Una oficina con una etiqueta adecuada es aquella en la que las personas se sienten cómodas, valoradas y capaces de realizar su trabajo correctamente. Si entiendes lo que se espera en un entorno profesional, podrás mostrar respeto a los que te rodean. Practicando un comportamiento cortés a diario, podrás establecer un hábito.
En este artículo, describiremos la etiqueta en el lugar de trabajo y proporcionaremos consejos que pueden ayudarle a mejorar su etiqueta comercial.
¿Qué es el protocolo de oficina?
Las normas de etiqueta en el lugar de trabajo definen lo que es un comportamiento educado y lo que hay que evitar.
Cuando se emplean buenos modales en el lugar de trabajo, se crea un entorno de respeto. Es más probable que los compañeros de trabajo se comprometan y sean más productivos en un entorno en el que los compañeros son educados, atentos y amables.
Consejos para una buena etiqueta en el trabajo
He aquí algunos pasos prácticos para ayudarle a presentar el decoro adecuado en la oficina:
- Ofrecer un saludo cortés.
- Hacer una conversación.
- Tenga en cuenta a los demás.
- Silencie su teléfono.
- Preste toda su atención.
- Mantenga limpio el lugar de trabajo.
- Llegar a tiempo.
- Coma en la sala de descanso o fuera del lugar de trabajo.
- Vístase adecuadamente.
- Reúnase en los espacios designados.
- Tenga en cuenta su lenguaje corporal.
Ofrezca un saludo cortés
Diga “hola,” “buenos días” o “buenas tardes, sonría y establezca contacto visual cuando vea a sus compañeros de trabajo o clientes. Estreche la mano y preséntese cuando vea a alguien nuevo. Salude a los compañeros de trabajo conocidos por su nombre, ya que esto añade un toque de personalización. Saludar a los demás en el lugar de trabajo puede ayudarle a presentar un comportamiento amistoso que haga que sus colegas y clientes se sientan más cómodos a su alrededor;
Hacer una conversación
Durante su jornada laboral, debe tener muchas oportunidades de conversar con sus compañeros de trabajo y clientes. Inicie conversaciones con los conocidos de su oficina, recabando ideas y opiniones sobre los acontecimientos recientes o los logros de la empresa. Puedes iniciar una conversación con desconocidos comentando temas universales como la actualidad de la ciudad o el tiempo. Establecer conexiones con gente nueva puede ser valioso. Puedes iniciar una conversación con un nuevo cliente potencial o establecer una red de contactos con profesionales que pueden ayudarte a avanzar en tu carrera.
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Tenga en cuenta a los demás
Tenga en cuenta a los que le rodean, sobre todo cuando se mueva por la oficina. Mira por encima del hombro cuando pases por una puerta y mantenla abierta si hay alguien detrás de ti. Sujete la puerta del ascensor a los demás si se dirigen a él. Si tiene que realizar tareas para que otros realicen sus funciones, intente terminarlas con la mayor rapidez y precisión posible. Utilice los términos «por favor» y «gracias» cuando corresponda. Practicar la atención mientras trabajas con otros demuestra tu capacidad de trabajo en equipo y de colaboración;
Silenciar el teléfono
Las notificaciones de los teléfonos pueden ser una distracción, especialmente cuando se trabaja con varios colegas o con clientes. Silencie su teléfono móvil en el lugar de trabajo para no molestar a los demás con estos sonidos. Si está esperando una llamada, puede utilizar el ajuste de notificación por vibración. Mantener el teléfono en silencio es especialmente importante en las reuniones, pero tus compañeros de trabajo agradecerán el esfuerzo si estás cerca de ellos;
Preste toda su atención
Preste toda su atención a los demás durante las conversaciones. Si accidentalmente habla por encima de otra persona, discúlpese por el error. Deje el teléfono en su mesa cuando asista a reuniones y manténgalo alejado de su mano durante las conversaciones individuales. Ofrecer toda su atención demuestra que está interesado en la discusión y quiere escuchar las opiniones del interlocutor.
Mantener el lugar de trabajo limpio
El lugar de trabajo es un entorno compartido que todos deben contribuir a mantener limpio. Cuando utilices una herramienta o un elemento común, asegúrate de devolverlo a su zona designada para que los demás puedan localizarlo. Limpie cualquier superficie sucia, como mesas y mostradores, para mantener un lugar de trabajo limpio y organizado. Un lugar de trabajo limpio puede aumentar la motivación y la productividad de los equipos;
Llegar a tiempo
La puntualidad es una parte esencial de la etiqueta en el trabajo. Demuestre que respeta y valora el tiempo y las prioridades de los demás llegando puntualmente a las reuniones, completando las tareas antes de los plazos y llegando al trabajo unos minutos antes de lo previsto. Cuando programe reuniones, intente planificarlas de forma que haya un periodo de tiempo al final que permita a los asistentes llegar a su siguiente compromiso con prontitud.
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Comer en la sala de descanso o fuera del lugar de trabajo
Comer en tu mesa puede provocar aromas que distraigan a tus compañeros de trabajo. Intente comer en lugares designados, como la sala de descanso o la cafetería. Cuando sea posible, comer fuera del lugar de trabajo suele ser una opción ideal. Además de limitar las distracciones para los miembros de su equipo, comer su almuerzo lejos de su escritorio o espacio de trabajo puede ayudarle a volver a concentrarse cuando regrese al trabajo.
Vístase adecuadamente
Un atuendo modesto suele ser la mejor opción en el lugar de trabajo. Incluso en un entorno informal, es mejor elegir ropa sencilla y cómoda. Las joyas que tintinean o un perfume fuerte pueden distraer a los compañeros de trabajo de sus tareas. Revise el manual del empleado o póngase en contacto con un representante de recursos humanos para obtener más información sobre el código de vestimenta de su empresa si no está seguro de la vestimenta aceptable;
Si te reúnes con un cliente, intenta vestirte para la ocasión con ropa informal o profesional. También puede optar por un atuendo acorde con los estándares de su empresa. Por ejemplo, si tu cliente trabaja para una empresa financiera, probablemente debas vestir con ropa profesional de negocios.
Reúnase en espacios designados
Si se reúne con dos o más personas, programe una sala de reuniones o utilice una oficina privada para su discusión. Celebrar reuniones en su espacio de trabajo puede generar ruido que podría distraer a los miembros de su equipo. Cierra la puerta durante las reuniones para reducir el ruido. Utiliza voces bajas para las reuniones y las conversaciones individuales en la oficina para que los que te rodean puedan seguir concentrándose con facilidad.
Considerar el lenguaje corporal
Su lenguaje corporal puede enviar diferentes mensajes durante las conversaciones. Para asegurarse de que su lenguaje corporal envía el mismo mensaje que sus palabras, practique una buena comunicación no verbal. Cuando hable con otras personas, establezca contacto visual y asienta con la cabeza cuando corresponda para demostrar que está prestando atención. Sonreír puede mostrar tu entusiasmo por el tema. Mantenga los brazos a los lados para adoptar una postura neutra, o ponga las manos en las caderas para demostrar confianza. Cuando esté sentado o de pie, asegúrese de que la espalda está recta y los hombros hacia atrás para demostrar que está atento.