Documentar los éxitos mediante una revisión de las lecciones aprendidas (con plantilla)

Puede ser difícil ser gestor de proyectos y tener la oportunidad de reflexionar, crecer y cooperar. Si quiere aumentar el éxito de su próximo proyecto, puede utilizar una plantilla de lecciones aprendidas para evaluar y hacer un seguimiento de los resultados del proyecto. El uso de una plantilla de lecciones aprendidas puede ayudar a los equipos a recopilar útiles elementos de reflexión que pueden informar sobre la forma de abordar futuros proyectos.

En este artículo, describimos qué son las lecciones aprendidas, qué es una plantilla de lecciones aprendidas, por qué debería utilizar una, cómo utilizarla y proporcionamos una plantilla para ayudarle a iniciar el proceso de forma eficaz.

Cómo entender las fases de la gestión de proyectos

¿Qué son las lecciones aprendidas?

Son los aprendizajes fundamentales que adquiere un equipo tras la realización de un trabajo. Las lecciones suelen aprenderse en tiempo real a lo largo de la gestión de un trabajo, por lo que pueden identificarse en cualquier momento. Así pues, las lecciones pueden establecerse mientras un proyecto está en marcha o después de que se haya completado, dependiendo de la magnitud del proyecto. En la mayoría de los casos, los equipos establecen las lecciones aprendidas al final de un trabajo. Para ello, pueden evaluar toda la vida de un proyecto de forma reflexiva.

Los equipos suelen determinar si un determinado evento fue un éxito o planteó un problema. A través de estos procesos, los miembros del equipo pueden aprender lecciones a través de sus propias experiencias con un proyecto y compartiendo las lecciones con sus colaboradores. A partir de aquí, al reconocer las lecciones aprendidas al evaluar el rendimiento de un proyecto, los profesionales pueden obtener una visión vital que puede provocar la aplicación de cambios productivos en previsión de futuros proyectos. Tanto los gestores de proyectos como los miembros del equipo y los líderes pueden participar en el proceso de revisión de las lecciones aprendidas para determinar los nuevos conocimientos adquiridos que informarán los procesos de flujo de trabajo para optimizar el éxito de futuros proyectos.

Las lecciones aprendidas permiten a los gestores de proyectos y a otras partes interesadas examinar eficazmente qué procesos necesitan mejorar y cuáles funcionan bien. Estas oportunidades de retroalimentación pueden marcar una diferencia significativa en la eficacia futura de los procedimientos de flujo de trabajo del proyecto. Al documentar e identificar las áreas de crecimiento, los equipos pueden seguir desarrollando sus competencias y aplicar las lecciones aprendidas en proyectos futuros o en curso y lograr resultados de alta calidad.

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¿Qué es una plantilla de lecciones aprendidas?

Una plantilla de lecciones aprendidas es un documento con formato que los equipos pueden utilizar para registrar eficazmente sus reflexiones sobre acontecimientos específicos que tuvieron lugar dentro del ciclo de vida de un proyecto. Muchos equipos utilizan las plantillas de lecciones aprendidas para agilizar sus procesos de reflexión y retroalimentación tras la finalización de un proyecto. En la mayoría de los casos, estas plantillas son útiles para organizar los elementos clave de la reflexión, como las descripciones de los eventos, el impacto de los mismos, las principales conclusiones, la forma en que esas conclusiones informarán a los proyectos futuros y las medidas que deben adoptarse para garantizar la aplicación de las conclusiones. Las plantillas de lecciones aprendidas pueden ser especialmente útiles cuando se organizan talleres de retroalimentación de proyectos.

Cuando los equipos toman la iniciativa de documentar las lecciones que aprenden a lo largo de un proyecto, las partes interesadas pueden seguir más fácilmente esa información y consultarla en el futuro. En las organizaciones en las que los talleres de retroalimentación del proyecto se han convertido en un protocolo establecido, los directores de proyecto pueden introducir la información registrada en las plantillas de lecciones aprendidas en una base de datos funcional. A partir de ahí, los gestores de proyectos pueden acceder a los datos de las lecciones, hacer un seguimiento de los elementos de acción y analizar cómo las lecciones recién aplicadas han repercutido en futuros proyectos. De este modo, las plantillas de lecciones aprendidas pueden ayudar a los equipos a supervisar mejor los proyectos, a reflexionar, a recopilar datos cuantificables y a maximizar la productividad.

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¿Por qué debería utilizar una plantilla de lecciones aprendidas?

