previsto, puedes organizar cada una de las tareas y objetivos en un sistema de gestión, como un documento compartido o un sistema de gestión de contenidos. Incluye cada una de las etapas, el responsable de cada paso y la fecha de vencimiento. Añada un medio para que el responsable de la tarea apruebe el paso o señale su finalización una vez que se haya cumplido cada tarea específica.