¿Por qué son importantes los plazos?

Los plazos pueden ayudarte a cumplir tus objetivos a corto y largo plazo si los tienes. Los plazos pueden tener un efecto directo en tus planes futuros, sean cuales sean. Cumplir un plazo es un atributo importante, pero requiere disciplina y determinación.

En este artículo, analizamos la importancia de los plazos y cómo puedes establecer plazos realistas.

¿Por qué son importantes los plazos?

Tener y cumplir con los plazos puede ayudarte a lograr tus objetivos personales y profesionales al especificar un marco temporal. He aquí cinco razones por las que los plazos son fundamentales:

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1. Te ayudan a priorizar

Establecer plazos suele ser una forma eficaz de ayudarle a completar las tareas según su importancia. Dado que el tiempo es limitado y hay múltiples formas de emplearlo, decidir qué es lo más importante que debe hacer y establecer plazos para esas tareas puede ayudarle a aprovechar mejor su tiempo. La priorización puede ayudarle a centrarse en las tareas que probablemente produzcan los resultados más favorables.

2. Te hacen definir claramente tus objetivos

Cuando usted' está creando una fecha límite, tiene que decidir sobre el tiempo que se da a sí mismo para completar una determinada tarea. Esto básicamente le obliga a considerar a fondo todos los pasos que necesita para completar la tarea y el tiempo que le lleva completarlos. Una vez realizado este proceso de reflexión, es probable que tengas una visión más clara de tus objetivos y de lo que necesitas para alcanzarlos.

3. Le motivan para alcanzar sus objetivos

Tener una fecha claramente establecida para completar una tarea puede motivarle a realizarla a tiempo. Si no se establece una fecha límite, es posible que no haya un incentivo directo para completar una tarea hasta un momento determinado, lo que suele significar que se tarda más de lo debido. Una fecha límite puede empujarle a terminar a tiempo, incluso si puede requerir renunciar al tiempo dedicado a actividades menos importantes.

4. Pueden potenciar su creatividad

Un plazo ajustado suele requerir soluciones creativas para completar las tareas requeridas. Por lo general, las personas son más propensas a ser creativas cuando las circunstancias les obligan a ello, lo que significa que un plazo bien fijado puede ayudar a una persona o a un equipo a alcanzar todo su potencial creativo.

5. Ayudan a mantener las promesas

Establecer plazos y cumplirlos puede ayudarte a evitar hacer promesas que no puedes cumplir. Cuando todas tus tareas tienen un plazo claro, suele ser más fácil determinar para qué actividades tienes tiempo y para cuáles no. Este es un dato importante para decidir si debe asumir una tarea adicional, ya que tener plazos para todas las tareas existentes puede ayudarle a determinar si tiene tiempo para asumir una nueva.

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6. Te ayudan a evitar ser demasiado perfeccionista

En ausencia de plazos, algunas personas pueden tender a dedicar demasiado tiempo a uno o varios aspectos de su tarea. Aunque mantener un alto nivel de exigencia es importante, establecer plazos puede ayudarle a evitar analizar en exceso varios aspectos de su trabajo en lugar de asignar ese tiempo a otra cosa. Establecer un plazo realista puede ayudarle a lograr un equilibrio entre los estándares de alta calidad y la entrega a tiempo.

7. Pueden aumentar su confianza

Teniendo en cuenta que el establecimiento de plazos es probable que aumente las probabilidades de que entregues un trabajo de calidad a tiempo, establecer y cumplir constantemente los plazos también puede aumentar tu moral y la de tu equipo. Saber que eres capaz de establecer un calendario claro para tus tareas pendientes y de completarlas realmente dentro del calendario puede aumentar tu confianza y tu autoestima.

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Cómo establecer plazos alcanzables

A la hora de fijar un plazo, éste debe ser realista. He aquí algunos consejos para fijar plazos alcanzables:

1. Establecer objetivos SMART

Cuando quiera alcanzar un objetivo en un plazo determinado, asegúrese de que es realista utilizando la técnica SMART. Esto significa que sus objetivos deben ser:

  • Específicos : Es más probable que sus objetivos se alcancen si son estrechos y específicos
  • Medible: Tus objetivos deben tener métricas claras que te digan si estás haciendo un buen trabajo o no
  • relevantes: Tus metas tienen que estar correlacionadas con tus valores y objetivos a largo plazo
  • Basado en el tiempo: Por último, una vez que los objetivos estén claramente definidos, sean medibles y pertinentes, hay que fijar un plazo realista y ambicioso para ellos.

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2. Tengan recompensas y penalizaciones claramente definidas por cumplir o incumplir un plazo

Si quieres que un plazo te motive e inspire, su cumplimiento debe tener consecuencias positivas. Del mismo modo, no cumplirlo debe tener consecuencias negativas. Esto hace que el plazo sea más importante para usted y le ofrece incentivos adicionales para completar su tarea dentro del plazo asignado.

3. Establezca un calendario realista

Aunque es probable que los plazos ajustados te motiven y potencien tu creatividad, establecer plazos poco realistas para completar tus tareas puede hacer que no los cumplas, lo que puede afectar a tu moral. Por otro lado, fijar plazos poco ambiciosos puede hacerte perder la concentración y restarle importancia a la tarea, lo que suele conducir a una disminución de la calidad de tu trabajo. Encontrar el equilibrio adecuado entre ambos es esencial.

4. No te dejes afectar por el miedo a perder un plazo

Establecer plazos es generalmente una buena idea, pero es importante recordar que es prácticamente imposible cumplir todos los plazos durante un largo período de tiempo. Una vez que haya fijado un plazo, debe hacer todo lo posible para cumplirlo, pero evite que la ansiedad por no completar las tareas a tiempo afecte a la calidad de su trabajo.

5. No tenga demasiados plazos

Establecer plazos puede ayudarte a ser más organizado al añadir plazos claros a tus objetivos, pero debes tener cuidado de no excederte. Priorizar adecuadamente tus objetivos implica identificar los que deben hacerse en un plazo determinado y los que no. Obligarse a realizar con urgencia tareas que no son urgentes por naturaleza puede ser perjudicial para sus objetivos a largo plazo.