Una reunión de inicio de proyecto puede ayudarle a planificar el proceso de producción cuando gestiona un proyecto. Tu equipo puede beneficiarse del uso de una plantilla de inicio de proyecto si sabes cómo crearla y utilizarla.
En este artículo, definimos las reuniones de inicio del proyecto, exploramos su importancia, proporcionamos pasos útiles para crear plantillas de inicio del proyecto y compartimos una plantilla de ejemplo que puede utilizar.
Guía completa para la gestión de proyectos
¿Qué es la puesta en marcha de un proyecto?
Antes de empezar a trabajar en un proyecto importante, un equipo puede participar en una serie de reuniones conocidas como inicio del proyecto. Los gestores de proyectos pueden incluir una puesta en marcha del proyecto como parte de su proceso de planificación o después. Las reuniones se celebran para asegurarse de que todos los implicados entienden cada paso de la producción, sus responsabilidades y el calendario del proyecto, así como para garantizar que están de acuerdo con el resultado previsto.
Una reunión inicial también puede poner en contacto al equipo del proyecto con partes interesadas importantes, como clientes, especialistas o financieros. Al establecer esta línea de comunicación antes de la ejecución del proyecto, los equipos pueden proporcionar actualizaciones a lo largo del proceso de producción para garantizar que su trabajo se ajusta a las expectativas de las partes interesadas. Hay dos tipos principales de lanzamientos de proyectos, entre ellos:
- Reuniones internas de lanzamiento: También denominadas reuniones de lanzamiento del equipo, en ellas participan las personas que trabajarán en el proyecto. Durante una reunión interna de lanzamiento, los miembros del equipo pueden hacer preguntas sobre el cliente y el proyecto. También pueden aprender más sobre los resultados deseados por la organización, lo que puede prepararles para satisfacer las expectativas de las partes interesadas.
- Reuniones iniciales con las partes interesadas: Esta reunión, a veces llamada «de inicio» con el cliente, ayuda a establecer el alcance del proyecto y permite a las partes interesadas solicitar ajustes en los objetivos del proyecto. En lugar de utilizar esta reunión inicial para negociar los resultados y el alcance del proyecto, los gestores de proyectos pueden discutir estos asuntos con los clientes directamente y centrarse en la construcción de una relación positiva entre el equipo y las partes interesadas durante la reunión.
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¿Por qué es importante la puesta en marcha de un proyecto?
La celebración de una reunión de inicio del proyecto garantiza que todas las partes comprendan y tengan acceso a los detalles del proyecto, las actualizaciones y los objetivos generales. También puede utilizar estas reuniones para alinear las expectativas de la empresa, el equipo y las partes interesadas. Esta alineación puede ayudar a mejorar la eficiencia y aumentar las posibilidades de éxito de un proyecto. Los kickoffs del proyecto también aportan las siguientes ventajas:
- Impulsar la productividad mediante la definición de responsabilidades, la elaboración de planes de proyecto y el establecimiento de objetivos
- Mejora de la gestión del tiempo mediante el establecimiento de calendarios y plazos del proyecto.
- Predecir los obstáculos y planificar cómo superarlos
- Desarrollar una dinámica de equipo positiva
- Crear una relación entre los equipos y las partes interesadas
- Crecimiento de las asociaciones externas basado en la transparencia
Cuándo utilizar una plantilla de inicio de proyecto
Si está organizando una reunión inicial para el próximo proyecto de su equipo, considere la posibilidad de utilizar una plantilla que le ayude a realizar las siguientes tareas:
- Presentar las partes interesadas al equipo
- Definir el papel de cada miembro del equipo en el proyecto
- Esbozar los antecedentes del proyecto
- Proporcione detalles en profundidad sobre áreas específicas de la producción
- Discute la importancia del proyecto y cómo puede beneficiar a la empresa
- Establecer el objetivo principal del proyecto, incluyendo los resultados deseados
- Definir el calendario del proyecto
- Presenta planes para supervisar el éxito durante la producción y después de la finalización
Cómo crear una plantilla de inicio de proyecto
Puede seguir los siguientes pasos para planificar una puesta en marcha del proyecto adaptada a sus objetivos:
1. Exponga su objetivo
En esta sección de la plantilla de inicio del proyecto, describa brevemente los objetivos previstos para la reunión. Estos objetivos pueden variar en función de la audiencia. Por ejemplo, puede empezar la reunión con lo siguiente:
En esta reunión, nuestro objetivo es presentar al equipo de producción, explicar sus funciones, esbozar el alcance del proyecto, establecer los objetivos del mismo y asignar las tareas relacionadas con el inicio.
