21 políticas, procedimientos y formularios clave de RRHH

A la hora de redactar el manual del empleado, es imperativo que enumere las políticas importantes que describen las expectativas de la organización con respecto a sus empleados. Las políticas de RRHH bien definidas son un aspecto esencial de cualquier organización porque proporcionan claridad y estructura. En este artículo, explicamos qué es exactamente una política de recursos humanos y ofrecemos una lista de 21 políticas, procedimientos y formularios que las empresas suelen incluir en su manual del empleado.

¿Qué son las políticas de RRHH?

Las políticas de recursos humanos (RH) proporcionan una base completa para una organización, ya que promueven la coherencia y describen detalles clave, como las expectativas de los empleados, las obligaciones de la organización, los procedimientos disciplinarios y las normas de comportamiento. Cuando una organización cuenta con políticas de RRHH bien desarrolladas y completas, demuestra su compromiso con el cumplimiento de los requisitos de formación, ética, diversidad y normativa. Algunas funciones más específicas de las políticas de RRHH son

  • Describir las oportunidades de crecimiento profesional de la organización
  • Fomentar un ambiente de trabajo saludable
  • Alinear las políticas de la organización con los requisitos legales
  • Establecer la correcta aplicación de las políticas en todos los niveles de la empresa
  • Proporcionar un contexto para varios programas organizativos, como la orientación, la incorporación y los programas de formación
  • Comunicar la misión, los valores y los objetivos de la empresa
  • Sentar las bases de la responsabilidad organizativa durante el proceso de toma de decisiones
  • Crear una base para el manual del empleado
  • Establecer las condiciones de empleo
  • Proporcionar directrices a los empleados y supervisores

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Políticas esenciales de recursos humanos

Aquí' s un vistazo a algunas de las políticas de recursos humanos más importantes:

Política de puntualidad y asistencia de los empleados

Las políticas de asistencia establecen claramente la expectativa de que los empleados deben ser puntuales y estar listos para trabajar en sus turnos programados. También se describen los procedimientos para informar a la dirección de una llegada tardía o una ausencia inesperada.

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Política de seguridad y salud

La Ley de Seguridad y Salud en el Trabajo exige a los empleadores con determinados riesgos en el lugar de trabajo que dispongan de normas de seguridad específicas. Aparte de estos requisitos legales, es una buena idea incluir procedimientos de emergencia y seguridad en el manual del empleado. También debe detallar los pasos que deben seguir los empleados si se produce una lesión en el lugar de trabajo y mencionar la expectativa de que se comuniquen todos los accidentes laborales.

Política salarial y de control horario

Una política de control del tiempo repasa la importancia de hacer un seguimiento preciso de las horas de trabajo y los procedimientos adecuados para registrarlas. También se puede incluir una política de remuneración que informe a los empleados sobre los detalles importantes relativos a su compensación, como la:

  • Protocolo adecuado para cuando un día de pago ocurre en un día festivo
  • Métodos de pago
  • Frecuencia de los días de pago

Política de comidas y descansos

De acuerdo con las leyes locales, estatales y federales, las organizaciones deben proporcionar a los empleados pausas para las comidas, el descanso y la lactancia. Establecer una política para estas necesidades permite establecer las restricciones y normas relativas a estos periodos de descanso, incluyendo la duración y la frecuencia.

Política de permisos y tiempo libre en el trabajo

Las leyes locales y estatales tienen requisitos específicos para los permisos que debe incluir en el manual del empleado de su organización, como el permiso para votar. También debe revisar las políticas de la organización relativas a los beneficios del tiempo libre de los empleados. Hay muchos tipos diferentes de políticas de permisos, entre ellos:

  • 6. Licencia
  • Licencia por duelo
  • 2. Permiso parental
  • Permiso familiar
  • Baja por enfermedad
  • Vacaciones
  • Vacaciones reglamentarias

Política de clasificaciones de empleo

Existen varias clasificaciones para los empleados que pueden influir en su elegibilidad para los beneficios de los empleados. Por ejemplo, los empleados a tiempo parcial no suelen tener derecho a las prestaciones sanitarias de su empresa. Debe definir claramente estas clasificaciones en su manual del empleado.

Política de no discriminación y contra el acoso

Puede asegurarse de que su lugar de trabajo siga siendo seguro para todos los empleados estableciendo políticas que prohíban claramente la discriminación y el acoso. Asegúrese de comprobar la normativa local, estatal y federal para poder abordar esta política de forma adecuada y exhaustiva.

Política de empleo a voluntad

Una política de empleo a voluntad reitera que el empleado o la organización pueden disolver su relación laboral por cualquier motivo legal y en cualquier momento. La mayoría de los estados reconocen el empleo a voluntad y las organizaciones suelen considerarlo una política esencial. Por ello, debe colocar esta declaración al principio del manual del empleado y de nuevo en el formulario de reconocimiento del manual.