Son muchos los beneficios significativos que los gestores de proyectos, los miembros del equipo y los líderes de la organización pueden disfrutar mediante el uso de plantillas de lecciones aprendidas para organizar sus reflexiones sobre los eventos del proyecto. He aquí algunas de las principales razones por las que debería considerar el uso de una plantilla de lecciones aprendidas al evaluar el éxito de su próximo proyecto:

  • Un proceso de reflexión puede preparar a tu equipo para el éxito. Una plantilla de lecciones aprendidas puede ayudar a su equipo a participar regularmente en procesos de reflexión. Estos procesos pueden permitir a los gestores de proyectos y a los miembros del equipo obtener información vital sobre su flujo de trabajo y el rendimiento de un proyecto específico. El análisis de los acontecimientos y resultados de un proyecto permite a las partes interesadas reconocer más eficazmente las áreas de mejora, registrar los puntos de partida y establecer elementos de acción para aplicar las lecciones en futuros proyectos. Este tipo de proceso puede aumentar la capacidad de los miembros del equipo para superar futuros obstáculos, producir un trabajo de alta calidad e identificar soluciones creativas.
  • Los comentarios pueden ayudar a tu equipo a crecer profesionalmente. Dado que las plantillas de lecciones aprendidas son documentos vivos que las partes interesadas pueden utilizar para registrar comentarios específicos para diferentes miembros del equipo y eventos, pueden servir de guía para el crecimiento profesional individual. Cuando los miembros del equipo reciben comentarios constructivos dirigidos a mejorar sus procesos de flujo de trabajo, pueden identificar más fácilmente las oportunidades de crecimiento profesional y comprender cómo dichos comentarios se correlacionan con el éxito general de un proyecto. Además, las plantillas de lecciones aprendidas permiten documentar de forma exhaustiva estos comentarios.
  • Documentar el progreso de su equipo puede ayudar a generar resultados medibles. A medida que su equipo empiece a documentar regularmente sus progresos y a evaluar su rendimiento en relación con proyectos específicos, podrá empezar a recopilar una base de datos de resultados. A partir de aquí, podrá consultar fácilmente las descripciones de los eventos, los puntos clave y los elementos de acción para hacer un seguimiento de la progresión y el crecimiento de su equipo a largo plazo. Cuando tenga acceso a una colección completa de datos, podrá analizarlos y utilizar sus conclusiones para informar sobre futuros proyectos. Esto permite un compromiso más profundo en el proceso de reflexión que puede llevar a su equipo a generar resultados cuantificables.

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Cómo utilizar una plantilla de lecciones aprendidas

El modo exacto en que usted y su equipo utilicen la plantilla de lecciones aprendidas puede variar en función del alcance del proyecto, su sector específico, el número de participantes y otros factores de la situación. Sin embargo, hay algunos pasos fundamentales que puede seguir para utilizar una plantilla de lecciones aprendidas y reflexionar sobre los acontecimientos o resultados de su próximo proyecto. A continuación, se indican ocho pasos a seguir para utilizar una plantilla de lecciones aprendidas:

1. Organiza un taller de lecciones aprendidas

Cuando utilice una plantilla de lecciones aprendidas para hacer un seguimiento de las reflexiones de su equipo tras la finalización de un proyecto, debería empezar por celebrar un taller de lecciones aprendidas. Estos talleres permiten a los equipos participar activamente y en colaboración en el proceso de reflexión y establecer un consenso general sobre los acontecimientos del proyecto. En el taller, usted y su equipo pueden trabajar juntos para registrar la información sobre los acontecimientos, su impacto, los puntos clave y los elementos de acción que informarán a los proyectos futuros.

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2. Explicar el propósito de un taller de lecciones aprendidas

Cuando inicie los talleres de lecciones aprendidas con su equipo, es una buena idea ser explícito sobre el propósito de un taller de lecciones aprendidas. Debe subrayar la importancia de participar de forma constructiva en la reflexión, la retroalimentación y la recopilación de las mejores prácticas. Es útil que los miembros del equipo reconozcan cómo estos procesos pueden influir en la eficiencia de los miembros del equipo y en el éxito general del proyecto.

3. Instruya a los asistentes al taller sobre las reglas del mismo

Cuando los miembros del equipo asisten a un taller de lecciones aprendidas, deben ser conscientes de las reglas del taller—normalmente, el objetivo de un proceso de este tipo es obtener una retroalimentación constructiva sobre los acontecimientos de un proyecto&#x2011, independientemente de los sentimientos individuales de los interesados. Por lo tanto, antes de celebrar el taller, intente establecer un conjunto de reglas estandarizadas que guíen a los asistentes al taller a navegar por el proceso de forma eficaz.

4. Permita que los asistentes registren las lecciones aprendidas de forma individual y colaborativa

Después de establecer las reglas de su taller, puede permitir que los asistentes registren las lecciones aprendidas utilizando plantillas en blanco. En la mayoría de los casos, los asistentes deben centrarse en registrar las lecciones sobre los mismos eventos predeterminados. Dependiendo del alcance de su proyecto, puede optar por permitir que los asistentes graben sus lecciones de forma individual o en colaboración.

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5. Pasar a la discusión en grupo y recabar opiniones

Después de que los asistentes hayan anotado sus lecciones aprendidas utilizando la plantilla, debes cambiar el taller por un debate de grupo en el que puedas recabar opiniones. A lo largo de este debate, intente tomar notas y registrar los comentarios—con ello, podrá obtener información sobre los acontecimientos del proyecto desde diversas perspectivas y llegar a un consenso general sobre cómo los acontecimientos influyeron en la trayectoria del proyecto&#x2014.

6. Resuma las conclusiones y establezca los puntos de acción

Al concluir el taller de lecciones aprendidas, debes intentar resumir las conclusiones de tu equipo y registrarlas utilizando una plantilla única. En esta plantilla, debe establecer las medidas que se tomarán y la forma en que se informará a su equipo sobre el próximo proyecto. Una vez rellenada esta plantilla final, puedes introducir dicha información en una base de datos más amplia que te permita hacer un seguimiento de la evolución del aprendizaje de tu equipo a lo largo del tiempo.

7. Seguir el progreso de los elementos de acción y comenzar el siguiente proyecto revisando las lecciones

A medida que su equipo avanza hacia futuros proyectos, puede hacer un seguimiento del progreso de los elementos de acción identificados en la plantilla y volver regularmente a ella para revisar las lecciones aprendidas. Hacer esto puede ayudarle a asegurarse de que las lecciones se están aplicando una vez finalizado el proceso del taller—tener un punto de referencia fácilmente accesible que reconozca los problemas anteriores puede permitirle evitarlos al abordar nuevos proyectos.

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Plantilla de lecciones aprendidas

Utilizar una plantilla para organizar tus reflexiones puede ayudarte a estandarizar fácilmente las lecciones que tu equipo aprende a lo largo del flujo de trabajo de un proyecto. Puede probar a utilizar la plantilla que aparece a continuación cuando empiece a participar en el proceso del taller de lecciones aprendidas y como punto de referencia al abordar futuros proyectos:

Fecha: [Insertar la fecha de finalización del proyecto]
Nombre del proyecto: [Insertar el título del proyecto]
Director del proyecto: [Insertar el nombre del jefe de proyecto]
Notas: [Inserte aquí cualquier información aclaratoria pertinente]

Evento de la lección #1
Estado de la lección: [Gana o problema]
Lo que pasó: [Describa el evento en detalle]
Impacto del evento: [Describa cómo afectó el suceso al proyecto en términos de progreso, flujo de trabajo, presupuesto y otros factores].
Señales de alerta: [Si el evento fue un problema, describa las señales de advertencia que su equipo observó y que podrían significar la necesidad de hacer un cambio en el futuro].
Conclusión para futuros proyectos: [Describe cómo la lección aprendida a través de este evento puede cambiar los proyectos futuros y enumera cualquier recomendación particular que tu equipo vaya a aplicar en el futuro].
Acciones: [Enumere cualquier acción relevante que su equipo vaya a realizar para garantizar la aplicación de las recomendaciones en futuros proyectos]
Propietario: [Nombre de la persona que asumirá la responsabilidad de cualquier elemento de acción]

Evento de la lección #2
Estado de la lección: [Ganar o asunto]
Lo que ha sucedido: [Describe el suceso en detalle]
Impacto del evento: [Describa el impacto del evento en el proyecto en términos de progreso, flujo de trabajo, presupuesto y otros factores].
Señales de alerta: [Si el suceso fue un problema, describa cualquier señal de advertencia que su equipo haya observado y que pueda significar la necesidad de hacer un cambio en el futuro].
Lo que hay que aprender para futuros proyectos: [Describa cómo la lección aprendida a través de este evento puede cambiar los proyectos futuros y enumere cualquier recomendación particular que su equipo vaya a aplicar en el futuro].
Elementos de acción: [Enumere las medidas pertinentes que su equipo adoptará para garantizar la aplicación de las recomendaciones en futuros proyectos].
Propietario: [Nombre de la persona que se responsabilizará de los elementos de acción].

Evento de la lección #3
Estado de la lección: [Ganancia o problema]
Lo que sucedió: [Describa el evento en detalle]
Impacto del evento: [Describa el impacto del evento en el proyecto en términos de progreso, flujo de trabajo, presupuesto y otros factores].
Señales de alerta temprana: [Si el acontecimiento fue un problema, describa las señales de advertencia que su equipo observó y que podrían significar la necesidad de hacer un cambio en el futuro].
Conclusión para futuros proyectos: [Describa cómo la lección aprendida a través de este evento puede cambiar los proyectos futuros y enumere cualquier recomendación particular que su equipo vaya a aplicar en el futuro].
Elementos de acción: [Enumere las medidas pertinentes que su equipo adoptará para garantizar la aplicación de las recomendaciones en futuros proyectos].
Propietario: [Nombre de la persona que asumirá la responsabilidad de los elementos de acción].