P&R: ¿Por qué es tan importante la gestión de archivos? Más beneficios

Hay muchos métodos que una empresa puede utilizar para mejorar su organización y eficiencia. Uno de estos métodos es la gestión de archivos, que permite a una empresa almacenar sus archivos de forma organizada y garantizar la organización y la productividad. Si cree que usted o su empresa se beneficiarían de una mayor organización, podría considerar la implementación de un sistema de gestión de archivos para almacenar y organizar sus documentos. En este artículo, analizamos qué es la gestión de archivos, por qué es importante, sus beneficios y los componentes clave de una gestión de archivos eficaz.

¿Qué es la gestión de archivos?

La gestión de archivos es el proceso de nombrar, almacenar y organizar los archivos en un sistema o programa que facilita la localización de los documentos. La mayoría de las empresas utilizan una forma digital de gestión de archivos, pero la gestión de archivos físicos sigue siendo beneficiosa para ciertas empresas. Organizar los archivos digitalmente es útil porque muchos sistemas ofrecen la opción de organizar los archivos por ti, lo que facilita y agiliza el almacenamiento y la localización de los documentos. La gestión de archivos digitales también es útil porque usted y sus empleados pueden acceder a los archivos en casi cualquier dispositivo, independientemente de la hora o el lugar, lo que es especialmente valioso para los trabajadores remotos.

Las empresas suelen organizar sus archivos en un sistema jerárquico, lo que significa que utilizan carpetas secundarias, o subcarpetas, para una mayor organización. Dentro de su carpeta principal, puede tener varias subcarpetas que contengan diferentes categorías de documentos. Por ejemplo, puede tener una carpeta principal para los impuestos y subcarpetas para los impuestos de un año concreto y otros formularios fiscales específicos.

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¿Por qué es importante la gestión de archivos?

Hay muchas razones por las que es importante que una empresa utilice un sistema eficaz de gestión de archivos, entre ellas:

Mejora de la organización

Independientemente del tamaño de una empresa, la mayoría de las organizaciones tienen mucha información que almacenar, incluyendo información sobre empleados, productos, inventario y finanzas. La gestión de archivos puede ayudar a almacenar, recuperar y compartir información dentro de una organización. Por ejemplo, una empresa puede almacenar muchos archivos en una carpeta, lo que disminuye el desorden dentro de un sistema de almacenamiento digital.

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Localización centralizada de documentos

Tener todos los documentos de su empresa en un lugar centralizado puede simplificar el proceso de recuperación de documentos. En lugar de examinar cientos de archivos, un empleado puede buscar el nombre de una carpeta y encontrar fácilmente el documento deseado. Esto simplifica la organización de los documentos en lugar de almacenarlos en varias ubicaciones, como hilos de correo electrónico, ordenadores personales o unidades flash.

5. Aumentar la eficiencia

La gestión del tiempo y la eficiencia son componentes esenciales de la productividad de una empresa. La gestión de archivos aumenta la eficiencia al reducir el tiempo que los empleados necesitan para encontrar documentos. También reduce el tiempo dedicado a recrear archivos si un empleado no puede encontrar un documento original. Aunque volver a escribir un documento puede llevar sólo unos minutos en algunos casos, esta pérdida de tiempo puede resultar problemática si se repite varias veces en una jornada laboral. La gestión de archivos garantiza que los empleados puedan seguir siendo productivos y evitar la repetición de tareas.

Mejora de la comunicación

Muchos programas de gestión de archivos incluyen útiles herramientas de comunicación, como cuadros de chat, sistemas de etiquetado y la posibilidad de comentar los documentos. Esto es importante porque los empleados pueden preguntarse unos a otros sobre determinados documentos o comentar los errores de un documento. A través de estas herramientas, los empleados suelen poder editar los documentos de forma colaborativa y, por tanto, entender por qué un miembro del equipo ha hecho un determinado cambio o sugerencia.

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Reducción de los errores de archivo

La gestión de archivos puede reducir el número de errores de archivo que experimenta el equipo. Si una empresa almacena sus documentos físicamente, es necesario un sistema de archivo organizado para evitar que los documentos se extravíen. El extravío de documentos también puede producirse de forma digital, especialmente si un empleado nombra u organiza los archivos de forma inexacta. Un sistema de gestión de archivos reduce los errores al ofrecer claridad y orientación a la hora de buscar los archivos.

