15 plantillas de horarios para mejorar el flujo de trabajo

Los recursos de una empresa pueden organizarse mediante plantillas de calendario. Utilizando estos documentos preescritos como punto de partida, se pueden asignar tareas a los empleados. El uso de plantillas de calendario puede ayudar a ahorrar tiempo y mejorar la productividad de su empresa.

En este artículo, explicamos qué son las plantillas de horarios, por qué son útiles y enumeramos varios tipos que le ayudarán a mejorar su flujo de trabajo.

¿Qué son las plantillas de planificación?

El uso de una plantilla de horario ayuda a las empresas a organizar su calendario de trabajo. Incluyen especificaciones sobre cómo organizar el tiempo, los empleados y los recursos. A la hora de asignar turnos a los empleados y distribuir las tareas, las empresas suelen recurrir a las plantillas de horarios. El uso de una plantilla proporciona un punto de partida para construir un horario.

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¿Por qué son útiles las plantillas de calendario en el lugar de trabajo?

Las plantillas de programación ayudan a crear un proceso priorizado y organizado en el lugar de trabajo. Ayuda a las empresas a ser más productivas y eficientes en la asignación de recursos. Esta herramienta de ahorro de tiempo también puede ayudar a los equipos a cumplir los plazos de los proyectos creando una visión y permitiendo el seguimiento de las tareas. Las plantillas de horarios también ayudan a las organizaciones a gestionar la disponibilidad de su equipo y a informar a los empleados sobre su próxima carga de trabajo.

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15 tipos de plantillas para mejorar el flujo de trabajo

Estos son algunos tipos de aplicaciones con plantillas de horarios que puede utilizar para mejorar su flujo de trabajo:

1. Connecteam

Connecteam es una aplicación de programación de empleados que permite a las empresas asignar turnos rápidamente. Gracias a las actualizaciones en tiempo real, los gerentes pueden tener plena visibilidad de los cambios en los turnos. Esta app también les permite realizar ediciones desde cualquier lugar. Algunas características son:

  • Reloj de tiempo del empleado
  • Listas de control digitales
  • Formación de empleados
  • Gestión de tareas

2. Asana

Asana es un software de planificación de proyectos diseñado para ayudar a los equipos a organizar su flujo de trabajo. Agiliza la comunicación entre los equipos mediante el uso de un tablero de gestión del lugar de trabajo. Este software personalizable permite a las empresas dividir sus proyectos en tareas y establecer objetivos claros. Estas son algunas de las capacidades adicionales de Asana:

  • Integración de aplicaciones
  • Calendarios de equipo compartidos
  • Líneas de tiempo
  • Tablas Kanban

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3. Smartsheet

Smartsheet es un software de gestión del trabajo y de colaboración que se utiliza para asignar y hacer un seguimiento de las tareas. Mediante procesos empresariales automatizados, ayuda a las empresas a crear flujos de trabajo eficientes. Este software también ayuda a las organizaciones a gestionar sus recursos mediante la localización del mejor equipo de proyecto y la previsión de las necesidades de recursos. Otras características son:

  • Plataforma escalable
  • Cuadros de mando personalizables
  • Herramienta puente
  • Visualización de tareas en varias vistas

4. Wrike

Wrike es una aplicación de gestión del trabajo que ofrece funciones para la colaboración en equipo y la gestión de proyectos. Se centra en proporcionar una visibilidad de 360 grados en todos los departamentos y en crear una mejor colaboración que ayude a compartir archivos fácilmente. Mediante el uso de la automatización, las organizaciones pueden integrar sus otras aplicaciones y obtener información sobre su asignación de recursos. Además de las plantillas preconstruidas, Wrike incluye las siguientes características:

  • Tablas Kanban
  • Formularios de solicitud personalizados
  • Calendarios de equipo compartidos
  • Diagramas de Gantt interactivos

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5. Sling

Sling es un software de programación de empleados que ayuda a las empresas a comunicar y gestionar sus turnos. Utiliza plantillas y notificaciones para gestionar múltiples horarios y compartir actualizaciones. Gracias a la optimización del almacenamiento, las empresas pueden mantener las plantillas de horarios en un solo lugar y saber quién trabaja en un día concreto. Otras características adicionales son:

  • Tiempo de trabajo
  • Seguimiento de turnos
  • Informes de datos laborales
  • Noticias

6. Hotschedules

Hotschedules es un software de nóminas e inventario para empresas del sector servicios. Este software proporciona información para ayudar a controlar los costes y mejorar el compromiso de los empleados. Utilizando la información sobre las ventas, este software puede rastrear cuándo las empresas están más ocupadas y pueden necesitar más personal. A la hora de programar, las empresas pueden utilizar la interfaz de arrastrar y soltar para realizar operaciones fáciles y rápidas. Estos son algunos de los elementos que incluye:

  • Comunicación de turnos móviles
  • Relojes de fichar
  • Análisis laboral
  • Integración de la tecnología

7. ProjectManager

ProjectManager es un software de gestión de proyectos en línea para la planificación y el seguimiento de los detalles de las tareas. Utiliza herramientas de planificación, como los tableros Kanban, para planificar proyectos a corto plazo y diagramas de Gantt interactivos para proyectos a largo plazo. La lista de tareas incluye funciones para priorizar las asignaciones, etiquetar a los empleados y actualizar el estado del proyecto. Otras características son:

  • Cuadros de mando
  • Carteras de proyectos
  • Seguimiento del tiempo
  • Informes de proyectos

8. Evernote

Evernote es una aplicación para tomar notas que sirve para organizar y gestionar tareas. Las empresas pueden elegir entre una variedad de plantillas, como un calendario de redes sociales y un planificador semanal. Crea una plataforma en la que las organizaciones pueden almacenar archivos e información importantes con una opción de búsqueda por palabras clave fácil de encontrar. Evernote también incluye los siguientes elementos:

  • Recortador web
  • Integración de aplicaciones
  • Sincronización de proyectos
  • Tareas

9. Proceso de la calle

Process Street es un software de gestión de flujos de trabajo y procesos que automatiza las tareas empresariales. Permite a las empresas crear un flujo de trabajo recurrente y asignar tareas a los miembros del equipo. Para las tareas que requieren aprobación, como la solicitud de tiempo libre, da la opción de aprobaciones en una sola instancia, en varias etapas o secuenciales. Otras características adicionales son:

  • Alimentación de la actividad
  • Herramienta de asignación de tareas
  • Visibilidad del progreso del equipo
  • Integración de aplicaciones

10. ClickUp

ClickUp es una aplicación de colaboración y gestión de proyectos basada en la nube que permite a las empresas localizar sus herramientas en un solo lugar. Incluye hilos de comentarios para las tareas, de modo que los miembros del equipo puedan comunicarse y compartir archivos. La barra de herramientas multitarea divide los proyectos complejos en subtareas. Otras características son:

  • Listas de control
  • Automatización de tareas
  • Seguimiento del tiempo
  • Vista de tareas

11. TimeCamp

TimeCamp es una aplicación basada en la web que se utiliza para el seguimiento de las actividades. Las empresas pueden utilizarla para controlar el rendimiento de su equipo, la productividad y la rentabilidad de los proyectos. Esta aplicación proporciona un informe automatizado para diferentes necesidades. TimeCamp también incluye:

  • Informes y opiniones
  • Aprobaciones con un solo clic
  • Seguimiento de la asistencia
  • Seguimiento automático del tiempo

12. Adjunto

Deputy es un software de programación de empleados que ayuda a las empresas a abandonar las hojas de cálculo manuales. Este software utiliza la inteligencia artificial para programar automáticamente a los empleados en función de su formación y disponibilidad. También ayuda a las empresas a controlar la asistencia y los descansos. Otras características son:

  • Seguimiento del tiempo
  • Intercambio de turnos
  • Gestión de bajas
  • Cumplimiento de la semana laboral justa

13. FlexBooker

FlexBooker es un sistema de gestión de citas basado en la nube que ayuda a sincronizar las agendas de los empleados. Permite a las empresas enviar a los clientes recordatorios sobre las citas y proporciona una plataforma para hacer reservas. Esta herramienta también incluye opciones de personalización para que se alinee con la marca y la imagen de una empresa. Las características de FlexBooker incluyen:

  • Listas de espera
  • Integraciones de calendario
  • Métricas de gestión de clientes
  • Resumen diario

14. Calendario electrónico

eSchedule es un software basado en la web creado para ayudar al personal médico y de las fuerzas del orden a gestionar sus hojas de horas y su formación. Este software ayuda a optimizar los turnos en función de la demanda histórica de trabajo. También crea flujos de trabajo flexibles para intercambiar fácilmente los turnos y cubrir los turnos abiertos. Otros elementos que presenta este software son:

  • Programación automatizada
  • Notificaciones en tiempo real
  • Tarjetas de tiempo
  • Informes a la carta

15. Tiempo de QuickBooks

QuickBooks Time, antes TSheets, es una aplicación de programación de empleados que ayuda a realizar un seguimiento de las horas trabajadas. Permite a los empleados fichar cómodamente utilizando su teléfono móvil. Esta aplicación también hace un seguimiento de las diferentes tareas utilizando códigos de trabajo para que las empresas puedan recopilar información en sus informes. Estas son algunas de sus características:

  • Hojas de tiempo móviles
  • Seguimiento de la ubicación por GPS
  • Rastreador de millas
  • Quiosco del tiempo

¿Qué sectores utilizan plantillas de horarios?

Las industrias que siguen procedimientos consistentes y repetibles pueden encontrar que las plantillas de horarios son útiles de usar. Los siguientes son algunos tipos de industrias que pueden utilizar plantillas de horarios:

  • Restaurantes: Los restaurantes utilizan un sistema de flujo de trabajo y plantillas de horarios para organizar quién hace qué y asegurarse de que cocinan la comida correctamente.

  • Hoteles: Las plantillas de horarios ayudan a los hoteles tanto a organizar los horarios de sus empleados, como a saber cuándo esperan que se queden los visitantes para poder anticiparse a las horas de reserva.

  • Fotógrafos: Los fotógrafos profesionales utilizan plantillas de horarios para hacer un seguimiento de sus distintas sesiones de fotos y tomar notas sobre qué atrezzo llevar o si los sujetos están interesados en determinadas fotos.

  • Desarrollo de software: Los equipos de desarrollo de software encuentran útiles las plantillas de calendario para supervisar el progreso de sus proyectos recientes y saber si tienen que probarlos para detectar errores o resolver problemas.