Una empresa puede contratar a otras organizaciones para realizar determinados proyectos. En situaciones en las que un determinado trabajo está fuera de la experiencia de la empresa o cuando hay varios objetivos que cumplir simultáneamente, las empresas buscan contratistas. Cuando las organizaciones buscan contratistas para uno de estos servicios, suelen enviar una solicitud de propuesta (RFP).
En este artículo, explicamos cómo redactar una RFP y proporcionamos una plantilla y un ejemplo que puede utilizar.
Solicitudes de propuestas: Definición y qué incluir
¿Qué es una RFP?
Una RFP, o solicitud de propuesta, es un documento que las organizaciones utilizan para pedir servicios específicos. Una vez emitidas las RFP, las empresas preparan sus ofertas. Las RFP son un valioso medio de comunicación tanto para los gestores de proyectos como para los licitadores. Cuando se utilizan correctamente, las RFP son una valiosa herramienta de comunicación. Los gestores de proyectos y los licitadores pueden determinar fácilmente lo que requiere el trabajo examinando las ofertas.
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Cómo redactar una RFP
A continuación se indican algunos pasos que puede seguir al redactar una solicitud de información:
1. Identifique sus objetivos
Antes de redactar la solicitud de propuestas, es importante tener una idea clara de lo que el proyecto debe conseguir exactamente. Considere la posibilidad de utilizar un software de gestión de proyectos para agilizar el proceso de planificación. También puede pensar en cómo colaborar con otros jefes de proyecto, socios y miembros del equipo para obtener una visión lo más completa posible de los requisitos del proyecto. Incluya también en la conversación a las principales partes interesadas, en función del alcance de su proyecto.
2. Esboce su RFP
Utilizando los objetivos específicos identificados como necesarios para la parte contratada de su proyecto, planifique la estructura de su RFP. Si le resulta útil, utilice una plantilla para guiar su proceso de planificación y asegurarse de que incluye la información que las empresas necesitarán para presentar una oferta satisfactoria.
3. Redactar la solicitud de propuestas
Convierta su esbozo en una solicitud de propuestas completamente escrita añadiendo detalles, conectando ideas mediante palabras y frases de transición y aclarando cualquier área no desarrollada. Si colabora con un socio o un equipo, considere la posibilidad de trabajar juntos en el mismo lugar o de utilizar software de colaboración, como documentos digitales compartidos, para agilizar su trabajo.
4. Revisar y corregir
La claridad de su solicitud de propuestas puede influir directamente en la calidad de las respuestas que reciba, así que revise cuidadosamente añadiendo cualquier información que falte y eliminando las solicitudes superfluas. Revise para eliminar cualquier error de ortografía, gramática y mecánica. La calidad de su redacción también puede mostrar a los posibles contratistas un ejemplo de la profesionalidad de su organización en la comunicación.
5. Envíe, comparta o publique su solicitud de propuestas
Los distintos tipos de empresas publican las solicitudes de propuestas en diferentes lugares, por lo que conviene investigar los lugares más populares que visitan los contratistas para las solicitudes de propuestas en su sector. Muchas empresas optan por utilizar los medios de comunicación tradicionales, las redes sociales, los comunicados de prensa y las listas de correo electrónico directo para dar a conocer sus RFP.
Plantilla de RFP
Las solicitudes de propuestas pueden incluir información diferente según el tipo de trabajo requerido, pero la mayoría incluyen alguna variación de las mismas secciones. A continuación se presenta una plantilla de RFP que incluye parte de la información más común en una RFP:
Resumen y antecedentes
Esta sección resume el proyecto en un escrito razonablemente breve. También puede ofrecer un poco de información sobre la organización que busca ofertas, incluyendo su historia, tamaño y otra información relevante. Esto puede ayudar a los posibles licitadores a saber en una fase temprana del proceso si quieren seguir leyendo y acabar presentando una propuesta.
Directrices
Muchas solicitudes de propuestas también explican las directrices formales para las ofertas al principio del documento, de modo que los licitadores conozcan el marco esperado al planificar su oferta. Incluyen un resumen de los detalles que debe incluir la oferta del contratista, como los precios de los materiales y la mano de obra. También puede aparecer en esta sección un calendario de propuestas o un plazo preliminar para que los licitadores sepan con qué urgencia deben completar su oferta.
