¿Qué es una plantilla de planificación de recursos y cómo elegir una?

La planificación de los recursos puede ayudar a una empresa a evitar retrasos y a optimizar su personal y su presupuesto. Para los gestores de proyectos que planifican proyectos a largo plazo o a gran escala, herramientas como las plantillas de planificación de recursos pueden ser cruciales. Conocer los diferentes tipos de plantillas de planificación de recursos y cuándo utilizarlas puede ayudarle a seleccionar la herramienta adecuada para su proyecto. En este artículo, analizamos por qué puede utilizar una plantilla de planificación de recursos y cómo elegir la adecuada.

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¿Qué es la planificación de recursos?

La planificación de recursos, también llamada planificación de la capacidad, es un proceso interno que permite a los gestores de proyectos estimar cómo pueden satisfacer las necesidades de un proyecto con los recursos disponibles. Implica la creación de un documento conocido como plan de recursos que incluye estimaciones de cada recurso necesario para el proyecto y los tiempos, gastos y limitaciones relacionados. El gestor del proyecto puede actualizar el plan de recursos a lo largo del proyecto para ajustarse a los cambios en la disponibilidad de recursos. El plan de recursos puede ser elaborado por un solo director de proyecto o puede ser un proceso de planificación colectivo.

Los planes de recursos pueden hacer un seguimiento de aspectos como

  • Disponibilidad del personal del equipo
  • Necesidades de mano de obra propia y contratada para un proyecto
  • Presupuesto y gasto en un proyecto
  • Necesidades de materias primas y equipos
  • Horas dedicadas a determinados proyectos
  • Oficina, taller y otras necesidades inmobiliarias
  • Habilidades del personal

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¿Qué es una plantilla de planificación de recursos?

Una plantilla de planificación de recursos es una hoja de cálculo que ofrece diferentes formas de visualizar y comprender la disponibilidad de recursos. Un gestor de proyectos introduce información sobre el proyecto en la plantilla y ésta le permite ver cómo se están gastando los recursos y cómo optimizarlos. Las distintas plantillas permiten realizar diferentes análisis, desde una perspectiva global de todo un proyecto hasta análisis detallados de los horarios y las competencias del personal. Las plantillas también pueden ofrecer gráficos y otras visualizaciones para facilitar la aplicación de la información.

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¿Cuándo se debe utilizar una plantilla de planificación de recursos?

Una plantilla de planificación de recursos puede ayudarle a gestionar un proyecto o una plantilla extensa. Puede utilizar plantillas rellenas para comunicar las necesidades internamente o para hacer presentaciones externas a ejecutivos o clientes. Una plantilla de planificación de recursos también puede ayudar en el proceso de programación a nivel corporativo para asegurarse de que el personal, los equipos y los fondos repartidos en múltiples proyectos no se agoten o trabajen en exceso.

Pros y contras de las plantillas de planificación de recursos

Las plantillas de planificación de recursos son una herramienta de gestión muy útil, pero pueden no ser adecuadas para todas las situaciones. He aquí algunos pros y contras del uso de plantillas de planificación de recursos:

Pros

Estas son las ventajas de utilizar plantillas de planificación de recursos en su proceso:

  • Expectativas de trabajo realistas: Estas plantillas pueden proporcionar una presentación realista de grandes cantidades de datos de personal y material para que puedas entender de qué es capaz tu plantilla.
  • 1. Reducir los conflictos del equipo: Cuando todos los jefes de equipo tienen acceso a los planes de recursos, pueden evitar conflictos de programación.
  • Programación más rápida: Si se programa regularmente a un determinado personal para que trabaje en diversos proyectos, las plantillas de planificación de recursos pueden ayudarle a evitar que algún empleado trabaje poco o demasiado, mostrando claramente quién tiene una carga de trabajo completa o tiempo disponible.
  • Planificar a largo plazo de forma más eficiente: Después de utilizar las plantillas en varios proyectos, puede aprender qué características de las plantillas son más útiles para su trabajo y cuáles no son necesarias. Puede guardar sus plantillas personalizadas para reutilizarlas en proyectos posteriores en lugar de modificar las plantillas originales cada vez.
  • Una gestión más precisa del personal y de los comentarios: Cuando se hace un seguimiento de los atributos del personal con las plantillas de planificación de recursos, se recogen datos específicos para entender cómo los compañeros de equipo están cumpliendo los objetivos. Esto puede ayudarle a comprender en qué aspectos el rendimiento del personal es fuerte y en cuáles puede mejorar.

Contras

Estas son algunas de las desventajas de utilizar plantillas de planificación de recursos:

  • Detallado: A veces, el nivel de detalle que ofrece una plantilla de planificación de recursos no es realista y es posible que no tenga suficiente información para rellenar cada campo o que necesite campos diferentes a los que ofrece la plantilla. El conocimiento de su programa de hoja de cálculo puede ayudarle a editar las plantillas y a resolver esto.
  • Inversión de tiempo: Si selecciona una plantilla que no es apropiada para su proyecto, puede dedicar más tiempo a rellenar la plantilla que el que se ahorra al utilizarla. Esto se puede evitar si se tiene en cuenta el alcance del proyecto antes de seleccionar las plantillas de planificación de recursos que se van a utilizar.

