FAQ: ¿POR QUÉ SON IMPORTANTES LAS ACTAS DE LAS REUNIONES? ¿Por qué son importantes las actas de las reuniones? (y consejos para redactarlas)

Las organizaciones suelen tener la obligación de registrar las reuniones y poner las notas a disposición de los empleados, los miembros del consejo de administración y posiblemente los accionistas. A menudo, estos registros comienzan como actas de reunión. Aprender sobre las actas de las reuniones y por qué son importantes puede ayudar a su equipo a establecer procedimientos para su registro. En este artículo, se explica la definición de las actas de reunión, se describen las personas que las registran, se ofrece una lista de las razones por las que son importantes y se dan algunos consejos para ayudar a registrarlas.

¿Qué son las actas de las reuniones?

Las actas de las reuniones son notas que los miembros de una organización registran durante las reuniones importantes, como las del consejo de administración. No existe un método definido para redactar las actas de las reuniones, pero hay formatos comunes. Las actas pueden resumir los temas de los debates, registrar las votaciones sobre mociones específicas y describir las actividades. Las actas de las reuniones también pueden incluir información administrativa, como la fecha en que se celebró la reunión y los nombres de todos los asistentes.

¿Quién levanta las actas de las reuniones?

Los miembros de las organizaciones suelen asignar a un escriba o secretario para registrar las actas de las reuniones, pero es responsabilidad de todos los miembros redactar y mantener las actas de las reuniones. Los escribanos pueden tener otras responsabilidades dentro de una organización además de registrar las actas de las reuniones, como formar parte de la junta directiva. Los secretarios suelen tener muchas responsabilidades administrativas además de redactar las actas de las reuniones, como programarlas y responder a las llamadas telefónicas. Las organizaciones pueden contar con varias personas que levanten actas de las reuniones para garantizar la correcta documentación de todas ellas.

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¿Por qué son importantes las actas de las reuniones?

He aquí una lista de varias razones por las que las actas de las reuniones son importantes:

Proporcionar registros formales

Una contabilidad detallada de los votos de la junta, los temas de discusión y las decisiones de la reunión crea un registro de la reunión. La empresa puede optar por abrir el acta al personal ajeno a la reunión, a los asociados de la empresa, a los intereses creados o al público en general. Los miembros de las organizaciones pueden utilizar la información que registran en las actas de las reuniones durante los procedimientos legales, las auditorías y las futuras reuniones de la junta directiva. Por ejemplo, los miembros de las organizaciones pueden utilizar las actas de las reuniones para registrar la fecha exacta en la que una junta directiva tomó una decisión financiera importante.

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Dar una línea de tiempo de los acontecimientos

Las actas de las reuniones permiten a los miembros de las organizaciones establecer un orden cronológico de los acontecimientos que se producen en las reuniones de la empresa. Esta información puede ayudar a comprender el proceso de toma de decisiones dentro de las organizaciones. Por ejemplo, las actas de las reuniones pueden documentar el orden de los acontecimientos, como la investigación, el debate y la votación, que condujeron a una determinada inversión.

Motivar la acción organizativa

Los miembros de las organizaciones pueden consultar las actas de las reuniones para ayudarles a decidir el mejor curso de acción para sus equipos. Las actas de las reuniones pueden proporcionar resúmenes de los objetivos de la organización, que los directivos pueden utilizar para motivar las acciones de sus equipos. Por ejemplo, las actas de las reuniones pueden describir los objetivos de ingresos específicos para el próximo trimestre, lo que puede motivar a los gerentes de ventas a generar una determinada cantidad de actividad de ventas.

Promover la responsabilidad

Las actas de las reuniones pueden proporcionar un registro de las responsabilidades delegadas y los objetivos propuestos que los miembros del equipo pueden utilizar como recordatorio. Esta responsabilidad puede ayudar a mejorar las relaciones de los empleados dentro de la organización. Por ejemplo, si un director financiero propone un aumento salarial para todos los empleados de nivel inicial en los próximos dos años, las actas de las reuniones pueden ayudar a la organización a rendir cuentas para completar ese objetivo.

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Cuáles son algunos consejos para registrar las actas de las reuniones?

Aquí hay varios consejos para registrar actas de reuniones eficaces:

Utilice una plantilla

Hay muchas plantillas en línea que simplifican el registro de las actas de las reuniones. Estas plantillas pueden tener espacios para que los miembros rellenen tipos específicos de información o cuenten los votos. Por ejemplo, una plantilla puede tener un espacio en blanco para la fecha y la hora de la reunión, una sección para enumerar los miembros asistentes y un espacio para enumerar los objetivos de la reunión.

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Empezar con la información esencial

Dado que las reuniones pueden abarcar una gran variedad de temas, los miembros deben asegurarse primero de que sus notas registran los detalles esenciales. Estos elementos, como la fecha, la hora, las votaciones específicas y las mociones de las reuniones, documentan el marco de la reunión. Después de recopilar estos datos, es útil proporcionar más detalles sobre las actividades de la reunión, como los nombres de los líderes de las discusiones, las preguntas formuladas o los comentarios realizados, las personas involucradas en las actividades, los pasos de seguimiento o los puntos de revisión.

Escríbalos durante las reuniones

Redactar un acta en tiempo real puede ayudarle a recordar la información con mayor precisión y a crear una línea cronológica. Por este motivo, los escribas y secretarios pueden pedir a los miembros que hagan una breve pausa durante las reuniones para poder registrar todos los datos esenciales. Por ejemplo, después de una votación importante, un escriba puede tomarse un momento para registrar todos los votos de los miembros.

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Incluya sólo datos

Las actas de las reuniones eficaces suelen incluir únicamente la información objetiva que se produce durante las mismas. Los secretarios o escribas pueden optar por no registrar las expresiones de opinión y otra información no factual, como los saludos y la conversación casual. Por ejemplo, si un ejecutivo expresa que otro miembro hace chistes divertidos durante sus reuniones individuales, lo más probable es que esa información no sea necesaria en las actas de las reuniones.

Considere la posibilidad de adjuntar imágenes

Añadir imágenes puede proporcionar una visión adicional de un tema de debate y verificar el registro preciso de la información. Los miembros pueden adjuntar imágenes a las actas de las reuniones electrónicas o añadir físicamente fotos o vídeos a los archivos de las actas de las reuniones. Por ejemplo, incluir una imagen de una nueva instalación de producción puede ayudar a contextualizar un debate sobre los próximos gastos.

Corregir el documento

Revisar las actas de las reuniones puede ayudarle a asegurarse de que registra el contenido de la reunión de forma precisa y exhaustiva. Esto puede incluir el recuento de los votos y el registro de la redacción exacta de las mociones. Puede corregir cada sección antes de que el grupo pase al siguiente tema de debate.

Organízate antes de la reunión

Si se registran las actas de las reuniones, resulta útil comprender el contenido de la reunión junto con la información que los miembros puedan mencionar durante la misma. Por ejemplo, si una reunión incluye información sobre un nuevo software que su organización está desarrollando, intente informarse sobre el nuevo software antes de asistir a la reunión. Esto le ayudará a asegurarse de que puede registrar información precisa y bien explicada en el acta de la reunión.

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