Tener un presupuesto es fundamental para el éxito de una empresa. Disponer de un presupuesto acorde con los objetivos de la empresa garantiza que la organización disponga de los recursos necesarios para cubrir sus gastos de funcionamiento. La elaboración de un presupuesto también permite planificar los gastos previstos, como las grandes incorporaciones de personal o la compra de nuevos equipos para seguir funcionando.
En este artículo, analizamos lo que es un presupuesto, por qué es importante tener uno, los beneficios y riesgos asociados y algunos consejos para crear un presupuesto.
¿Qué es un presupuesto?
Un presupuesto es una estimación de los costes e ingresos a lo largo de un periodo determinado, normalmente mensual, trimestral o anual. Un presupuesto ayuda al propietario de una empresa a determinar los gastos, alcanzar los objetivos empresariales y prever los ajustes operativos necesarios para mantener la empresa. Un presupuesto puede utilizarse para supervisar el rendimiento y determinar los costes operativos.
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Por qué es importante el presupuesto
La mayoría de las empresas tienen varias partidas que deben pagar de forma constante — diaria, semanal, mensual, trimestral, anual o de otro tipo — para mantener las operaciones del negocio. Los presupuestos son importantes para garantizar el pago de estos gastos y para que la empresa pueda evitar cualquier deuda a largo plazo. Sin un presupuesto, una empresa puede sufrir cualquier cantidad de consecuencias, hasta la disolución de la empresa. Algunas de las partidas que una empresa puede tener que pagar son:
- Nómina: Esto puede incluir a todas las personas de la empresa, incluso al propietario si actualmente cobra un sueldo.
- Alquiler: La mayoría de las empresas alquilan una oficina, un almacén, un local o cualquier otro espacio en el que desarrollen su actividad y deben pagar puntualmente el alquiler.
- Servicios públicos: Junto con el alquiler del espacio vienen los servicios de electricidad, agua, internet y teléfono.
- Los seguros: El seguro puede incluir un seguro de responsabilidad civil general, un seguro de propiedad y una cobertura de desempleo y de indemnización de los trabajadores.
- Servicios profesionales: Una empresa puede tener gastos para mantenerla operativa. Estos pueden incluir servicios informáticos, gastos de reparación de impresoras, un profesional de los impuestos e incluso un equipo de limpieza.
- Publicidad: Es habitual que una empresa quiera hacer algo de publicidad para aumentar las ventas o el conocimiento de la marca. La publicidad cuesta dinero y puede ser un gasto regular del que la empresa es responsable.
- Préstamos: Una empresa puede tener préstamos que tiene que devolver para abrir el negocio, para conseguir capital de los inversores y más.
Con un presupuesto adecuado, el propietario de una empresa puede anticiparse a los gastos, planificar los aumentos importantes de los costes e incluso realizar cambios en la empresa en función de las necesidades operativas. Una empresa también puede conseguir objetivos, comunicar prioridades y crear informes para posibles inversores, todo ello teniendo un presupuesto.
Beneficios de la elaboración de presupuestos
Un presupuesto eficaz debe proporcionar al propietario de la empresa las herramientas para hacer un seguimiento de la situación financiera de la misma, de modo que pueda planificar los gastos a corto y largo plazo, desde las nuevas contrataciones hasta el coste de la ampliación de las operaciones. Un presupuesto también puede dar al propietario de la empresa la capacidad de compartir su proceso y presupuesto con un órgano de gobierno, como un consejo de administración, y proporcionar importantes actualizaciones de estado a los inversores actuales y potenciales. Esto es lo que se puede hacer con un presupuesto:
Prepárese para las emergencias
Nunca se sabe lo que puede surgir en el transcurso de un negocio, así que, al igual que en la vida personal, es importante planificar para lo inesperado en la empresa. Un presupuesto puede ayudarle a reservar dinero en caso de emergencia para no tener que tomar fondos de otra parte de las operaciones de la empresa.
Atraer a los inversores
Los inversores quieren ver que una empresa tiene sus dólares contabilizados. Un presupuesto bien elaborado muestra organización y un compromiso con la empresa que un propietario sin presupuesto puede no mostrar. Cuando un inversor ve las hojas del presupuesto y puede entender cuánto dinero prevé ingresar la empresa y cuáles son sus gastos, puede tener más confianza para invertir.
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Establezca objetivos de venta
Algunos gastos están asociados a la existencia de un equipo de ventas o de procesos de venta, y el presupuesto puede dar cuenta de ellos. El presupuesto también puede incluir la cantidad de ventas que esperas que obtenga el negocio en un plazo determinado. Con estos elementos, puedes establecer objetivos de ventas que se alineen con el presupuesto, ajustándolos posteriormente según sea necesario.
Cumplir los objetivos financieros
Toda empresa debe tener unos objetivos financieros que, si se alcanzan, significan que la empresa ha ido bien durante el año y puede seguir operando con normalidad o incluso expandirse si es necesario. Sin un presupuesto, el propietario de una empresa puede no tener una idea de cómo le va a la empresa y sólo se da cuenta, una vez terminado el año, de que la empresa no está obteniendo beneficios. Un presupuesto puede mantener al propietario de la empresa y a todas las partes interesadas en el buen camino para alcanzar los objetivos, ya que se sabe mejor en qué se está gastando el dinero.