2. Hacer las presentaciones
En la reunión inicial del proyecto, considere la posibilidad de realizar una actividad para romper el hielo y ayudar a los nuevos miembros del equipo a conocerse. Deje tiempo para las presentaciones formales después para confirmar los nombres de los miembros del equipo y las funciones del proyecto. Puede presentar a los clientes, patrocinadores y consultores y proporcionar un documento con la información de contacto esencial para simplificar la futura comunicación entre los miembros del equipo y las partes interesadas. Puede utilizar el siguiente ejemplo como guía para formatear la información de contacto:
Brian Tererro – director de proyectos
bterrerro@company.com
444-555-6666 extensión 777
3. Proporcionar una visión general del proyecto
Esta sección aclara los principales objetivos del proyecto, sus planes para el plan de supervisión del proyecto y el modo en que el proyecto cumple los objetivos empresariales generales. Al preparar una descripción general del proyecto, tenga en cuenta su audiencia. Por ejemplo, un grupo de miembros del equipo puede tener más preguntas sobre su metodología de gestión de proyectos. Mientras tanto, las partes interesadas pueden querer conocer más detalles de la planificación financiera, como el retorno de la inversión (ROI) previsto para el proyecto. Su sección de resumen del proyecto también puede abarcar:
- Alcance del proyecto
- Resultados esperados
- Resultados previstos
- Normas empresariales, condiciones de cumplimiento legal o reglamentos del sector relacionados con el proyecto
Relacionado con lo anterior: 7 pasos para definir el alcance de un proyecto
4. Describa el plan del proyecto
En la sección del plan del proyecto, proporcione más detalles sobre el proceso de producción. También puede explicar sus planes para supervisar el progreso, como el establecimiento de un calendario y la fijación de hitos periódicos para que los miembros del equipo puedan gestionar su tiempo de forma más eficaz. También puede incluir la siguiente información:
- El calendario del proyecto
- El presupuesto global
- Planes para reducir los gastos relacionados con el proyecto
- Expectativas de calidad y planes de garantía de calidad
- Normas de comunicación para los miembros del equipo
- Frecuencia de las futuras reuniones del proyecto
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5. Detallar los objetivos del proyecto
En esta sección de inicio, puede ampliar los objetivos principales del proyecto. Puede definir los parámetros de éxito y determinar cómo planea el equipo medir su rendimiento. Por ejemplo:
El objetivo de este proyecto es desarrollar un nuevo videojuego dirigido a un público de secundaria, que representa un nuevo mercado para la empresa. Si tiene éxito, planeamos aumentar los beneficios trimestrales y establecer una base de clientes a largo plazo en el nuevo mercado. Podemos considerar que el proyecto es un éxito si el software gana 500.000 dólares durante el próximo trimestre y la empresa adquiere al menos 300.000 nuevos seguidores en las redes sociales en el rango de edad de 12 a 14 años.
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6. Proporcione información sobre las responsabilidades
En esta sección, puedes cubrir las funciones asignadas a cada rol del proyecto. Dependiendo del tamaño de su equipo y de la complejidad del proyecto, estas funciones pueden aplicarse a un miembro individual del equipo o a un grupo. Para asegurarse de que todos los asistentes lo entienden perfectamente, puede ofrecer una explicación concisa de las responsabilidades de cada miembro del equipo. Por ejemplo:
Freida es la jefa de diseño de software. Sus principales responsabilidades durante el desarrollo del proyecto son gestionar a los diseñadores, ayudarles a solucionar los errores de programación y actuar como enlace entre el cliente y el equipo de producción. Si tiene alguna pregunta sobre el proceso de diseño, Freida es la persona adecuada con la que debe ponerse en contacto.
