Plantilla del Plan de Proyecto: Definición, Tipos y Ejemplo

El uso de una plantilla de plan de proyecto puede ayudarle a trabajar de forma más eficiente y a mantener su proyecto dentro del plazo previsto. Un plan de proyecto describe la estrategia, los procesos y los recursos necesarios para terminar el proyecto a tiempo.

En este artículo, analizamos los diferentes tipos de plantillas de proyectos disponibles y cómo crear una usted mismo.

¿Qué es una plantilla de plan de proyecto?

Una plantilla de plan de proyecto establece una estructura uniforme para los planes de proyecto. Normalmente incluye listas de los componentes críticos de un proyecto, como las partes interesadas, el alcance, los plazos, los costes estimados y los canales de comunicación. El gestor del proyecto rellena los detalles en función del trabajo;

Utilizar una plantilla estándar para todos los planes de proyecto tiene muchas ventajas, entre ellas: 

  • Estandariza el proceso de gestión de proyectos. El uso de varios tipos de documentos durante un proyecto puede dificultar el acceso de los miembros del equipo a toda la información que necesitan para completar una tarea. La creación de una plantilla de proyecto para toda la empresa permite a los empleados escanear y encontrar los materiales necesarios a partir de un solo documento con facilidad 
  • Facilita una mejor comunicación. Una plantilla de proyecto resume todo el plan de acción en forma de documento estándar. La dirección y los miembros del equipo pueden identificar rápidamente si el proyecto avanza según lo previsto. Puede proporcionar información oportuna para orientar el proyecto en la dirección correcta, y puede actualizar los hitos y plazos del proyecto para reflejar un estado más realista del mismo.
  • Define las prioridades. Las plantillas de planes de proyectos ayudan a establecer prioridades específicas para cada miembro del equipo que participa en un proyecto. Sirven como documento común al que los miembros del equipo pueden remitirse para mayor claridad 

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Tipos de plantillas de proyectos

Hay cuatro tipos principales de plantillas que se pueden utilizar en función del objetivo principal del proyecto:

  • Plantilla centrada en las tareas: Esta plantilla crea una pauta para completar pequeños objetivos. Es la mejor para proyectos más cortos que sólo tienen unas pocas tareas. 
  • Plantilla centrada en el calendario: Una plantilla centrada en el calendario divide un proyecto en fases que facilitan la concentración en los hitos. La duración de las fases variará en función del tamaño del proyecto;
  • Plantilla centrada en el calendario:  Esta plantilla desarrolla fechas de finalización razonables para actividades de alto nivel en lugar de gestionar tareas individuales. Es útil en proyectos grandes en los que hay muchos pasos implicados 
  • Plantilla centrada en el diagrama de Gantt: Una plantilla de diagrama de Gantt visualiza las tareas y actividades del proyecto en forma de gráfico de barras que ilustra su estado de finalización. Un diagrama de Gantt puede mostrar el progreso por tiempo o por miembro del equipo y es útil para cualquier proyecto;

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Cómo crear una plantilla de plan de proyecto

Siga esta guía para crear una plantilla de plan de proyecto eficaz:

  1. 1. Escoger el programa adecuado : Tanto si utiliza una hoja de cálculo como otro programa de procesamiento de textos, elija una aplicación que le ayude a crear una plantilla basada en su proyecto. Todos los miembros del equipo deben poder acceder a ella fácilmente.
  2. Trazar el cronograma: Cree un cronograma tentativo basado en las tareas que planea completar. Puede ayudar a visualizar su cronograma con un diagrama de Gantt. 
  3. Clasificar las tareas con colores:  Divida las tareas en diferentes categorías. Por ejemplo, puede dividirlas por tipo, tiempo, equipo y prioridad. Utiliza diferentes colores para cada categoría.
  4. Explique el proceso con imágenes y elementos visuales: Explicar los pasos necesarios para realizar cada tarea. Utiliza ayudas visuales para explicar cada acción. Esto no sólo hace que tu plantilla sea atractiva, sino que también hace que los pasos sean más fáciles de recordar.
  5. Muestre la visión general de su plan de proyecto: Muestre un resumen visual de su plan de proyecto. Por ejemplo, puede destacar las tareas y los hitos que hay que alcanzar cada mes.
  6. Cree un informe de situación:  Diversos obstáculos pueden provocar a menudo retrasos en el proyecto. Disponer de un informe de estado en la plantilla le ayudará a comunicar fácilmente el estado del proyecto a otras partes interesadas.
  7. Identificar los procesos con un nombre: La gente puede llamar a la misma cosa con nombres diferentes. Para aportar uniformidad y evitar cualquier malentendido, considere la posibilidad de dar títulos o nombres sencillos a cada proceso o paso que se realice. Digamos que un proceso específico se denomina “limpieza del agua” Todo el mundo en la organización sabrá lo que está haciendo cuando diga que está trabajando en la etapa de “limpieza del agua” del proyecto.
  8. Ilustrar con un diagrama de flujo: El uso de diagramas de flujo es una buena manera de conectar cada parte del proyecto y demostrar el orden en el que deben moverse las cosas. Los organigramas ofrecen una representación visual sencilla incluso para el proceso más complicado.
  9. Establecer un calendario: Si un proyecto implica la realización de un evento (por ejemplo, una rueda de prensa), puede ser útil crear un calendario, para que el equipo recuerde y prepare el evento a tiempo. Considere la posibilidad de utilizar colores para organizar los eventos por tipo o fecha.
  10. Diseñe su tema: Aunque hay que centrarse más en la funcionalidad de la plantilla, también es importante darle un atractivo visual. Una plantilla atractiva y fácil de leer atrae a los lectores y aumenta la confianza del equipo.

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Ejemplo de plantilla de plan de proyecto

He aquí una sencilla plantilla de plan de proyecto:

Nombre del proyecto:

Identificación del proyecto:

Nombre del cliente:

Director de proyectos:

Fecha de inicio:

Fecha de finalización:

Días necesarios:

Miembros del equipo:

Tareas:

Diagrama de flujo:

Presupuesto:

Progreso general:

Observaciones: