Preguntas de presentación: Beneficios, cómo prepararlas y consejos para responderlas

Para muchos profesionales, hacer presentaciones es una parte habitual de su trabajo. Esto puede incluir presentaciones de ventas a clientes potenciales o presentaciones dadas en conferencias profesionales, las cuales pueden implicar preguntas de la audiencia. Si vas a dar una presentación en la que se espera que respondas a preguntas, saber cómo hacerlo de forma eficaz puede ser importante. En este artículo explicamos qué es una presentación, las ventajas de responder a preguntas en una presentación, cómo prepararse para las preguntas de la presentación y damos consejos para responder a preguntas durante la misma.

¿Qué es una presentación?

Una presentación es un tipo de discurso que se puede dar en diversos contextos, normalmente con el apoyo de materiales visuales. Se puede hacer una presentación ante unas pocas personas para hablar de una propuesta comercial o se puede hacer una presentación ante cientos de personas como experto en la materia. En una presentación, los materiales visuales que apoyan lo que dices suelen tener la forma de un pase de diapositivas que añade contexto y apoyo visual a tu discurso. Independientemente del motivo de su presentación, es posible que tenga que responder a preguntas sobre su tema.

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Beneficios de responder a las preguntas de la presentación

No todas las presentaciones requieren responder a preguntas, pero muchas tienen un formato que incluye un tiempo de preguntas y respuestas. Responder a las preguntas durante o después de la presentación tiene muchas ventajas, entre ellas, asegurarse de que el público se siente satisfecho con la información que ha proporcionado y de que ha ofrecido información completa sobre el tema. Si la presentación es para presentar un proyecto o conseguir un negocio, responder bien a las preguntas puede marcar la diferencia entre ser contratado o no.

Responder a las preguntas durante o después de una presentación también puede hacerle parecer más accesible a la audiencia, lo que puede ser valioso para todos los implicados. El público le ve entonces como alguien que puede responder a preguntas sobre el tema y posiblemente como un experto, y usted tiene la oportunidad de proporcionar información adicional.

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Cómo preparar las preguntas de la presentación

Estos son los pasos que puedes seguir para preparar las preguntas de la presentación:

1. Considera lo que otros podrían querer saber

Su público es un factor importante a la hora de enfocar su presentación. Si va a hablar ante un público de expertos en su campo, su enfoque puede ser diferente que si su presentación es para aquellos que no saben nada sobre su tema. Analizando cuál será su público previsto, puede considerar qué tipo de preguntas podría hacer ese tipo de público y la mejor manera de responder a esas preguntas.

Es más probable que los expertos hagan preguntas dirigidas a partes específicas de su tema que sean de interés para otros en su campo. Es posible que quieran respuestas detalladas y que les parezca bien la jerga relacionada con su campo. Los que no están familiarizados con tu tema son más propensos a hacer preguntas generales y pueden necesitar respuestas más sencillas en un lenguaje accesible.

2. Pregunte a los demás qué podrían preguntar después de su presentación

Una buena forma de determinar qué preguntas puede tener su público es preguntar a personas que conozca y que sean similares a su público previsto cuáles son sus preguntas. Esto puede ser más difícil si se trata de una presentación ante un cliente, pero igualmente puede hablar de ello con personas que conozca y que trabajen en un campo o puesto similar. Puedes proporcionar a estas personas tus materiales de presentación por escrito o puedes realizar tu presentación para ellos, aunque sea en vídeo.

Incluso puede preparar una lista de preguntas para determinar qué preguntas podrían hacer. Esto podría incluir preguntas sobre secciones específicas de su presentación para determinar si ciertos puntos clave fueron claros o para averiguar lo que ellos' preguntarían al final de su presentación.

3. Si es posible, revise otras presentaciones sobre este tema

Dependiendo del tipo de presentación que vayas a realizar, puedes encontrar en Internet presentaciones similares sobre un tema parecido o en el mismo evento. Esto puede darte una idea de lo que esas audiencias preguntaron y los temas que dieron lugar a más preguntas. También puede ayudarte a ver cómo gestionaron las preguntas otros presentadores y qué tipo de respuestas fueron eficaces. Esto también puede darte ideas útiles sobre la información que debes incluir en tu presentación o la información extra que puedes utilizar al responder a las preguntas.

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4. Investiga las preguntas más frecuentes sobre tu tema

Otra forma de prepararte para el tipo de preguntas que te pueden hacer es investigar lo que la gente suele preguntar sobre tu tema en Internet. Dependiendo de la complejidad de tu tema, esto puede incluir desde la lectura de preguntas en sitios hechos para consultas o la lectura de documentos de investigación académica. Al conocer las preguntas que se han formulado antes sobre este tema, puedes practicar cómo responderías en el contexto de tu presentación. Si se trata más bien de una presentación de ventas, puedes investigar qué preguntas suelen hacer los clientes durante esas presentaciones.

5. Infórmese sobre su tema más allá de lo básico

Dependiendo del tema que vayas a presentar, es posible que ya seas un experto en la materia que pueda responder a las preguntas más complejas. Sin embargo, si se trata de un tema nuevo para ti o de algo sobre lo que todavía estás aprendiendo, es posible que quieras prepararte investigando más allá de tu presentación. No es necesario que respondas a todas las preguntas, pero saber al menos un poco más de lo que aparece en tu presentación puede ayudarte a que tu público te vea con autoridad cuando te hagan preguntas.

Consejos para responder a las preguntas de la presentación

Si te estás preparando para hacer una presentación en la que prevés que te harán preguntas, aquí tienes algunos consejos sobre cómo responder:

Considere las preguntas de investigación

Si vas a presentar un tema delicado o te diriges a un público numeroso en el que puede resultar difícil organizar una sesión de preguntas y respuestas, puede resultarte útil que las preguntas sean examinadas y aprobadas de antemano. Es posible que haya un contacto en el lugar en el que va a realizar la presentación que pueda encargarse de ello, o incluso que pueda establecer una forma de enviar las preguntas a través de Internet. Así sabrás qué preguntas debes anticipar, podrás preparar tus respuestas y reducirás los problemas de quién puede hacer preguntas en tu presentación.

Indique al público cuándo debe preguntar

Una cosa que puede causar problemas con las preguntas durante una presentación es no tener claro cuál es el momento adecuado para que los miembros de la audiencia hagan preguntas. Dependiendo del estilo y el tema de la presentación, la respuesta puede variar, pero normalmente las dos opciones principales son durante toda la presentación o sólo durante una sección específica de preguntas y respuestas al final. Indicar tu plan para responder a las preguntas al principio de tu discurso puede reducir las interrupciones no deseadas.

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Está bien hacer una pausa

Si te hacen una pregunta que no esperabas o que es más difícil, puede que sientas que tienes que responder rápidamente. Sin embargo, si necesitas tomarte un momento para ordenar tus pensamientos y saber cómo quieres responder, no pasa nada por hacer una breve pausa antes de contestar. Por lo general, no conviene hacer una pausa demasiado larga durante una presentación, pero si necesitas tomarte un minuto antes de responder a una pregunta compleja, es mejor que tropezar con la respuesta o no responder bien a la pregunta.

Responda con la verdad

Si le hacen una pregunta cuya respuesta desconoce, es mejor responder con la verdad que inventarse una respuesta que pueda ser inexacta. Si no estás seguro, puedes ser sincero al respecto, pero también ofrecer recursos para encontrar la respuesta. Del mismo modo, debes responder de forma precisa sobre tu tema y representar bien tus conocimientos en lugar de dar una respuesta que se ajuste a lo que crees que quiere la persona que te pregunta.

Sea claro con las opiniones

Si respondes a una pregunta con tu opinión sobre el tema, especialmente si se trata de un tema muy centrado en la información y la investigación de los hechos, puede ser útil aclarar cuándo estás dando una opinión. Es una buena manera de evitar confundir a la audiencia o presentar algo que es tu opinión como un hecho. Decir a la audiencia que tu respuesta es tu opinión sobre la pregunta que te han hecho es claro y no interfiere en absoluto con que te vean como una autoridad en tu tema.

Redirigir según sea necesario

A veces, la gente en las presentaciones hace preguntas que se salen del tema o que se centran en lo que esa persona quiere decir en lugar de en lo que usted está hablando. Es totalmente apropiado redirigir las preguntas si se salen del tema o están desenfocadas. Es importante que lo hagas con educación, pero puedes hacerles saber que prefieres concentrarte en el tema de tu presentación y responder a las preguntas directamente relacionadas con él.

Oferta de seguimiento

Si te hacen una pregunta que no sabes responder, puedes ofrecerte a hacer un seguimiento después con la persona que te pregunta. Puede decirles que no tiene conocimientos sobre ese aspecto de su tema, pero que estará encantado de hablar con ellos después para discutir cómo encontrar la respuesta. Si estás haciendo una presentación, a menudo se te considera una autoridad en el tema, incluso si se trata de una presentación de ventas, así que si puedes dar una respuesta honesta que muestre tu integridad y diga a la audiencia que estás dispuesto a averiguar por ellos, puede ser útil.

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