Cómo utilizar el proceso de recopilación de requisitos (con plantilla y ejemplo)

Los requisitos de un proyecto pueden ayudar a establecer un marco para las tareas y los objetivos que un equipo de proyecto debe alcanzar. Cada proyecto tiene un conjunto específico de requisitos que describen lo que el producto final debe hacer y cómo debe funcionar. Aprender a reunir y documentar estos requisitos puede ayudarle a crear un proceso de proyecto eficiente y organizado. En este artículo, hablamos de la recopilación de requisitos, proporcionamos los pasos para completar este proceso y ofrecemos una plantilla y un ejemplo que puede utilizar para desarrollar documentos de recopilación de requisitos.

¿Qué es la recopilación de requisitos?

La recopilación de requisitos es un proceso que implica la creación de una lista de requisitos para un proyecto. Estos requisitos representan características, funciones o actividades que un equipo debe realizar para terminar un proyecto y alcanzar sus objetivos. Los requisitos del proyecto se pueden determinar de varias maneras, a menudo discutiendo las necesidades del proyecto con los clientes, las partes interesadas o los miembros del equipo del proyecto. La recopilación de requisitos proporciona orientación a lo largo de todo el proyecto, desde el inicio hasta la entrega. Esta orientación permite al equipo planificar y asignar tareas. El cumplimiento de estos requisitos puede permitir al equipo terminar el proyecto a tiempo y de acuerdo con las expectativas de los interesados.

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¿Cuáles son los tipos de requisitos?

Los requisitos de los proyectos varían según el tipo de proyecto o su sector. Los proyectos relacionados con las tecnologías de la información o los productos y servicios digitales suelen utilizar el proceso de recopilación de requisitos para garantizar que satisfacen las demandas y necesidades de los usuarios. Aunque los requisitos varían, normalmente se pueden describir utilizando las siguientes categorías:

  • Requisitos funcionales: Los requisitos funcionales apoyan lo que hace el producto. Estos requisitos suelen estar relacionados con las características del producto, las capacidades y la experiencia del usuario.
  • Requisitos no funcionales: Los requisitos no funcionales apoyan el funcionamiento del producto. Por ejemplo, estos requisitos pueden incluir la seguridad, el rendimiento, los procesos de recuperación de datos y la escalabilidad del producto.

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Cómo utilizar el proceso de recopilación de requisitos

Comprender los requisitos que debe cumplir para construir el producto final de su proyecto puede ayudar a su equipo a crear y asignar responsabilidades y establecer expectativas. La recopilación de estos requisitos también puede ayudarle a determinar cómo puede alcanzar los objetivos de su proyecto de forma eficaz. Puede utilizar los siguientes pasos como guía para llevar a cabo el proceso de recopilación de requisitos:

1. Identificar a los interesados

Una parte interesada representa a una persona que tiene un interés en el resultado de su proyecto. Puede tener partes interesadas internas, como los miembros de su equipo de proyecto, junto con los empleados de su organización, el personal de gestión y la dirección ejecutiva. Dependiendo del proyecto, también puede haber partes interesadas externas, como clientes o inversores.

Antes de recopilar los requisitos, identifique a las partes interesadas o que se verán afectadas por su proyecto. Estas partes interesadas tienen un papel esencial en el desarrollo y la discusión de los requisitos de su proyecto para ayudar a garantizar su éxito. A lo largo del proyecto, es posible que tenga que ponerse en contacto con las partes interesadas para pedirles apoyo o proporcionarles información actualizada sobre su progreso. Estos son algunos ejemplos de partes interesadas clave para los proyectos:

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2. Establezca los objetivos del proyecto

Antes de mantener conversaciones sobre la recopilación de requisitos, establezca las metas y los objetivos del proyecto con los miembros de su equipo y las partes interesadas. Las metas suelen representar los resultados generales que se espera conseguir con el proyecto. Por su parte, los objetivos suelen representar las tareas específicas que los miembros de su equipo realizarán para ayudar a alcanzar las metas generales del proyecto.