Acceso controlado

El acceso a la información es importante porque garantiza que los empleados puedan acceder a los documentos necesarios para realizar sus tareas. El acceso a la información también ayuda a las empresas a controlar qué personas pueden ver los datos confidenciales. Muchos sistemas de gestión de archivos digitales tienen bloqueos o controles que conceden acceso únicamente a los empleados que necesitan determinados documentos para trabajar. Si necesitan acceder a un determinado documento que tienen bloqueado, pueden pedir a sus jefes que les concedan el acceso adecuado.

Beneficios de la gestión de archivos

Estas son algunas de las ventajas que un sistema eficaz de gestión de archivos puede ofrecer a las empresas:

1. Procesos estandarizados

Los procesos estandarizados son beneficiosos para una empresa porque pueden reducir los errores y aumentar la productividad. La gestión de archivos puede ayudar a estandarizar los procesos de una empresa asegurando que todo el mundo sabe cómo almacenar y recuperar los documentos de la misma manera.

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Reducción de los correos electrónicos

Muchas empresas utilizan el correo electrónico para comunicarse, lo que puede dar lugar a un gran número de mensajes que saturan las bandejas de entrada de los empleados. Disponer de un sistema eficaz de gestión de archivos puede reducir el número de correos electrónicos enviados porque los empleados tienen acceso a los mismos documentos y saben cómo recuperar los documentos que necesitan.

Mayor responsabilidad

Las empresas también pueden aumentar la responsabilidad mediante una gestión eficaz de los expedientes. Por ejemplo, si un empleado comete un error en un proyecto, su jefe puede ayudar a identificar lo que se ha hecho mal viendo juntos los documentos pertinentes. Esto puede ayudar a los empleados a aprender de los errores y a mejorar su rendimiento en el futuro.

Mejora de la seguridad

Los archivos extraviados pueden provocar problemas de seguridad en las empresas, especialmente si un empleado guarda accidentalmente un documento importante en un foro público. La gestión de archivos puede ayudar a aumentar la seguridad creando carpetas en las que los empleados puedan guardar fácilmente los documentos. Si un empleado sabe exactamente dónde colocar los archivos, puede reducir las posibilidades de que los coloque en una carpeta incorrecta.

Componentes de una gestión eficaz de los expedientes

La gestión de archivos puede ayudar a una empresa a aumentar su organización, pero para lograrlo, es importante que los empleados conozcan los componentes de un sistema eficaz de gestión de archivos. Algunos componentes de la gestión eficaz de archivos pueden ser:

Coherencia

Cuando cree u organice su programa de gestión de archivos, es importante que sea coherente con las ubicaciones en las que coloca sus documentos. Esto implica crear un sistema para su metodología de gestión de archivos y ser coherente con él. Por ejemplo, si crea una carpeta para las finanzas de su empresa y la titula «finanzas», pero más tarde crea una carpeta similar y la etiqueta «presupuesto», podría causar confusión entre los empleados, especialmente si coloca determinados archivos en la primera carpeta y otros en la segunda.

Número de carpetas

Un componente importante de la gestión de archivos es comprender el número adecuado de carpetas que usted y su empresa necesitan. Si tiene muy pocas carpetas, sus empleados podrían tener que clasificar muchos documentos dentro de las pocas carpetas que tiene. Si tiene demasiadas carpetas, sus empleados podrían buscar en varias carpetas para encontrar el archivo que desean. Por lo tanto, es importante que su sistema de gestión de archivos tenga suficientes carpetas para abarcar sus documentos y subcarpetas claramente etiquetadas que guíen de forma natural a un empleado que intente encontrar un archivo.

Nombres precisos de archivos y carpetas

Una gestión eficaz de los archivos suele conllevar nombres precisos de archivos y carpetas. Por ejemplo, si su empresa tiene previsto publicar el primer documento de comunicado de prensa de este año, puede ser beneficioso etiquetarlo como "Comunicado de prensa nº 1 de 2021" bajo el nombre de carpeta "Comunicados de prensa." Si es claro con sus prácticas de etiquetado, sus empleados pueden ser más eficientes y productivos mientras completan sus tareas.

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