7. Asignar tareas
Durante esta parte de la puesta en marcha de un proyecto, se pueden asignar tareas para que los miembros del equipo las realicen antes de la siguiente reunión. Estas tareas pueden estar relacionadas con la preparación de la reunión, el mantenimiento de registros o las tareas relacionadas con el proyecto. Por ejemplo:
Lena, me gustaría que tomaras notas durante todas nuestras reuniones iniciales y que redactaras un acta detallada que podamos consultar al principio de cada reunión. James, me gustaría que tomaras nota de las actas de Lena y redactaras el orden del día de la siguiente reunión. Por favor, entrégamelo para que lo revise un día antes de la próxima reunión inicial.
8. Resumir la reunión inicial
Al final del inicio del proyecto, puede repasar brevemente los puntos importantes, recordar a los miembros del equipo las tareas asignadas y reiterar los planes de acción adicionales. Considere la posibilidad de dejar de cinco a diez minutos para preguntas antes de cerrar la reunión. Si no dispone de tiempo adicional, puede pedir a los asistentes que escriban sus preguntas y que planeen responderlas en un correo electrónico de seguimiento, en el acta de la reunión o al comienzo de la siguiente. Por ejemplo:
¿Alguien tiene alguna pregunta sobre nuestros planes de desarrollo del juego, el calendario del proyecto o nuestros resultados previstos?
9. Terminar la reunión
Para concluir la reunión, agradezca a los participantes su asistencia y facilite instrucciones para acceder a los documentos esenciales del proyecto, por ejemplo, a través de una carpeta compartida. A continuación, repita la información de contacto según sea necesario y confirme la fecha y hora de la próxima reunión. Por ejemplo:
Gracias por venir hoy. Pueden encontrar el calendario del proyecto y otros documentos que hemos discutido hoy en la carpeta del Proyecto Abril. Les he enviado a cada uno un enlace a esta carpeta por correo electrónico. Si tienen alguna otra pregunta, no duden en ponerse en contacto con Brian en bterrerro@company.com o llamarle a la extensión 777. Nos vemos el jueves a las 11:30 para nuestra próxima reunión.
Ejemplo de plantilla de inicio de proyecto
Considere la posibilidad de utilizar la plantilla que figura a continuación para crear un orden del día para las reuniones iniciales internas y de las partes interesadas:
Declaración de objetivos
- [Cumplimiento del objetivo A]
- [Cumplir el objetivo B]
- [Objetivo de la reunión C]
Presentaciones
Presente verbalmente al personal y a las partes interesadas o comparta un documento utilizando el formato siguiente:
[Nombre del miembro del equipo] – [cargo o función en el proyecto]
[Información de contacto pertinente]
[Nombre de la parte interesada] – [afiliación a la empresa] – [cargo]
[Información de contacto relevante]
Visión general del proyecto
[Proporcionar información general del proyecto mediante un párrafo corto o una lista con viñetas].
Plan de proyecto
- [Categoría: Proporcionar detalles en profundidad sobre un tema que aparece en la sección de resumen del proyecto].
6. Objetivos del proyecto
[Exponga los resultados previstos del proyecto y cómo piensa medirlos mediante un breve párrafo o una lista con viñetas].
Responsabilidades de las funciones
[Función]
- [Responsabilidad 1]
- [Responsabilidad 2]
- [Responsabilidad 3]
[Rol]
- [Responsabilidad 1]
- [Responsabilidad 2]
- [Responsabilidad 3]
Asignación de tareas
[Nombre del miembro del equipo] – [tarea 1] – [plazo, si procede]
[Nombre del miembro del equipo] – [tarea 2] – [plazo, si procede]
Resumen de la puesta en marcha
[Resume los puntos clave de la reunión en una lista con viñetas o en un párrafo corto].
Conclusión de la reunión
[Hora y fecha de la próxima reunión]
[Proporcione información sobre cómo encontrar los documentos importantes del proyecto].