Establecer las metas y los objetivos de tu proyecto puede proporcionarte un marco que puedes utilizar para identificar los requisitos del proyecto. Por ejemplo, un equipo puede tener el objetivo de desarrollar una plataforma de aprendizaje interna para su organización. A partir de ese objetivo, el equipo puede empezar a generar requisitos relacionados con la accesibilidad del usuario, la experiencia del usuario y las características de la plataforma. Durante los debates sobre la recopilación de requisitos, también puede utilizar sus metas y objetivos para evaluar la necesidad de los posibles requisitos. Por ejemplo, si alguien sugiere un requisito que usted determina que no se ajusta a los objetivos de su proyecto, puede eliminarlo de la lista.

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3. Organice debates con las partes interesadas

Una vez que haya establecido los objetivos del proyecto, puede empezar a discutir sus requisitos con las partes interesadas. Dependiendo de su proyecto, estas partes interesadas pueden tener ya ideas relacionadas con los requisitos empresariales, funcionales y no funcionales que quieren que contenga el producto final. También puede hacer preguntas específicas para obtener más información sobre los deseos y necesidades de los interesados en relación con el producto final. Una vez más, puede evaluar la necesidad de sus respuestas o ideas comparándolas con las metas y objetivos establecidos del proyecto.

Por ejemplo, un equipo de proyecto puede trabajar en la construcción de un nuevo sitio web para su organización. Durante las discusiones con las partes interesadas, pueden identificar los requisitos relacionados con las características y capacidades, como la implementación de una sección de comentarios y botones que permitan a los visitantes compartir las publicaciones en las plataformas de medios sociales. También pueden discutir los requisitos creativos o no funcionales, como la apariencia del sitio web y cómo quieren que funcione. Las partes interesadas internas también pueden identificar los requisitos técnicos basándose en los recursos disponibles de la organización, como las herramientas que el equipo del proyecto debe utilizar para construir el sitio web.

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4. Recopilar notas sobre los requisitos del proyecto

Toma notas en todas las conversaciones de recopilación de requisitos. Tomar notas mantiene la información organizada y le ayuda a evitar que se le escapen detalles clave. También puede utilizar sus notas para confirmar los detalles después de las entrevistas y asegurarse de que tiene información precisa para compartir con el equipo del proyecto. Al compartir esta información con los miembros del equipo, éstos pueden aportar ideas que le ayuden a evaluar mejor los requisitos del proyecto, ya que trabajan en la aplicación de dichos requisitos. Por ejemplo, pueden hacer sugerencias de mejora o identificar posibles riesgos y desafíos asociados a los requisitos.

5. Escribir el documento de requisitos

Después de discutir y confirmar sus notas de requisitos con varias partes interesadas, puede empezar a redactar un documento formal de requisitos. Puedes buscar en Internet plantillas de documentos de requisitos para saber cómo organizar esta información. Estos documentos suelen requerir la siguiente información

  • Nombre del requisito: Asignar un nombre único y relevante para asegurar que los espectadores puedan entender fácilmente lo que el requisito se refiere o representa, como "sección de comentarios." Si usted tiene una larga lista de requisitos, también puede considerar la posibilidad de asignarles números únicos para organizar la información o utilizarlos para abreviar según sea necesario.

  • Descripción del requisito: Describa brevemente el requisito y sus objetivos. Por ejemplo, "Los usuarios deben ser capaces de dejar comentarios en la parte inferior de los artículos en las páginas web."

  • Categoría: Asignar categorías a sus necesidades puede ayudarle a agrupar elementos similares y puede ser tan amplio o específico como necesite. Por ejemplo, si tiene varios requisitos relacionados con la sección de comentarios, puede hacer de "la sección de comentarios" una categoría.

  • Notas adicionales: La sección de notas puede incluir la información que considere esencial y relevante para los requisitos. Por ejemplo, puede escribir las preguntas que debe responder, las tareas que debe realizar o los miembros del equipo responsables del requisito.

6. Revisar los requisitos con los miembros del equipo

Una vez que haya creado un borrador de su documento de recopilación de requisitos, puede compartirlo con los miembros de su equipo. Concierte una reunión para revisar y discutir el documento y recabar opiniones sobre los requisitos identificados. Fomente las preguntas para asegurarse de que todos entienden claramente las expectativas de las partes interesadas en el proyecto. Una vez más, los miembros de su equipo tendrán la responsabilidad de aplicar los requisitos, por lo que sus opiniones son valiosas. El objetivo de esta revisión interna es desarrollar una versión final del documento de requisitos que pueda presentar a sus principales interesados.

