Cómo desarrollar planes de contratación (con plantillas y ejemplos)

El proceso de contratación le permite cubrir las necesidades de empleados y habilidades dentro de una organización o departamento. Desarrollar un plan de reclutamiento puede ayudar a mantener estos esfuerzos enfocados y organizados. Cuando se aprende a redactar estos planes, se puede asegurar que se lleva a cabo este proceso de forma eficiente y eficaz.

En este artículo, hablamos de la planificación de la contratación y proporcionamos los pasos y una plantilla que puede utilizar para desarrollar estos planes.

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¿Qué es la planificación de la contratación?

La planificación de la contratación es el proceso de desarrollar estrategias para contratar empleados. Una organización puede necesitar contratar candidatos para cubrir las carencias de competencias de su plantilla actual o para apoyar los objetivos e iniciativas de la organización. El documento del plan de contratación describe las funciones que la organización necesita cubrir y sus requisitos, junto con los métodos que el equipo de contratación utiliza para atraer y evaluar a los candidatos.

Normalmente, los profesionales de recursos humanos (RH) se encargan del proceso de planificación de la contratación. Sin embargo, a menudo colaboran con supervisores específicos o miembros de la alta dirección para definir los planes de contratación.

Cómo escribir un plan de reclutamiento

Puede utilizar los siguientes pasos para preparar su proceso de planificación de la contratación y redactar un documento de plan de contratación:

1. Revisar los procesos de contratación de la empresa

Antes de redactar un nuevo plan de contratación, considere la posibilidad de revisar las versiones existentes y anteriores utilizadas por su organización. Esta revisión puede ayudarle a comprender qué prácticas de contratación y reclutamiento han funcionado eficazmente. También puede ayudarle a evitar el uso de procesos que no han funcionado tan bien. Cuando identifique métodos o herramientas de contratación eficaces que su organización ya utiliza, puede incorporarlos a su plan. Dar este paso puede ayudarle a ahorrar tiempo y esfuerzo adicionales, agilizando su proceso de planificación de la contratación.

2. Identifique sus necesidades de contratación

Un elemento clave de su plan de contratación es entender a quién necesita contratar. Los planes de contratación pueden variar, y puede buscar candidatos para cubrir necesidades en toda la organización o en departamentos específicos. Dependiendo del alcance de su plan de contratación, puede hablar con los directivos para conocer sus necesidades de contratación. Por ejemplo, es posible que pierdan empleados por ascensos o que necesiten apoyo adicional en un nuevo proyecto. También puede hablar con la alta dirección para saber cómo pretenden cumplir los objetivos de la organización a través del proceso de contratación, como el crecimiento de un área de negocio concreta.

3. Realizar un análisis de las carencias de competencias

También puede determinar sus necesidades de contratación identificando las carencias de competencias dentro de la organización o los departamentos. Una brecha de habilidades representa la diferencia entre las habilidades de los empleados existentes y las habilidades que se consideran necesarias para sus funciones. Puede determinar las competencias existentes en su organización manteniendo conversaciones con los directivos y los altos cargos. Es posible que estos profesionales ya tengan ideas sobre los puntos fuertes y débiles de sus empleados, junto con datos como las revisiones de rendimiento, las evaluaciones o las encuestas para respaldar sus afirmaciones.

A continuación, puede hablar de las habilidades deseadas por los líderes o de las habilidades que creen que la organización necesitará en el futuro para establecer sus prioridades. A continuación, puede elaborar planes para alcanzar esos objetivos de competencias. Puede abordar necesidades de habilidades más manejables creando y ofreciendo programas de formación a los empleados existentes. Por ejemplo, un departamento específico puede recibir formación sobre el uso de un nuevo software. Mientras tanto, las carencias de habilidades más significativas pueden requerir la contratación de nuevos empleados a través del proceso de reclutamiento, como la creación de un equipo de expertos en ciberseguridad para su departamento de TI.

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4. Revise las descripciones de los puestos de trabajo

Una vez que entienda sus necesidades de contratación y las habilidades requeridas para estos puestos, podría revisar sus descripciones de trabajo. Con este paso se asegura de proporcionar información y expectativas precisas a los candidatos que puedan ocupar estos puestos. Utilice la información obtenida de sus conversaciones sobre habilidades con los gerentes y líderes para describir los roles' requisitos. Colabore con los supervisores para determinar cualquier otro requisito de cualificación y otras preferencias que busquen en los posibles candidatos para fortalecer sus equipos. También puede considerar la posibilidad de entrevistar a los miembros de la plantilla para obtener información más detallada sobre sus funciones y responsabilidades típicas.

