Plantilla de política de trabajo a distancia (con definición y ejemplo)

Muchas empresas están transformando su plantilla para incluir opciones de trabajo parcial o totalmente a distancia. Crear una política de trabajo a distancia puede ayudar a las empresas a definir las expectativas y responsabilidades de sus empleados que trabajan a distancia. Como profesional de los recursos humanos, la elaboración de una plantilla de política de trabajo a distancia puede ayudarle a implantar rápida y eficazmente políticas de trabajo desde casa para sus empleados. En este artículo, analizamos qué es una política de trabajo a distancia y revisamos una plantilla y un ejemplo para su referencia.

16 cosas que hay que incluir en las políticas de trabajo desde casa

¿Qué es un modelo de política de trabajo a distancia?

Una plantilla de política de trabajo a distancia es un conjunto de directrices que especifica cómo su organización establece las expectativas y condiciones para los empleados a distancia. Preparar una plantilla puede ayudarle a crear o ajustar rápidamente las políticas de trabajo a distancia de su empresa. Esto puede ayudar a agilizar los plazos de creación de estas políticas de trabajo y permitir una aplicación más rápida de las mismas. Algunos elementos que debe considerar incorporar a su plantilla de política de trabajo a distancia son

  • Objetivo y alcance
  • Puestos y empleados elegibles
  • Expectativas de trabajo
  • Consideraciones legales
  • Herramientas, equipos y proveedores
  • Opciones de soporte técnico
  • Pautas para los empleados
  • Normas de seguridad y confidencialidad
  • Requisitos de viaje
  • Sueldos y salarios
  • Consecuencias

Relacionado: Cómo crear una política eficaz de trabajo desde casa

Plantilla de política de trabajo a distancia

Aquí tienes una plantilla que te ayudará a crear tu propia política de trabajo a distancia:

Propósito
Este documento describe los términos y condiciones para los empleados que trabajan desde un lugar distinto a nuestra [oficina, edificio, planta, etc.]. Todas las solicitudes de trabajo a distancia deben recibir la aprobación previa de [supervisor, gerente, Recursos Humanos, etc.]. Esta política de trabajo a distancia estará en vigor hasta [fecha de finalización establecida o revisión de la política de trabajo a distancia].

Alcance
Esta política de trabajo a distancia sólo se aplica a [empleados a tiempo completo, empleados a tiempo parcial elegibles, empleados que no están en su período de formación, etc.].

Requisitos de elegibilidad
[Nombre de la empresa] requiere que los empleados que reúnen los requisitos trabajen a distancia de forma [temporal o permanente]. Los empleados pueden trabajar [en cualquier lugar, ciudad o estado específico, deben solicitar la aprobación de la relación, etc.].
Los puestos que pueden ser objeto de acuerdos de trabajo a distancia deben cumplir los siguientes criterios:

  • [Factor de elegibilidad]
  • [Factor de elegibilidad]
  • [Factor de elegibilidad]

Los puestos que no pueden trabajar a distancia son [lista de puestos que no pueden trabajar a distancia].
Para solicitar la aprobación del trabajo a distancia, los empleados elegibles que cumplan con todos los criterios establecidos deben [resumir los pasos del proceso de aprobación].

Expectativas de trabajo
[Nombre de la empresa] espera que los empleados que trabajan a distancia lo hagan:

  • [Lista de expectativas de disponibilidad y capacidad de respuesta]
  • [Lista de expectativas de disponibilidad y capacidad de respuesta]
  • [Lista de expectativas de disponibilidad y capacidad de respuesta]

[Nombre de la empresa] espera que los miembros del equipo y los gerentes se reúnan [de forma diaria, semanal o mensual a través de reuniones virtuales, correo electrónico u otro método de comunicación].

Equipos y suministros
[Nombre de la empresa] proporcionará a los empleados remotos [lista de equipos y suministros proporcionados] que son esenciales para sus funciones de trabajo. Esperamos que los empleados utilicen el equipo y los suministros proporcionados por [nombre de la empresa] únicamente para fines empresariales.

  • [Nombre de la empresa] no se hace responsable de los gastos asociados al trabajo desde casa, incluyendo la electricidad, internet, la calefacción o el aire acondicionado.

Asistencia técnica
[Nombre de la empresa] proporciona [nivel específico de asistencia técnica]. Los empleados remotos que experimenten dificultades técnicas relacionadas con el equipo, el software u otros elementos suministrados por la empresa deben [presentar un ticket de TI, contactar con el soporte técnico, etc.].

Directrices del espacio de trabajo
Los empleados que trabajan desde casa deben mantener su espacio de trabajo libre de riesgos de seguridad. Para favorecer la salud y la seguridad de los empleados, aconsejamos que los empleados a distancia

  • [Sugerencia de salud y seguridad]
  • [Sugerencia de salud y seguridad]
  • [Sugerencia de salud y seguridad]

20. Seguridad y confidencialidad
Los empleados a distancia deben tomar las medidas y precauciones adecuadas para certificar la protección de los datos de la empresa, la información de propiedad y los activos. Los empleados deben:

  • [Requisito de seguridad y confidencialidad]
  • [Requisito de seguridad y confidencialidad]
  • [Requisitos de seguridad y confidencialidad]

Requisitos de viaje
[Nombre de la empresa] espera que ciertos empleados remotos asistan a [reuniones o eventos de la empresa] en persona. [Nombre de la empresa] reembolsará los gastos de viaje como se indica en las políticas de viaje establecidas.

