Fundamentos de la planificación previa a la llamada (con consejos y plantilla)

La preparación es un paso fundamental para realizar una llamada de ventas con éxito. Investigar al cliente o al cliente potencial y elaborar un plan para abordar la llamada puede marcar una diferencia significativa en el resultado de la conversación. Celebrar una reunión de planificación previa a la llamada antes de ponerse en contacto con un cliente potencial le permite iniciar una llamada de ventas con confianza y ser estratégico en lo que dice. En este artículo, explicamos cómo planificar una llamada de ventas y compartimos una plantilla de planificación previa a la llamada que puede utilizar para organizar sus ideas.

¿Qué es la planificación previa a la convocatoria?

La planificación previa a la llamada es el proceso de recopilación de información sobre el cliente potencial y la preparación de los principales temas de conversación durante la llamada. Puede organizar una sesión de planificación previa a la llamada con otros miembros de su equipo de ventas para colaborar en una cuenta importante, o simplemente rellenar una hoja de trabajo de planificación previa a la llamada de forma independiente para coordinar nuestras ideas. La planificación previa a la llamada le proporciona un esquema de recursos, preguntas y detalles para utilizar durante la llamada, lo que le permite centrarse en realizar la venta y comprometerse con el cliente potencial.

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Beneficios de la planificación previa a la convocatoria

Dedicar tiempo a la planificación de una llamada de ventas tiene varios beneficios:

  • Ahorrar tiempo: Cuando entiendes la información específica que quieres tratar, abordas esos temas directamente y evitas perder tiempo durante la reunión.

  • Mejorar su actitud: Estar preparado puede aumentar tu confianza y ayudarte a abordar la llamada con determinación y una actitud positiva.

  • Cómo responder a las preocupaciones: Impresione a los clientes anticipándose a sus necesidades durante la sesión de planificación previa y teniendo ya soluciones para cualquier problema potencial.

  • Apoyar la flexibilidad: Planificar e investigar una variedad de temas antes de una llamada de ventas le permite ser más flexible y discutir cualquier tema que surja.

1. Cómo llevar a cabo una sesión de planificación previa a la llamada

Para llevar a cabo una sesión de planificación previa a la llamada, siga estas pautas básicas:

1. Reunir información sobre la pista

Empieza por investigar al cliente o a la persona de referencia. Busca el nombre y el cargo exactos de la persona a la que llamas para conocer su trayectoria y su capacidad para tomar decisiones de venta. Busca sus perfiles profesionales o su sitio web para encontrar conexiones de red y determinar qué les apasiona en su carrera. Los detalles que recopiles sobre tu contacto de ventas pueden ayudarte a establecer una relación profesional y a construir relaciones comerciales a largo plazo.

Revisa las interacciones anteriores para determinar el estado del cliente potencial en tu embudo de ventas. Una llamada de ventas para un cliente potencial que nunca ha oído hablar de sus servicios requiere un enfoque diferente al de uno que ha asistido a varias demostraciones y le ha enviado un correo electrónico de consulta. Anote cualquier otro detalle que tenga sobre el cliente potencial que pueda contribuir a una conversación productiva.

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2. Investiga el campo del líder

Explora el sector del cliente potencial para saber cómo podría beneficiarse de tus servicios. Entender cómo funciona su empresa o saber cómo podrían utilizar tus productos te da una idea de los puntos de venta en los que debes hacer hincapié. Investigar durante la planificación previa a la llamada también demuestra al cliente que usted se preocupa por su éxito y que está realmente interesado en su trabajo.

3. Establezca objetivos para la convocatoria

Visualiza el resultado ideal de la llamada y utilízalo para establecer objetivos. Haz una lista de las acciones que quieres llevar a cabo y prepara una agenda. Los objetivos pueden ir desde programar una demostración hasta conseguir un acuerdo verbal para una compra.

Compartir su agenda con un líder antes de la reunión establece expectativas claras para la llamada y fomenta la gestión adecuada del tiempo. También puede utilizar su agenda de objetivos como herramienta personal para guiar sutilmente la conversación.

4. Planifique su discurso básico

Piensa en lo que quieres decir y cómo quieres decirlo. Presta especial atención a la introducción y a la conclusión de la llamada, ya que la conversación real puede ser más difícil de predecir. Tener un guión básico en mente para su introducción y cierre le permite guiar la llamada con confianza y le asegura incluir todos los detalles clave de la conversación.

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5. Desarrollar preguntas orientativas

Escriba una lista de preguntas que quiera hacer al cliente potencial durante la llamada. Intente preguntar sobre los puntos de dolor, los objetivos, las preocupaciones y las ideas para recopilar información sobre lo que quieren de la llamada de ventas. Desarrolla un amplio banco de preguntas para poder elegir las más relevantes durante la llamada en función de sus respuestas.

6. Considere múltiples escenarios

Imagine cómo respondería si un cliente tuviera objeciones a la venta en comparación con si le gustaran todas sus sugerencias. Prepare respuestas a las posibles preocupaciones que pueda tener el cliente potencial para poder tranquilizarlo inmediatamente. Aunque no puedas predecir perfectamente las respuestas de los clientes, pensar en los problemas más comunes te da el marco básico para reconducir sus preocupaciones.

7. Recoge recursos

Reúna recursos y materiales de referencia para apoyarse en su llamada. Imprima listas de testimonios, estadísticas de satisfacción de los clientes, especificaciones de los productos e información complementaria para ofrecer un valor adicional al cliente. Al preparar recursos físicos, puede evitar el estrés de memorizar la información correcta y dirigir su atención a la interacción con el cliente principal.

8. Escriba sus notas

Anote toda la información que ha preparado durante la sesión de planificación previa a la llamada y escríbala con claridad. Escribir un documento de planificación evita cualquier problema de interpretación de una escritura desordenada o taquigrafía. También te da la oportunidad de revisar tus notas de planificación y añadir otras ideas o consideraciones.

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Plantilla de planificación previa a la llamada

Aquí tienes una plantilla de hoja de trabajo que puedes utilizar para registrar información durante una sesión de planificación previa a la convocatoria:

Detalles de la reunión
Miembros de la reunión: [Lista de asistentes a la reunión de planificación]
Hora de la llamada: [Fecha y hora de la llamada]
Nombre de la cuenta: [Descripción de la cuenta o empresa del cliente].
Objetivo: [Objetivos principales de la llamada]

Detalles de la dirección
Póngase en contacto con: [Nombre de la persona a la que llama]
Función del contacto: [Cargo del contacto y su función en la operación]
Detalles clave: [Detalles importantes como las comunicaciones anteriores y las conexiones de red]
Estado del ciclo de ventas: [En qué punto del embudo de ventas se encuentra el cliente, desde el contacto inicial hasta el cierre de la operación]

Contenido de la llamada
Abridor: [Breve resumen de cómo quiere abrir la convocatoria]
Preguntas: [Lista de preguntas para hacer al cliente sobre sus necesidades y prioridades]
Posibles objeciones: [Posibles razones por las que el cliente rechazaría la venta]
Refutaciones: [Respuesta ideal a cada objeción]

Detalles del sector
La competencia: [Nombre de la principal competencia del cliente y planes para discutir con ella]
7. Tendencias: [Enumere cualquier tendencia del sector que sea relevante para la llamada de ventas]
Otros datos: [Investigación adicional del sector para respaldar su experiencia]

Recursos
Materiales: [Lista de materiales para tener a mano durante la llamada]
Soporte técnico: [Pasos a seguir si tienes dificultades técnicas]

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