5. Determine las herramientas de reclutamiento necesarias

A medida que desarrolle su plan de contratación, piense en las herramientas adicionales que puede utilizar para hacer este proceso más eficiente. Puede identificar las herramientas que puede utilizar a lo largo del proceso de contratación, desde el anuncio de los puestos vacantes hasta la evaluación de los candidatos y la incorporación de los nuevos empleados.

El uso de la tecnología a menudo puede ayudarle a racionalizar sus esfuerzos y organizar sus datos de contratación. Por ejemplo, puede eliminar algunas tareas manuales incorporando un sistema de seguimiento de candidatos (ATS) y otro software. Un ATS puede ayudarle a comparar a los candidatos con la descripción del puesto de trabajo publicado, reducir el tiempo dedicado a revisar los currículos e incluso permitirle medir a los candidatos con los empleados de alto rendimiento.

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6. Establezca un presupuesto de contratación

Elaborar un presupuesto de contratación es un componente esencial del proceso de planificación. Su presupuesto variará en función de los métodos de contratación que tenga previsto utilizar. Algunos de los costes típicos asociados al proceso de contratación son:

  • La publicidad en las bolsas de trabajo o en las plataformas de los medios sociales
  • Asistencia a ferias de empleo y otros eventos de reclutamiento
  • Software y herramientas de reclutamiento
  • Comprobación y evaluación de los antecedentes de los candidatos
  • Productos de marca del empleador
  • Programas de referencia internos
  • Recruiters' salarios y beneficios
  • Gastos de viaje para la contratación

Puede revisar sus procesos y gastos de contratación anteriores para determinar su coste por contratación de referencia. Sume todos los costes internos y externos asociados a la contratación y divídalos por el número de nuevos empleados que haya contratado durante ese periodo. Conocer su coste por contratación actual puede ayudarle a elaborar su presupuesto, ya que puede decidir que puede gastar más o buscar áreas en las que pueda recortar gastos. Recuerde dejar espacio en el presupuesto para los gastos imprevistos que puedan surgir, lo que le ayudará a mantener la flexibilidad.

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7. Empezar a redactar el documento del plan de contratación

Ahora que entiende sus necesidades de contratación, puede empezar a redactar su documento de planificación. Dependiendo del alcance, su plan puede centrarse en la contratación de candidatos para un tipo de puesto o para varios. La información principal que debe incluirse en este documento es el puesto y sus requisitos esenciales. Por ejemplo, el documento describe si quiere empleados a tiempo parcial, a tiempo completo o contratados y sus salarios previstos. También puede mencionar los calendarios de contratación pertinentes o los plazos que pretende cumplir. Colabore con los directivos en este documento para asegurarse de que proporciona información relevante y precisa.

8. Identificar los candidatos' requisitos

A continuación, su documento enumerará las cualificaciones que describen los candidatos deseados para el puesto. Estos requisitos suelen incluir las habilidades definidas durante el análisis de las carencias, junto con otras cualificaciones relevantes que busca el supervisor. Por ejemplo, pueden buscar candidatos con una formación académica concreta y un nivel de experiencia en el campo. También pueden identificar los rasgos profesionales preferidos, como personas orientadas al detalle o auto-motivadas. En algunas situaciones, el puesto también puede requerir que los candidatos vivan en un lugar determinado o que puedan trasladarse.

9. Describa los métodos para cubrir los puestos

Después de identificar a sus contrataciones ideales, su documento puede enumerar las técnicas que usted o los reclutadores planean utilizar para encontrar y conectar con los candidatos. Estos métodos pueden incluir tanto métodos presenciales como online, como la asistencia a ferias de empleo o la publicación de los puestos vacantes en bolsas de trabajo online, sitios web de la empresa y plataformas de redes sociales. Otros métodos incluyen el uso de programas de recomendación de empleados o la contratación de candidatos entre sus empleados internos existentes.

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10. Esbozar métodos de evaluación de los candidatos

Una vez que se haya puesto en contacto con los posibles candidatos, el equipo de contratación y los directivos correspondientes deberán evaluarlos para determinar si son aptos para el puesto. El último componente de su documento de planificación de la contratación enumera los métodos que piensa utilizar. El proceso de contratación suele requerir una serie de entrevistas, y puede especificar los diferentes tipos, como la selección, el panel y las entrevistas en persona o virtuales. Otros pasos típicos durante esta parte del proceso son la comprobación de referencias y antecedentes. Dependiendo de la función, puede incorporar métodos de evaluación adicionales, como evaluaciones relacionadas con las habilidades, los rasgos de personalidad o las capacidades físicas.