Política de medios sociales

Muchas organizaciones han empezado a incluir una política de medios sociales en los manuales de los empleados para poder proteger la reputación online de la empresa. Debe detallar los temas o la información que los empleados no pueden publicar en las redes sociales y describir las medidas disciplinarias que se tomarán si infringen alguna de estas normas.

Política de teletrabajo

El desarrollo de la tecnología ha permitido a muchos empleados trabajar a distancia en lugar de en una oficina principal. Explique la postura de su organización sobre el trabajo a distancia y, a continuación, enumere las políticas de teletrabajo. Estas deben incluir cosas como

  • Puestos que permiten trabajar a distancia
  • Cualquier limitación para los roles remotos
  • Cómo controlar a los empleados a distancia
  • Políticas salariales y de horarios
  • El derecho de la organización a poner fin al trabajo a distancia en cualquier momento.

Armas en la política de trabajo

Los empresarios son responsables de la salud y la seguridad de sus empleados. Puede abordar las políticas sobre violencia y armas en una política de seguridad más general o abordarlas por separado. En cualquier caso, explique los tipos de armas que considera, los comportamientos prohibidos y las medidas disciplinarias.

Política de alcohol y drogas

Teniendo en cuenta las leyes estatales relativas a determinadas sustancias, redacte una política que describa la postura de la organización sobre el consumo de drogas y alcohol. Mencione qué sustancias prohíbe, los procedimientos de comprobación que utiliza y las medidas disciplinarias en caso de incumplimiento de esta política.

Política de confidencialidad

Las políticas de confidencialidad comunican los temas específicos que los empleados deben mantener en privado. Proporcione ejemplos de información confidencial, las obligaciones de los empleados y las consecuencias de violar la política de confidencialidad de la organización.

Política de dispositivos personales

Muchos empleados prefieren utilizar sus propios dispositivos, como tabletas, portátiles y teléfonos, para los asuntos de la empresa. Debido a esto, debes tomar medidas de seguridad. Aborda aspectos como qué dispositivos personales pueden utilizar los empleados para el trabajo, cómo los supervisarás y cualquier limitación o requisito de seguridad.

Formularios de RRHH importantes

Una documentación adecuada y exhaustiva permite a las organizaciones hacer un seguimiento de la información vital y establecer acuerdos con su personal. He aquí algunos ejemplos de formularios importantes de RRHH:

Gastos empresariales

Los formularios de gastos de empresa permiten a los empleados hacer un seguimiento de los gastos relacionados con la empresa y solicitar los reembolsos por escrito. Esto es lo más comúnmente utilizado cuando los empleados viajan por trabajo.

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Rendimiento y disciplina

Llevar un registro exhaustivo de los empleados puede resultar útil cuando llegue el momento de las revisiones o cuando haya que tomar medidas disciplinarias. Documente todos los eventos disciplinarios y de rendimiento, incluyendo:

  • Planes de mejora del rendimiento
  • Advertencias orales y escritas
  • Promociones
  • Reconocimientos
  • Revisiones de desempeño

Solicitudes de alojamiento razonable

Las normativas estatales y federales exigen que todos los empleadores ofrezcan a los empleados y solicitantes de empleo ajustes razonables para sus creencias religiosas o discapacidades. Aunque los formularios de solicitud de adaptaciones razonables no son un requisito, al empresario le conviene mantener un registro detallado de todas las comunicaciones relacionadas con la solicitud.

Baja laboral

Muchas organizaciones hacen que los empleados presenten las solicitudes de tiempo libre por escrito para poder hacer un seguimiento de los detalles pertinentes, como las horas de vacaciones utilizadas. Los gobiernos estatales y federales pueden tener modelos de formularios que pueden utilizar para estos fines, como los que se usan para las solicitudes de la Ley de Licencia Familiar y Médica (FMLA).

Acuerdos del manual del empleado

Este formulario establece que los empleados son responsables de leer, comprender y cumplir todas las políticas de la organización. Puede hacer que los empleados firmen este reconocimiento cuando emita el manual y cuando realice actualizaciones.

Formas de contratación

Las organizaciones utilizan formularios a lo largo del proceso de contratación para identificar e incorporar candidatos de calidad. Los formularios de evaluación de candidatos y las solicitudes de empleo son muy comunes durante el proceso de precontratación. Además, hay ciertos documentos gubernamentales que los candidatos deben rellenar después de su contratación, como el formulario I-9 y el formulario W-4.

Recepción de la propiedad de la empresa

Puede utilizar este formulario para documentar la propiedad de la empresa que su organización suministra a sus empleados, como herramientas o equipos. Esto puede ayudarle a hacer un seguimiento de la propiedad de la empresa y asegurarse de que los empleados devuelven los artículos.

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