Plantilla de plan de trabajo simple (con ejemplo)

Si estás preparando el lanzamiento de un nuevo producto o coordinando un proyecto a largo plazo, un plan de trabajo puede ayudarte a organizar los detalles en un solo documento. Crear un plan de trabajo por escrito le anima a pensar en lo que quiere conseguir y a dividir el proyecto en tareas más pequeñas.

En este artículo, cubrimos los tres tipos más comunes de planes de trabajo y los sencillos pasos que puedes seguir para crear un plan de trabajo eficaz para tu próximo proyecto.

¿Qué es un plan de trabajo?

Un plan de trabajo es un documento escrito diseñado para agilizar un proyecto. El propósito es crear una referencia visual de la meta, los objetivos, las tareas y los miembros del equipo que son responsables de cada área. Todos los miembros del equipo deben ser actualizados en función del progreso y el estado actual.

Si tienes un proyecto complejo, puedes crear tu propio plan de trabajo personalizado. Cuando tengas clara tu estrategia y lo que necesitas para tener éxito, una plantilla de plan de trabajo puede ahorrarte tiempo, ya que introducirás las tareas, los miembros del equipo, los objetivos y los plazos.

Un plan de trabajo incluye:

  • Establecer metas y objetivos
  • Establecer las responsabilidades del equipo
  • Cómo establecer los plazos del proyecto
  • Establecer un presupuesto

Si se estudian detenidamente estos detalles antes de comenzar un proyecto de gran envergadura, se pueden identificar las responsabilidades de los miembros del equipo, reducir las posibilidades de que se sobrepase el presupuesto y aumentar la probabilidad de alcanzar el objetivo en el plazo previsto.

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Tipos de planes de trabajo

Hay varios planes de trabajo que se pueden crear dependiendo de quién vaya a utilizar el documento. El objetivo y el tipo de proyecto pueden influir en los detalles específicos que deben incluirse. Los tipos más comunes de planes de trabajo son:

1. Plan de trabajo de los empleados

Los individuos y los grupos pequeños suelen utilizar este tipo de documento como herramienta para desarrollar y ejecutar un plan eficaz con directrices y pasos de acción para completar un proyecto. Este plan podría incluir:

  • El objetivo del proyecto
  • Un presupuesto proyectado
  • Materiales y gastos necesarios para el proyecto
  • Un calendario estimado de finalización

Por ejemplo, un equipo de marketing puede crear un plan de trabajo para una nueva campaña publicitaria. Sus objetivos pueden incluir el aumento de las ventas en un 25% y del tráfico web en un 15%. También pueden enumerar las funciones de cada miembro del equipo, como la redacción del texto publicitario, el contacto con los socios de distribución y la asignación de fechas de entrega para cada uno.

Plan de trabajo del director

Al igual que el plan de trabajo de los empleados, este documento tiene un alcance mayor del proyecto y puede incluir:

  • Beneficios que el proyecto tendría para la empresa
  • Listas detalladas de los costes y el presupuesto asociado al proyecto
  • Estadísticas que muestren cómo aumentará el negocio gracias al proyecto

Por ejemplo, el director de un departamento de marketing puede crear un plan estratégico trimestral. Las metas podrían incluir el aumento de las ventas online en un 20%, enumerando objetivos como el lanzamiento de una campaña de publicidad online y la contratación de un estratega de SEO para aumentar la visibilidad online. Puede incluir un presupuesto detallado, estadísticas e información sobre el crecimiento mensual.

Plan de trabajo del empresario

De forma similar a un plan de negocio ajustado que podría utilizar un empresario, el plan de trabajo del empresario podría centrarse en los objetivos anuales o en una propuesta de nuevo producto. Este tipo de planes de trabajo también incluirían estudios de mercado y proyecciones a largo plazo.

Por ejemplo, el propietario de una empresa de comercio electrónico podría crear un plan de trabajo que incluya metas anuales como el aumento de los beneficios netos en un 25%, con objetivos específicos sobre cómo lograrlo. Pero también podría incluir un estudio de mercado sobre las tendencias actuales del mercado y un plan para explorar nuevas oportunidades de generar ingresos.

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Cómo crear un plan de trabajo

1. Establecer metas y objetivos

El primer paso para crear un plan de trabajo es establecer metas y objetivos claros. Tus metas deben centrarse en el panorama general, y los objetivos deben ser específicos y tangibles. Por ejemplo, si va a lanzar un nuevo producto, la meta puede ser llevar a 50.000 personas al sitio web en los próximos 12 meses. Un objetivo para esa meta podría ser lanzar una nueva campaña en las redes sociales.

2. Establezca las responsabilidades del equipo

Una vez que hayas identificado los objetivos, asigna a los miembros del equipo para que impulsen esas iniciativas. Si designa a un equipo para que cumpla los objetivos individuales, asigne a un líder para que mantenga al equipo en el buen camino. Si el proyecto es grande y complejo, con muchos equipos, asigne niveles jerárquicos. En este caso, un director de proyecto podría supervisar a varios líderes de equipo, reuniéndose sólo con esos individuos y centrándose en el progreso general para mantener el proyecto en marcha según el calendario.

3. Establezca los plazos del proyecto

Los calendarios son esenciales para mantener a los miembros del equipo en la tarea y los gastos bajos. Si tiene una cantidad de tiempo establecida para lograr su objetivo, podría cambiar de estrategia más rápidamente si ve una oportunidad de utilizar un enfoque más eficaz.

Considera la posibilidad de utilizar las directrices de los objetivos SMART para crear tu plan de trabajo. SMART significa:

  • Específicas: Tus metas, objetivos y pasos de acción deben ser claros y específicos.
  • Medible: Debe ser fácil saber cuándo se ha cumplido tu objetivo.
  • Alcanzable: Sus metas y objetivos deben ser algo que su equipo pueda lograr de forma realista en el plazo designado.
  • Relevante: La meta, los objetivos y las tareas deben estar alineados con sus valores y objetivos a largo plazo.
  • En función del tiempo: Su plan debe tener una fecha de finalización realista que le permita priorizar su tiempo.

4. Establecer un presupuesto

El presupuesto debe realizarse al final de este proceso, ya que parte del plan puede incluir la obtención de presupuestos de terceros proveedores. El presupuesto debe desglosar los costes y asignar las distintas tareas a los distintos equipos. Cada vez que un equipo alcance un nuevo hito o cumpla un objetivo, podrá revisar sus gastos y determinar si el equipo está dentro del presupuesto. Si un equipo o una tarea no se ajusta al presupuesto, podrá reasignar recursos de otras áreas o determinar si los recursos financieros pueden aumentar. Un plan de trabajo detallado le permitirá ver fácilmente dónde se necesitan más fondos y dónde puede haber problemas de gasto.

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Plantilla del plan de trabajo

A continuación encontrarás una plantilla de plan de trabajo que puedes utilizar y adaptar para organizar tu próximo proyecto. Haz clic aquí para descargar esta sencilla plantilla de plan de proyecto.

Ejemplo de plan de trabajo

El siguiente es un ejemplo de plan de trabajo para la estrategia de marketing de una empresa para impulsar las ventas online:

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