Pagar la deuda
Pagar las deudas es una de las principales ventajas de tener un presupuesto. Un presupuesto debe incluir partidas para cada gasto, siendo la deuda actual sólo una de ellas. Siempre que el propietario de la empresa siga el presupuesto y contabilice los pagos mensuales o trimestrales de la deuda, debería ser capaz de saldar la deuda con prontitud.
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Preparar fácilmente los impuestos
Tanto si haces los impuestos de tu negocio tú mismo como si contratas a un profesional, tener un presupuesto puede facilitarte este proceso. Por ejemplo, puede invertir en un software de preparación de impuestos o tener a alguien contratado que pueda presentar los impuestos por usted. Tu presupuesto también hará que su proceso sea más rápido, ahorrándote potencialmente dinero.
Tomar grandes decisiones financieras
La mayoría de los propietarios de empresas son responsables de las decisiones empresariales de mayor envergadura que repercuten en el dinero que entra y sale de la empresa. Con un presupuesto, es probable que le resulte más fácil tomar las decisiones necesarias, como cuánto puede permitirse aumentar los salarios, si puede haber bonificaciones para los miembros del equipo, qué beneficios puede ofrecer a los empleados o si existe la posibilidad de aumentar las operaciones.
Riesgos de no presupuestar
Dado que la elaboración de un presupuesto es una parte tan importante de la vida de una empresa, no elaborar un presupuesto correctamente puede tener algunas consecuencias:
- No tener un fondo de emergencia
- La incapacidad de ampliar las operaciones o expandirse a un nuevo mercado.
- No ser capaz de asegurar el dinero de la inversión.
- Posible cierre de la empresa porque se hace difícil salir de la deuda.
- No contraer compromisos a largo plazo con clientes, vendedores o proveedores, lo que puede tensar la relación existente.
- La incapacidad de conseguir préstamos o de realizar una gran compra necesaria para el negocio.
Consejos para crear un presupuesto
La elaboración de un presupuesto puede ser un proceso complicado al principio, pero tenga en cuenta estos consejos para que sea un poco más fácil crear un presupuesto eficaz:
Conozca los estándares del sector
La mejor manera de crear un presupuesto es entender cuánto cuestan las cosas en su sector. Aunque cada empresa puede ser diferente, suele haber un estándar con el que puedes empezar, y luego ajustarlo en función de las necesidades de tu negocio y de tus gastos e ingresos únicos.
Contabilizar todos los ingresos
Para poder elaborar un presupuesto bien construido, debes contabilizar todos los ingresos. Disponer de un proceso para asignar los ingresos a una categoría presupuestaria garantizará que todo lo que ganes se destine a una parte específica de la empresa. De este modo, se reduce la probabilidad de que su empresa gaste más dinero del que debería. Si descubre que sus ingresos son mayores que sus gastos, eso es una gran noticia. Puede que entonces no tenga un lugar donde poner los fondos sobrantes, sin embargo, los ingresos no categorizados pueden ir a un fondo de emergencia.
Reevalúe su presupuesto
Considere la posibilidad de revisar su presupuesto al final de cada mes. Ese es el momento de comparar sus cifras reales con las que anticipó y estimó cuando creó el presupuesto. Puedes ver cómo fue tu rendimiento y luego revisar lo necesario para seguir siendo lo más preciso posible.
Considere las necesidades a largo plazo
Muchos propietarios de empresas saben lo que deben pagar en el futuro, especialmente si se trata de un gasto importante. Por ejemplo, si el objetivo de la empresa es conseguir un contrato con el gobierno en dos años, es probable que tenga que presupuestar un gran gasto de contratación o el coste de las actualizaciones de los equipos para estar a la altura de las exigencias. Tenlo en cuenta en tu presupuesto con antelación para no tener que endeudarte para hacer frente a los gastos o para no tener que renunciar a la oportunidad.
Invierta en un software de elaboración de presupuestos
Un software de presupuestación o una herramienta de gastos e ingresos pueden ayudar a mantener su presupuesto libre de errores humanos. Si encuentra el software adecuado para su negocio, le resultará mucho más fácil registrar los dólares del negocio y obtener un informe detallado de cómo va su presupuesto.
Sobrestimar los gastos
No hay nada malo en sobrestimar los gastos, ya que hacerlo le mantiene preparado para los gastos imprevistos y no permite que éstos arruinen su presupuesto. Sobrestimar también puede devolverle dinero al presupuesto que puede colocar en su fondo de emergencia o utilizarlo para pagarse a sí mismo otro mes en el que los gastos hayan sido mayores de lo esperado.
Desglose de su presupuesto
Dependiendo del tamaño de la empresa, puede ser más beneficioso desglosar el presupuesto por departamentos, proporcionando a cada departamento su propio presupuesto a seguir. También puede desglosar el presupuesto por meses o trimestres, lo que puede ser muy útil para aquellas empresas que, por ejemplo, ingresan una gran cantidad de dinero durante los meses de verano y menos durante el resto del año. Al desglosar tu presupuesto, estarás en mejor posición para planificar los meses más lentos y conseguir que tus ingresos de verano se extiendan más.