Cómo crear una política de PTO (y sus pros y contras)

A la hora de reclutar nuevos empleados, los reclutadores y directores de contratación apelan al tiempo libre remunerado como una ventaja laboral.

En este artículo, explicamos qué es una política de tiempo libre remunerado, cómo crear una, proporcionamos los pros y los contras de implementarla y ofrecemos una plantilla de política de PTO y un ejemplo para ayudarle a crear la suya.

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¿Qué es una política de PTO?

Un empleado al que se le compensa por el tiempo que se ausenta del trabajo necesita un documento escrito que describa las normas y expectativas de la empresa. Combinar las vacaciones, la baja por enfermedad y el tiempo personal en un único banco de horas es una práctica habitual.

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Posibles ventajas de aplicar una política de PTO

Las políticas de PTO ofrecen varias ventajas para los directivos, gerentes y empleados. Considere estas ventajas si está pensando en implantar una política de PTO en su organización. Una política de PTO:

  • Garantiza el cumplimiento de las normas: Muchos estados tienen directrices sobre el tiempo libre y la compensación de los empleados. Compruebe las leyes locales para asegurarse de que su política refleja con exactitud y cumple cualquier normativa.
  • Ahorro de tiempo: Con una política de PTO, usted y los demás representantes de recursos humanos (RRHH) eliminan la confusión de los empleados y limitan las extensas preguntas sobre cuándo y cómo pueden cobrar los empleados mientras están de baja.
  • Simplifica la elaboración de informes: PTO, es una sola entrada para calcular—a diferencia de tener que calcular múltiples entradas para los días de enfermedad, vacaciones y personales—y es mucho más fácil de rastrear y reportar.
  • Mejora la planificación: Saber cuántos días puede esperar que los empleados se tomen libres cada año le ayuda a planificar y programar el trabajo con eficacia.
  • Empleados de beneficios: El PTO puede elevar la moral, mejorar la retención de los empleados y fomentar un mejor equilibrio entre el trabajo y la vida privada.
  • Reduce la confusión: Una política escrita garantiza que todos sepan lo que se espera de la empresa y del empleado. Incluya la política en el manual del empleado como referencia para cualquier pregunta o problema.

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Posibles contras de la aplicación de una política de PTO

Si bien el establecimiento de una política de PTO tiene varios beneficios, hay algunas desventajas potenciales. Una política de PTO potencialmente:

  • Desalienta a los empleados enfermos: Con una política de PTO general en lugar de días específicos para enfermedades y permisos personales, algunos empleados pueden venir a trabajar cuando están enfermos para conservar su PTO para otros eventos.
  • Fomenta los días de ahorro La mayoría de las empresas permiten a sus empleados transferir su PTO de un año a otro. Algunos empleados pueden guardar sus días y luego tomarse un extenso período de descanso en el trabajo, lo que puede causar desafíos para la productividad general y los resultados.
  • Da menos horas: A menudo, sin darse cuenta, las empresas conceden a los empleados menos horas totales de PTO de las que harían si se clasificaran las horas de enfermedad, las personales y las de vacaciones, lo que resulta en menos tiempo libre en general.
  • Lleva más horas: Como los empleados pueden utilizar todo su PTO por cualquier motivo, es posible que lo utilicen todo. Con un plan de tiempo libre tradicional, pueden haber dejado horas sin utilizar en vacaciones, tiempo personal o vacaciones.
  • Puede suponer un coste para la empresa: Algunos estados exigen a los empresarios que paguen a los empleados que se marchan las vacaciones no utilizadas, pero no los días de enfermedad o personales. Sin embargo, como las políticas de PTO no distinguen entre los tipos de pago, su empresa puede terminar pagando más cuando los empleados se van.

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Qué hay que tener en cuenta al crear una política de PTO

Planificar una política de PTO para su empresa puede llevar mucho tiempo. Desea proporcionar suficientes permisos y flexibilidad a los empleados, reducir la carga de trabajo de RRHH y asegurarse de que cumple con todas las leyes y requisitos de cumplimiento. Esto es lo que hay que tener en cuenta a la hora de crear una política de PTO para la empresa:

  • Control: ¿Quiere saber por qué sus empleados quieren tiempo libre? Si es así, considere una política de permisos tradicional con vacaciones, enfermedad y tiempo personal separados. Con el PTO, los empleados no tienen que dar una razón para el tiempo libre.
  • Asignación de tiempo: Antes de establecer una política de PTO, decida cómo quiere que los empleados reciban su tiempo. Puedes darles todo el tiempo de PTO en la fecha de contratación o hacer que lo acumulen a lo largo del año. Si prefiere la acumulación, decida si se añadirá por período de pago, mensualmente o trimestralmente.
  • Reenvío de fin de año: ¿Quiere que sus empleados puedan acumular el tiempo no utilizado a final de año? Consulte la legislación laboral de su estado antes de tomar una decisión definitiva. Algunos estados consideran el PTO como un salario ganado que no se puede perder si el empleado no lo utiliza. Si adopta un plan de reinversión, su empresa puede pagar sumas considerables cuando los empleados veteranos se marchen.
  • Empleados que se van: Algunos estados pueden exigir que se paguen al empleado las vacaciones no utilizadas, pero no los días de enfermedad o personales. El PTO no hace distinciones entre los permisos, por lo que tendría que compensar a los empleados que se marchan por todo su banco de horas no utilizadas.

