10 preguntas a los directores de proyecto sobre las lecciones aprendidas

A menudo las cosas van bien o mal durante un proyecto. Conocer esta información permite a los gestores de proyectos tomar mejores decisiones, lo que se traduce en proyectos futuros más exitosos. Las preguntas sobre las lecciones aprendidas son una forma de que los gestores de proyectos obtengan información útil para futuros proyectos.

En este artículo, analizamos el significado de las lecciones aprendidas y le proporcionamos 10 preguntas que puede utilizar en su análisis de lecciones aprendidas.

¿Qué son las lecciones aprendidas?

Una vez finalizado el proyecto, los directores de proyecto pueden realizar un análisis de las lecciones aprendidas estudiando los resultados del proyecto y entrevistando a los miembros del equipo para obtener sus puntos de vista. Al combinar los resultados positivos y negativos del proyecto, las lecciones aprendidas ofrecen un excelente método para mejorar futuros proyectos.

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¿Por qué es importante reflexionar sobre las lecciones aprendidas?

Los gestores de proyectos reflexionan sobre las lecciones aprendidas para mejorar los proyectos futuros. El objetivo es repetir las cosas que salieron bien y cambiar todo lo que necesita ser mejorado. Al analizar un proyecto reciente y hablar con los miembros de su equipo, los jefes de proyecto pueden aprender información importante que luego pueden utilizar para hacer ajustes positivos en proyectos similares en el futuro.

Preguntas sobre las lecciones aprendidas

Algunos ejemplos de preguntas sobre lecciones aprendidas que puede utilizar para obtener información de sus empleados después de un proyecto son

¿Crees que hemos alcanzado los objetivos del proyecto?

Esta pregunta reflexiona sobre el resultado total del proyecto. Puede proporcionar un punto de partida para un debate posterior, hablando más sobre si se han alcanzado los objetivos deseados que se fijaron antes de comenzar el proyecto. A continuación, puedes utilizar preguntas adicionales para hablar de los objetivos que has conseguido y de los que no has podido completar. Como el propósito de las preguntas sobre las lecciones aprendidas es descubrir más sobre los éxitos y los errores de un proyecto, es útil empezar con una pregunta básica sobre lo que se ha conseguido.

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¿Crees que este proyecto tenía objetivos razonables?

Evaluar los objetivos del proyecto puede ayudarle a establecer metas futuras. Por ejemplo, si el equipo informa de que el objetivo era demasiado elevado, podría adaptar los planes para proporcionar más recursos o un plazo más largo en el futuro. Sin embargo, si el equipo informa de que pudo cumplir fácilmente los objetivos, entonces puedes crear objetivos más ambiciosos en el futuro. Habla con el equipo sobre los objetivos que has establecido, el calendario previsto y si creen que están trabajando para conseguir algo razonable.

¿Qué podríamos haber hecho mejor con este proyecto?

Para aprender las lecciones de sus proyectos terminados, es importante analizar lo que puede mejorar. Pregunte a su equipo cómo podría haber funcionado mejor el proyecto. Por ejemplo, tal vez piensen que la comunicación podría haber sido mejor o que el proyecto necesitaba más recursos. Si escucha respuestas similares de varios miembros del equipo, es probable que sea algo en lo que deba pensar para futuros proyectos.

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¿Qué hemos hecho bien para que este proyecto tenga éxito?

Las preguntas sobre las lecciones aprendidas también pueden ayudarle a descubrir lo que ya está haciendo bien. Averiguar lo que funcionó bien durante un proyecto puede ayudar a garantizar que su equipo incluya esos procesos o factores en futuros proyectos. Si algo contribuyó significativamente al éxito de un proyecto, puede ser importante repetirlo en el futuro.

Por ejemplo, si el equipo se reunió semanalmente para discutir las actualizaciones del proyecto y creen que esto les ayudó a mantenerse en el camino y a completar el proyecto a tiempo, esto es algo que debe considerarse para los próximos proyectos.

¿Qué problemas has encontrado durante este proyecto?

Si surgieron problemas durante un proyecto, es importante averiguar cuáles fueron. Hable con sus empleados sobre los problemas que han experimentado y sus causas. Por ejemplo, un problema puede haber surgido por un error o porque el cliente no comunicó algo. De este modo, podrá impartir formación adicional o mejorar la comunicación con el cliente en el futuro. Es importante conocer no sólo los grandes problemas, sino también los pequeños que puedan haber pasado desapercibidos.

¿Tenías todos los recursos necesarios para hacer tu mejor trabajo?

El objetivo de esta pregunta es saber si hay algo más que puedas dar a tu equipo para obtener mejores resultados. Esto incluye cosas como información, dinero o personal. Por ejemplo, los miembros de un equipo de marketing pueden decir que podrían haber producido mejores materiales de marketing si hubieran tenido más estudios de mercado sobre su público. Los miembros del equipo suelen ofrecer mejores resultados cuando tienen todo lo que necesitan y esta pregunta puede ayudarte a averiguar cuáles son esas cosas para futuras asignaciones.

¿Cómo podríamos simplificar o automatizar las cosas en el futuro?

Simplificar o automatizar los procesos puede ayudar a que las cosas sean más rápidas y eficientes. Preguntar a su equipo si tiene alguna sugerencia sobre cómo automatizar algunas tareas que normalmente tienen que hacer manualmente puede revelar formas de hacer las cosas más rápidamente. Esto puede permitir a su equipo emplear su tiempo de forma más eficiente o permitirle a usted reducir el tiempo necesario para el proyecto. También puede preguntar a su equipo qué tareas desearían haber automatizado y, a continuación, investigar si existe una solución.

¿Había habilidades que creías necesitar pero que no tenías?

Mejorar las habilidades de su equipo puede ayudarles a producir mejores resultados. Mediante la formación en habilidades, puede conseguir que los miembros de su equipo adquieran las habilidades que necesitan para hacer su mejor trabajo. Puede saber qué habilidades necesitan aprender haciéndoles esta pregunta después de un proyecto. Por ejemplo, un jefe de equipo puede desear tener mejores habilidades de gestión de proyectos para poder organizarlos mejor.

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3. ¿Qué sugerencias tienes para futuros proyectos?

Esta es una buena pregunta general para saber cómo cree su equipo que pueden actuar los demás en este tipo de proyectos. Pueden aconsejar sobre lo que funcionó bien o las cosas que desearían haber hecho mejor. Puede utilizar estos consejos no sólo para mejorar futuros proyectos, sino también para darlos a los futuros miembros del proyecto.

Por ejemplo, si un miembro del equipo sugiere una comunicación más frecuente, puedes proporcionar a los futuros equipos un software de comunicación que facilite la conversación. A continuación, puedes decir a los futuros equipos que recomiendas que se comuniquen más a menudo para obtener mejores resultados.

¿Qué aprendiste específicamente durante este proyecto?

Pregunte a cada miembro del equipo lo que ha aprendido específicamente durante el proyecto. Es posible que le proporcionen conocimientos sobre su empresa o producto que usted desconocía. Además, puede saber qué tipos de habilidades pueden haber adquirido los miembros de su equipo. Este conocimiento puede ayudar cuando llegue el momento de asignar a los miembros del equipo a futuros proyectos.