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Tipos de plantillas de planificación de recursos

A continuación se presentan algunos tipos comunes de plantillas de planificación de recursos y las situaciones adecuadas para utilizarlas:

Plantillas de planificación de recursos para proyectos

Estas plantillas pueden proporcionar una visión general de la mayoría de los recursos de un proyecto, incluyendo tanto el personal como los materiales. Pueden ayudarle a estimar las necesidades totales de personal y equipos para un proyecto, a ver cómo se conectan las tareas y a hacer un seguimiento del progreso en comparación con el calendario original del proyecto. Como son útiles para una gran variedad de proyectos, varían considerablemente en cuanto a detalles y complejidad. Los diagramas de Gantt, que utilizan la visualización de gráficos de barras para describir el calendario de un proyecto y un desglose básico de las tareas, están dentro de esta categoría. Puede utilizar estas plantillas para presentaciones o informes.

Plantillas de planificación de la distribución del trabajo

Estas plantillas te ayudan a visualizar y hacer un seguimiento de cada parte de un proyecto a nivel de tareas y subtareas. Pueden ayudarte a entender las partes del proyecto y ver qué tareas deben completarse antes que otras o dependen de los resultados de otras tareas. Desglosar los proyectos a este nivel puede ayudarte a asignar esas tareas en trozos más pequeños y a crear objetivos razonables. Puede utilizar estas plantillas para estimar la duración de un proyecto y ver qué etapas requieren determinado personal o materiales.

Plantillas de planificación de recursos humanos

Estas plantillas, a veces denominadas plantillas de planificación de recursos humanos, están más especializadas para proyectar y gestionar las necesidades de personal. Una plantilla de planificación de recursos humanos puede ayudarle a decidir cuándo contratar empleados adicionales, cuándo puede ser más eficiente el trabajo autónomo o por contrato, cuánto presupuestar para los costes de mano de obra de un proyecto y asegurarse de que las necesidades de personal no se solapan para diferentes proyectos dentro de la misma empresa. Puede utilizar estas plantillas para adaptar los calendarios y los plazos a medida que la plantilla fluctúa o para estimar las necesidades de mano de obra antes de que comience un proyecto.

Plantillas de planificación de recursos para equipos

Estas plantillas pueden ayudarte a entender y maximizar la carga de trabajo de tu equipo interno. Suelen ofrecer un esquema de colores para ayudarle a ver rápidamente cuánto tiempo disponible tienen los miembros del personal de un día para otro y también pueden ayudarle a ver cuándo los miembros del personal se toman vacaciones. Podría utilizar estas plantillas para ver si su equipo está sobreutilizado o infrautilizado y cuándo podría tener disponibilidad para asumir nuevos proyectos.

Plantillas de planificación de recursos de la hoja de horas

Estas plantillas le permiten a usted y a sus compañeros de equipo hacer un seguimiento del tiempo que la gente dedica a cada proyecto o tarea. Mantenerlas actualizadas le ayuda a comprender si sus costes de mano de obra previstos siguen siendo exactos y si su equipo puede cumplir los plazos.

Plantillas de planificación de recursos presupuestarios

Estas plantillas pueden ayudarte a hacer un seguimiento del aspecto financiero de un proyecto, incluidos los costes de mano de obra, los gastos de viaje, las licencias y los seguros, los recursos de oficina y las materias primas. Puedes utilizar estas plantillas para estimar cuánto costará un proyecto y hacer un seguimiento de si el gasto se ajusta al presupuesto original a lo largo de un proyecto. Esta información puede ayudarte a crear presupuestos más precisos y a facturar correctamente a los clientes.

Plantillas de planificación de las habilidades del personal

Estas plantillas te permiten analizar las habilidades que tienen los miembros del equipo para que puedas entender los puntos fuertes y débiles de tu equipo. Estas plantillas pueden utilizarse para programar a determinados miembros del equipo para que trabajen en proyectos. El nivel de análisis detallado que proporcionan puede ayudar también en las tareas de gestión y en los informes de progreso.

Consejos para seleccionar las plantillas de planificación de recursos

Aquí tienes algunas cosas que debes recordar al elegir y utilizar una plantilla:

¿Cuál es el objetivo del plan?

Saber exactamente lo que se quiere conseguir puede ayudar a elegir la plantilla adecuada. Por ejemplo, si intenta planificar una carga de trabajo uniforme para sus compañeros de equipo, puede elegir una plantilla que codifique por colores el número de horas de trabajo que cada persona tiene programadas para cada día. Si intenta programar a los miembros del equipo para un proyecto a largo plazo, puede preferir una plantilla que mida las semanas en lugar de los días y que codifique por colores el número de clientes en lugar de las horas dedicadas. Conocer su objetivo puede ayudarle a evitar rellenar la plantilla equivocada y tener que repetir esa entrada de datos.

¿Quién es el público?

Si estás presentando información sobre un proyecto a un cliente, es posible que éste no necesite todos los detalles sobre qué miembro del personal trabaja en cada tarea o dónde estará un determinado material en cada momento. Puede dar prioridad a la claridad y al atractivo estético a la hora de seleccionar una plantilla de planificación de recursos para una presentación externa. Si está trabajando en un informe interno o planificando con otros equipos de la empresa, es posible que quiera un alto nivel de detalle para que otros equipos puedan entender el uso de sus recursos.

Repita lo que funciona

Antes de comenzar el proceso de planificación de recursos, puedes preguntar a otros gestores de proyectos sobre las convenciones y requisitos de la empresa. Si otros tienen plantillas que recomiendan, podrías personalizarlas en lugar de partir de una plantilla genérica. A medida que trabaje con sus propias plantillas y las modifique, puede descubrir que utiliza procesos similares en muchos proyectos y que puede reutilizar algunas plantillas. Una colección de plantillas adaptadas a las necesidades de su organización puede ser un recurso valioso.

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