Objetivo
Esta sección amplía el resumen de su proyecto incluyendo detalles específicos sobre lo que el proyecto logrará. Esta sección ayuda a los licitadores a incluir en sus propuestas información específica sobre las necesidades de su proyecto. Puede incluir tipos específicos de trabajo a realizar y a menudo deja abierta la opción de que los licitadores propongan también alternativas. En ocasiones, esto puede dar lugar a estrategias más eficaces o rentables.
Alcance
Si es necesario, esta sección puede explicar con más detalle las limitaciones del trabajo. Suele incluir un resumen de las cosas que deben omitirse en el proyecto porque son responsabilidad de los empleados internos o de otros contratistas.
Línea de tiempo
Mientras que la fecha límite para la propuesta de un licitador suele aparecer en la sección de resumen de una solicitud de propuestas, la sección de plazos ofrece una explicación detallada de cuándo debe realizarse realmente el trabajo. Esto suele significar la fecha prevista de inicio y finalización, los plazos intermedios y la duración prevista. Esta información suele estar sujeta a cambios en la colaboración entre la organización contratante y el contratista.
Presupuesto
La sección del presupuesto de una solicitud de propuestas explica el formato requerido para la información financiera de una oferta. Esta sección se suele clasificar por variabilidad de costes y suele incluir una lista o tabla.
Requisitos
Esta sección incluye los requisitos no negociables de un posible contratista. Los requisitos relativos al tamaño, el tipo y el personal de la empresa suelen aparecer aquí, así como las referencias o recomendaciones.
Criterios
La última sección de muchas RFP explica los criterios de selección que seguirá la organización contratante. Resulta útil incluir en la RFP las normas de selección para cada requisito, de modo que los contratistas puedan preparar sus ofertas de la forma más exhaustiva posible.
Ejemplo de RFP
Puede utilizar este ejemplo para guiar su redacción cuando prepare su solicitud de propuestas, ajustando el nivel de detalle a su propia situación:
Solicitud de propuesta: Pavimentación del patio de recreo
Resumen y antecedentes
El preescolar Building Blocks está aceptando propuestas para la pavimentación de un carril bici en el patio de su escuela. Building Blocks lleva funcionando desde 1992 y desde entonces hemos crecido hasta incluir a más de 20 familias. El tiempo al aire libre es crucial para el bienestar de los niños, por lo que planeamos instalar un carril bici a partir de marzo.
Esta solicitud de propuestas se ha publicado para reunir ofertas para la parte de pavimentación de nuestro proyecto de mejora del parque infantil en Columbus. Por favor, presente las propuestas antes del 24 de marzo de 2021.
Directrices para los licitadores
Aceptaremos ofertas para este proyecto hasta las 17 horas del 24 de marzo de 2021. Todas las intenciones de subcontratación deben estar claramente representadas en la misma. Todos los documentos deben ser preparados y firmados por las personas autorizadas para ello. Todos los costes deberán estar expresados en dólares estadounidenses. Otras condiciones están sujetas a desarrollo en espera de la selección de una oferta.
Objetivo y alcance del proyecto
El objetivo del proyecto del carril bici del preescolar Building Blocks es proporcionar un espacio al aire libre en el que los niños puedan utilizar el equipamiento exterior para practicar la motricidad gruesa y la interacción social. El proyecto incluirá un sendero redondo irregular de 200&apos, de 3&apos de ancho, en asfalto a una profundidad concurrente con la mayor longevidad del sendero. El proyecto también incluirá una plataforma de asfalto de 10' x 10' que servirá de «aparcamiento» para las bicicletas de los niños. El contratista se encargará de retirar el césped, nivelar, embalar y pavimentar el camino. Building Blocks Preschool también negociará un plazo de garantía en caso de que sea necesario realizar reparaciones en un periodo de tiempo razonable.
Plazos de propuestas y proyectos
Las propuestas deben enviarse por escrito a Building Blocks Preschool antes de las 5 p.m. del 24 de marzo de 2021. Las propuestas se evaluarán hasta el 31 de marzo de 2021, después de lo cual se notificará a todos los licitadores su situación en un plazo de tres días hábiles. Una vez adjudicado el contrato, las obras deberán estar terminadas en el plazo de un mes para garantizar que los niños puedan acceder al sendero durante la sesión de verano de Building Blocks Preschool.
Requisitos presupuestarios
Cada propuesta debe incluir lo siguiente para su consideración:
- Coste de los materiales
- Coste de la mano de obra
- Gastos generales
- Coste total del proyecto
Criterios
Building Blocks Preschool evaluará las propuestas en función de los siguientes criterios:
- Coste global
- Experiencia en la empresa
- Referencias
- Profesionalidad y calidad de la propuesta