11. Continúe supervisando su plan de contratación

Después de poner en marcha su plan de contratación, supervise estos esfuerzos y sus resultados. Incluso cuando reciba resultados positivos, puede seguir buscando formas de mejorar u optimizar su proceso de contratación. Por ejemplo, los avances tecnológicos pueden permitirle automatizar tareas que consumen mucho tiempo o racionalizar sus prácticas. Colabore con los profesionales de RRHH, el personal directivo y los altos cargos para recabar opiniones. Estas diversas perspectivas pueden ofrecer ideas que apoyen sus esfuerzos de contratación e identifiquen cambios positivos en los que no habría pensado de otro modo. Como equipo, puede seguir evaluando sus métodos de búsqueda y evaluación de candidatos para asegurarse de que proporcionan contrataciones de alta calidad.

Plantilla de planificación de la contratación

Puede utilizar la siguiente plantilla como guía para desarrollar un plan de contratación:

Plan de contratación
[Nombre de la empresa o departamento]
[Fecha]
Preparada por [Nombre], [Cargo]

Puesto a cubrir: [Título del puesto]
[Proporcione un resumen o una lista con viñetas de los puestos que tiene previsto cubrir con este plan de contratación. Cuando sea necesario, puede describir el motivo de la necesidad de contratación, como las vacantes causadas por los ascensos o la rotación de los empleados].

Objetivos del rol
[Nombre del director/departamento/organización] tiene previsto cubrir el/los puesto(s) mencionado(s) mediante la contratación de [número] empleado(s) a tiempo completo/parcial/contratado(s) antes de [fecha]. Estas nuevas contrataciones trabajarán [número] horas a la semana, con un salario aproximado de [número o tasa de pago].

Candidatos objetivo
En función de las exigencias y responsabilidades asociadas a los puestos mencionados, tenemos previsto contratar a candidatos que cumplan los siguientes requisitos:

  • [Proporcione una lista con viñetas de las habilidades, rasgos y cualificaciones que se buscan para este puesto].

Métodos de contratación
Tenemos previsto encontrar y contactar con los candidatos mediante los siguientes métodos:

  • [Proporcione una lista con viñetas de los métodos de contratación que piensa utilizar, como la asistencia a ferias de empleo o la publicación de anuncios en bolsas de trabajo].

Métodos de evaluación de los candidatos
Tenemos previsto evaluar a los posibles candidatos mediante los siguientes métodos:

  • [Proporcione una lista con viñetas de los métodos que utilizará para evaluar la idoneidad de los candidatos' para el puesto, como entrevistas, evaluaciones y comprobación de antecedentes].

Ejemplo de plan de contratación

Este ejemplo de plan de contratación utiliza la plantilla anterior. Puede utilizar este ejemplo como inspiración para redactar este tipo de documento:

Plan de contratación
Cappside & Co., Departamento de Marketing
25 de abril de 2021
Preparado por Sylvia Greenwell, directora de RRHH

Puesto a cubrir: Asistente de marketing
El departamento de marketing necesita más asistentes de marketing para apoyar el desarrollo y la producción de materiales de marketing y campañas publicitarias. El departamento pretende ampliar su equipo mientras lanza una campaña de marketing para impulsar el conocimiento local de Cappside & Co.

Objetivos del rol
El departamento de marketing tiene previsto cubrir este puesto con la contratación de dos empleados a tiempo completo antes de junio. Estas nuevas contrataciones trabajarán 40 horas a la semana, con un salario aproximado de 46.500 dólares al año.

Diríjase a los candidatos
En función de las exigencias y responsabilidades asociadas al puesto o puestos mencionados, tenemos previsto contratar a candidatos que cumplan los siguientes requisitos:

  • Gran capacidad de resolución de problemas, relaciones interpersonales y gestión del tiempo
  • Gran atención al detalle
  • Comunicación escrita y verbal eficaz
  • Experiencia en el uso de programas de edición y diseño de fotografías
  • Licenciatura en marketing o comunicación, preferiblemente

Métodos de contratación
Tenemos previsto encontrar y llegar a los candidatos mediante los siguientes métodos:

  • Publicidad de puestos de trabajo en plataformas de medios sociales y bolsas de trabajo en línea
  • Publicar una oferta de empleo en los sitios web internos y externos de la empresa
  • Asistir a la feria de empleo mensual de la comunidad's
  • Revisión de la reserva de talento existente en el sistema de seguimiento de candidatos

Métodos de evaluación de candidatos
Tenemos previsto evaluar a los posibles candidatos mediante los siguientes métodos:

  • Entrevista inicial de selección
  • Entrevista en persona
  • Entrevista con el panel
  • Comprobación de referencias profesionales
  • Comprobación de antecedentes