Compensación
La remuneración básica de los empleados seguirá siendo la misma, independientemente de la ubicación física. Los empleados a distancia pueden optar a aumentos por méritos, ascensos o bonificaciones en función de las políticas establecidas por la empresa y de las revisiones periódicas del rendimiento.

Si un empleado se traslada durante su periodo de trabajo a distancia, las asignaciones económicas pueden cambiar para tener en cuenta [el coste de la vida local, la ubicación del empleado, etc.].

Consecuencias
El incumplimiento de los requisitos de trabajo establecidos o la incapacidad de adherirse a las políticas de la empresa mientras se trabaja a distancia puede dar lugar a [la rescisión del acuerdo de trabajo a distancia, los planes de mejora del rendimiento, el despido del empleado, etc.].

Relacionado: Beneficios de trabajar a distancia

Ejemplo de política de trabajo a distancia

Este es un ejemplo de una política de trabajo a distancia completada:

Objetivo
Este documento describe los términos y condiciones para los empleados que trabajan desde un lugar distinto a nuestro edificio de oficinas ubicado en San Francisco, CA. Todas las solicitudes de trabajo a distancia deben recibir la aprobación previa de su gerente y de Recursos Humanos. Esta política de trabajo a distancia permanecerá en vigor hasta el 1 de abril de 2022, o si las necesidades del negocio cambian.

Alcance
Esta política de trabajo a distancia sólo se aplica a los empleados a tiempo completo y a tiempo parcial que no están dentro de su período de formación establecido de 90 días.

Requisitos de elegibilidad
Smith Industries requiere que los empleados que reúnen los requisitos trabajen a distancia de forma temporal. Los empleados pueden trabajar en cualquier lugar siempre que tengan acceso a equipos y suministros para realizar sus tareas.

Las posiciones que son elegibles para los acuerdos de trabajo a distancia deben cumplir con los siguientes criterios:

  • El empleado puede completar todas las tareas establecidas de forma virtual dentro de los plazos establecidos
  • El empleado tiene acceso a Internet y al equipo necesario para realizar sus tareas

Entre los puestos que no pueden optar al trabajo a distancia se encuentran el personal de producción, el personal de mantenimiento y los técnicos informáticos.

Para solicitar la aprobación del trabajo a distancia, los empleados elegibles que cumplan con todos los criterios establecidos deben ponerse en contacto con su gerente, completar una solicitud de trabajo a distancia y presentar la solicitud a su gerente y a Recursos Humanos.

Expectativas de trabajo
Smith Industries espera que los empleados que trabajan a distancia:

  • Tener un horario de trabajo establecido
  • Estar completamente accesible entre las horas de 1 pm y 3 pm PST
  • Responder a los correos electrónicos críticos en el plazo de una hora

Smith Industries espera que los miembros del equipo y los directivos se reúnan semanalmente mediante reuniones virtuales o por correo electrónico.

Equipo y suministros
Smith industries proporcionará a los empleados remotos un ordenador portátil de la empresa, un teléfono móvil, una impresora y papel que sean esenciales para sus tareas. Esperamos que los empleados utilicen el equipo y los suministros proporcionados por Smith Industries sólo para fines comerciales.

  • Smith Industries no se hace responsable de los gastos asociados al trabajo desde casa, incluyendo electricidad, internet, calefacción o aire acondicionado.

Apoyo técnico
Smith Industries ofrece asistencia técnica durante el horario laboral normal, entre las 7 y las 16 horas. Los empleados remotos que experimenten dificultades técnicas relacionadas con el equipo, el software u otros elementos suministrados por la empresa deben presentar un ticket de TI y notificar a su gerente las dificultades técnicas.

Pautas para el espacio de trabajo
Los empleados que trabajan desde casa deben mantener su espacio de trabajo libre de riesgos de seguridad. Para apoyar la salud y la seguridad de los empleados, aconsejamos a los empleados a distancia:

  • Utilizar protectores de sobretensión para los equipos que utilizan fuentes eléctricas
  • Mantenga una vía libre en el espacio de trabajo
  • Instalar o utilizar suficiente iluminación
  • Aplicar procesos ergonómicos aprobados

11. Seguridad y confidencialidad
Los empleados remotos deben tomar las medidas y precauciones adecuadas para certificar la protección de los datos de la empresa, la información de propiedad y los activos. Los empleados deben:

  • Proteger con contraseña todo el equipo
  • Mantener la configuración de seguridad actual del portátil
  • Actualice el software de seguridad de todos los equipos
  • Absténgase de utilizar el Wi-Fi de acceso público

Requisitos de viaje
Smith Industries espera que ciertos empleados remotos asistan en persona a los eventos anuales de la empresa. Smith Industries reembolsará los gastos de viaje según las políticas de viaje establecidas.

Compensación
La compensación básica de los empleados seguirá siendo la misma, independientemente de la ubicación física. Los empleados remotos pueden optar a aumentos por méritos, ascensos o bonificaciones en función de las políticas establecidas por la empresa y de las revisiones periódicas del rendimiento.

Si un empleado se traslada durante su período de trabajo a distancia, las asignaciones financieras pueden cambiar para asignar el costo de vida local para esa ubicación.

*Relacionado: 15 consejos para trabajar a distancia *

Consecuencias
El incumplimiento de los requisitos de trabajo establecidos o la incapacidad de adherirse a las políticas de la empresa mientras se trabaja a distancia puede dar lugar a la rescisión de este acuerdo de trabajo a distancia, a la aplicación de un plan de mejora del empleado o al despido.

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