7. Desarrollar y asignar tareas

Ahora que su equipo entiende y ha acordado los requisitos del proyecto, puede empezar a desarrollar las tareas que debe completar. Este paso funciona en combinación con el plan general del proyecto. El calendario, el presupuesto y los recursos del proyecto, por ejemplo, pueden afectar a las tareas que el equipo debe realizar. Del mismo modo, la identificación de estas tareas puede ayudarle a elaborar o ajustar el calendario del proyecto.

Una vez que su equipo establezca las tareas que debe realizar, puede empezar a asignar funciones y responsabilidades a los miembros del equipo. Estas personas pueden ofrecerse como voluntarios para asumir las tareas, o puede asignarlas en función de su área de experiencia y habilidades específicas. Puede incluir estas asignaciones en la documentación de recopilación de requisitos para asegurarse de que todo el mundo sabe quién se encarga de cada requisito. Esta transparencia puede ayudar a que los miembros del equipo sean responsables de completar sus tareas. También puede ayudar a los miembros del equipo y a las partes interesadas a saber con quién deben ponerse en contacto si tienen preguntas específicas sobre un requisito.

8. Presente la documentación de los requisitos con las partes interesadas

Por último, puede presentar el documento de requisitos completo de su equipo a los principales interesados. Durante esta reunión, puede repasar cada uno de los requisitos para asegurarse de que satisfacen las necesidades de las partes interesadas. Ofrezca a los participantes la oportunidad de hacer preguntas o expresar sus opiniones, que podrá utilizar para realizar ajustes en el documento o aclarar información. Comparta el documento con cualquier otra parte interesada que no pueda asistir a la reunión para fomentar la transparencia y asegurarse de que todos están de acuerdo con los requisitos del proyecto.

La preparación de esta presentación demuestra a las partes interesadas que valoras su opinión y quieres asegurarte de que tu equipo se comporta de acuerdo con sus expectativas. Dado que estas partes interesadas pueden no trabajar directamente en el proyecto, esta presentación también garantiza que entienden las tareas que se llevarán a cabo durante el proyecto y sus resultados previstos. También sirve como oportunidad para realizar cambios de última hora antes de que su equipo comience a trabajar.

9. Monitorear su progreso

El proceso de recopilación de requisitos tiene lugar al principio de un proyecto, proporcionando a su equipo un marco y unas directrices. Sin embargo, este proceso no termina cuando se empieza a trabajar en el proyecto. A medida que el proyecto avanza, puede descubrir que necesita ajustar, añadir o eliminar requisitos. Puede alojar este documento en un formato en línea para que las personas puedan acceder a él desde cualquier lugar y hacer los cambios o sugerencias que sean necesarios. Si realiza cambios significativos en el documento o en los requisitos, comuníquelos a las partes interesadas pertinentes para mantenerlas al corriente del progreso del proyecto.

Plantilla de recopilación de requisitos

La documentación de la recopilación de requisitos puede ser un documento independiente o estar incorporada a tu plan de proyecto. Puedes utilizar la siguiente plantilla como guía para documentar los requisitos durante el proceso de recopilación de requisitos:

Número de identificación** Nombre de la exigencia*.*Descripción** Categoría*Notas [Opcional: Si tiene una larga lista de requisitos, puede utilizar números de identificación para mantenerlos organizados. Considere la posibilidad de desarrollar números de identificación basados en sus diferentes categorías] [Utilice nombres que faciliten a las partes interesadas y a los miembros del equipo la identificación de lo que representa el requisito] [Resuma el requisito y los resultados que espera conseguir con su aplicación] [Asigne categorías a requisitos similares, como el tipo de requisito] [Enumere cualquier información relevante sobre el requisito, como las tareas, las funciones o las preguntas necesarias] ## Ejemplo de recopilación de requisitos

Este ejemplo utiliza la plantilla anterior para documentar los requisitos del proyecto. Puede utilizarla como inspiración para desarrollar los requisitos para la recopilación de documentación en su próximo proyecto:

*Número de identificación**** Nombre del requisito** Descripción** Categoría** Notas**1.1 MenúEl menú de navegación desplegable aparece en la parte superior de las páginas web para dirigir a los usuarios. Navegación*El menú contiene las siguientes opciones:Servicios

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