Plantilla de una política de PTO

El contenido de una política de PTO puede variar mucho de una empresa a otra. Sin embargo, muchas políticas de PTO utilizan un marco similar para garantizar que el plan proporciona toda la información necesaria para el equipo de RRHH y los empleados. Utilice esta plantilla o descargue una copia para ayudarle a estructurar su propia política de PTO:

Objetivo de la política de tiempo libre remunerado (PTO)

El propósito de esta política de PTO es darle el tiempo pagado que necesita fuera del trabajo para gestionar cualquier responsabilidad personal, enfermedad o vacaciones que tenga. Se ha establecido para que te sientas seguro de tu decisión de programar tiempo fuera del trabajo sin preocuparte por el motivo.

A partir de este momento, sólo acumulará tiempo de PTO. Su tiempo de PTO reemplazará sus días actuales de enfermedad, personales y de vacaciones en una conversión de hora a hora. Esto significa que si usted tiene 24 horas totales de tiempo de enfermedad, personal y de vacaciones, usted recibirá 24 horas de PTO en lugar de sus horas actuales.

Directrices para el uso de la PTO

Todos los empleados a tiempo completo acumularán PTO a una tasa de [tasa de acumulación] cada [frecuencia de acumulación]. Su PTO se mostrará automáticamente en [lugar donde los empleados pueden consultar su saldo de PTO]. Cuando utilicen las horas de PTO, verán el número de horas restadas de su total en el mismo lugar.

Para acumular PTO, debe trabajar o tomar PTO durante el [período de acumulación]. Si está disfrutando de tiempo libre no remunerado, incluyendo la incapacidad a corto plazo, la incapacidad a largo plazo o la compensación de los trabajadores, no acumulará su PTO.

No es necesario que cojas el PTO para [momentos en los que el PTO es innecesario].

Cuando solicite PTO, hágalo en [incrementos] y con [aviso previo]. Utilice el [proceso de solicitud de PTO].

En caso de enfermedad inesperada o repentina o de una emergencia familiar, ponte en contacto directamente con [persona de contacto] para emitir tu PTO.

Excepciones a la política de PTO

Comprenda estas excepciones a la política de PTO:

  • [Excepción 1]
  • [Excepción 2]
  • [Excepción 3]

Tasas de devengo del PTO

Los empleados acumulan horas de PTO [tasa de acumulación]. Revise esta tabla para ver cuántas horas puede esperar acumular por [período de acumulación]:

  • [Tasa de acumulación 1]
  • [Tasa de acumulación 2]
  • [Tasa de acumulación 3]

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Ejemplo de política de PTO

Revisa este ejemplo de política de PTO para ayudarte a crear la tuya propia:

Propósito de la política de tiempo libre remunerado (PTO)

El propósito de la política de PTO de Jackson Grooming es darte el tiempo pagado que necesitas fuera del trabajo para gestionar cualquier responsabilidad personal, enfermedad o vacaciones que tengas. Hemos establecido esta política para que te sientas seguro en tu decisión de programar tiempo fuera del trabajo sin preocuparte por el motivo.

A partir de este momento, sólo acumulará tiempo de PTO. Su tiempo de PTO sustituirá a sus actuales días de enfermedad, personales y de vacaciones en una conversión de hora a hora. Esto significa que si tiene 24 horas totales de tiempo de enfermedad, personal y de vacaciones, recibirá 24 horas de PTO en lugar de sus horas actuales.

Directrices para el uso del PTO

Todos los empleados a tiempo completo acumularán PTO a un ritmo que depende de sus años de servicio cada período de pago de dos semanas. Su PTO se mostrará automáticamente en su portal de autoservicio para empleados. Cuando utilices las horas de PTO, verás el número de horas restadas de tu total en el mismo lugar.

Para acumular PTO, debe trabajar o tomar PTO durante el período de pago. Si está tomando tiempo libre no remunerado, incluyendo la discapacidad a corto plazo, la discapacidad a largo plazo o la compensación de los trabajadores, no acumulará su PTO durante ese tiempo.

No es necesario tomar el PTO para las vacaciones pagadas, la licencia por duelo, el servicio de jurado o el servicio militar. Habla con el equipo de RRHH para obtener más información sobre los detalles de estas situaciones de tiempo libre.

Cuando solicite PTO, hágalo en incrementos de horas y con al menos dos días hábiles de antelación. Puede solicitar el PTO a través del portal de autoservicio del empleado.

En caso de enfermedad inesperada o repentina o de una emergencia familiar, póngase en contacto directamente con su jefe para que le conceda su PTO.

Excepciones a la política de PTO

Entiende estas excepciones a la política de PTO:

  • Si faltas más de tres días seguidos al trabajo por enfermedad, RRHH puede solicitar una nota del médico para utilizar el PTO adicional.
  • Utilizar más PTO del que has acumulado podría dar lugar a medidas disciplinarias y a un posible despido.
  • Debe utilizar todo su PTO antes de solicitar tiempo libre no remunerado, incluyendo el tiempo libre tomado bajo la Ley de Licencia Familiar y Médica (FMLA).
  • Si no solicitas PTO y no te presentas a trabajar durante más de dos días seguidos, el equipo directivo de Jackson Grooming lo aceptará como tu renuncia inmediata.

Tasas de devengo del PTO

Los empleados acumulan horas de PTO a un ritmo relativo a sus años de servicio en la empresa. Revise esta tabla para ver cuántas horas puede esperar acumular durante cada año natural en la empresa:

  • 1 año de servicio: 144 horas totales de PTO por año natural
  • 2-5 años de servicio: 160 horas totales de PTO por año natural
  • 6-10 años de servicio:=17 horas totales de PTO por año natural
  • 10 o más años de servicio: 192 horas totales de PTO por año natural

Si tienes preguntas o más información, ponte en contacto con el departamento de RRHH.

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