Tener unas expectativas claramente definidas entre el arquitecto y el equipo de diseño y los trabajadores de la obra puede facilitar el trabajo y garantizar que éste cumpla las exigencias del cliente. Un documento de presentación es una forma de que los diseñadores y los trabajadores del proyecto puedan garantizar una comunicación clara.
En este artículo, explicamos la definición de una presentación, los elementos que suelen incluirse en una presentación y los posibles flujos de trabajo de aprobación de la misma.
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¿Qué es una presentación?
Un arquitecto puede recibir de un contratista una lista de los materiales que se utilizarán en un trabajo, o un subcontratista puede enviar una al contratista general. Por ejemplo, si la carpintería de hierro forma parte de un proyecto de construcción, los diseñadores recibirán un informe en el que se enumeran las materias primas, las fuentes de suministro y las muestras que se utilizarán. Los informes suelen ser aprobados por varias personas.
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Elementos de un libro auxiliar
La información que se incluye en una presentación depende del trabajo concreto que se realice y de la especialidad del contratista o subcontratista. Sin embargo, muchos informes incluyen algunos o todos los datos siguientes:
Muestras de materiales
Las presentaciones a veces incluyen muestras de los materiales que un contratista o subcontratista pretende utilizar para su parte de un trabajo. El tipo específico de materiales presentados dependerá de la especialidad del contratista.
Por ejemplo, un pintor puede enviar muestras de la pintura que piensa utilizar, un pavimentador puede enviar muestras de asfalto y un paisajista puede proporcionar muestras de grava o mantillo. El envío de ejemplos físicos de este tipo de materiales puede dar a las partes interesadas y a los diseñadores la oportunidad de expresar su opinión sobre estas opciones y dar su aprobación si es necesario.
Las muestras pueden incluir incluso maquetas de un tipo de trabajo concreto. Si un arquitecto o un ingeniero quiere ver cómo se ve un método de construcción concreto en el entorno de la obra real, puede solicitar maquetas de elementos de construcción concretos.
Por ejemplo, un subcontratista puede proporcionar una losa de hormigón texturizado como ejemplo de material de pavimentación decorativa o incluso una sección de una pared que utiliza una técnica de construcción específica.
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Datos del producto
Las presentaciones también suelen incluir datos sobre los materiales que proporcionan. Estos datos pueden servir de apoyo a las muestras físicas proporcionadas o, a veces, pueden mantenerse si se omiten las muestras. El fabricante de un material suele recopilar y documentar los datos del producto, y puede incluir descripciones de los componentes, datos de pruebas, características e información sobre la garantía. Esta información suele ayudar a los arquitectos y diseñadores a saber si un determinado material cumplirá las especificaciones del cliente.
Dibujos y diagramas
Muchas presentaciones incluyen representaciones del trabajo que un subcontratista pretende realizar. Si preparan alguno de sus propios planos o esquemas, estos documentos se incluirán en una presentación. También suelen incluirse otros diagramas y dibujos relevantes. Estas imágenes pueden ayudar a cada nivel de aprobación a visualizar mejor las intenciones del contratista. Los arquitectos y diseñadores también pueden utilizar estos planos y dibujos en el contexto de sus propios planes para asegurarse de que cada parte del proyecto está estructuralmente alineada.
Proceso de presentación
El proceso de aprobación de las presentaciones puede seguir varias rutas en función de la estructura de un trabajo y de las partes interesadas. El camino de una presentación puede ser relativamente sencillo o bastante complejo, dependiendo de cuántas partes interesadas quieran o necesiten aprobar materiales, productos y especificaciones. A continuación se indican algunos de los pasos que suele seguir el proceso de presentación:
Conferencia previa a la construcción
Antes de empezar a trabajar en un proyecto de construcción, todas las partes interesadas suelen reunirse para aclarar el proceso de presentación. Hacerlo en una fase temprana del proceso puede ayudar a evitar retrasos posteriores. En una reunión previa a la construcción pueden participar el arquitecto del proyecto, el contratista general principal, los subcontratistas y el cliente, el propietario o su representante.
Calendario de presentación
El establecimiento de un calendario de presentación formal puede alinear las expectativas de todas las partes implicadas en un trabajo concreto. La determinación de plazos fijos también puede ayudar a los subcontratistas a gestionar su tiempo y a decidir cuándo tomar diferentes decisiones sobre materiales y productos. El establecimiento de un calendario de presentación también puede ayudar a los implicados a contabilizar el tiempo empleado en los procesos de construcción, como el tiempo de espera, el dibujo y la revisión interna.
Preparación de la presentación
Teniendo en cuenta las expectativas previas a la construcción y un calendario de presentación, los contratistas y subcontratistas pueden reunir la información que necesitan para completar sus presentaciones. Es importante reunir toda la información pertinente antes de enviar una presentación al siguiente nivel de aprobación. De lo contrario, el siguiente revisor puede devolver la presentación para que se realicen cambios antes de hacerla llegar al arquitecto o al diseñador. Cuanto más a fondo se prepare una presentación con antelación, más probable será que pase sin problemas de un paso de aprobación al siguiente.
Aprobación de la sustitución
Las aprobaciones de envíos también pueden seguir diferentes caminos. Para ayudar a simplificar el proceso de aprobación, he aquí algunos flujos de trabajo que podría seguir una presentación:
- El subcontratista presenta al contratista general, el contratista general revisa y presenta al arquitecto, el arquitecto revisa y envía de nuevo al contratista general, el contratista general proporciona al subcontratista que entonces comienza a trabajar
- El subcontratista presenta al contratista general, el contratista general revisa y presenta al ingeniero, el ingeniero revisa y envía al arquitecto, el arquitecto revisa y envía de nuevo al contratista general, el contratista general proporciona al subcontratista que entonces comienza el trabajo
- El subcontratista presenta al contratista general, el contratista general revisa y presenta al director de obra, el director de obra revisa y envía al ingeniero, el ingeniero revisa y envía al arquitecto, el arquitecto devuelve los cambios al director de obra, el director de obra revisa de nuevo y envía al contratista general, el contratista general proporciona al subcontratista que empieza a trabajar
- El subcontratista presenta al contratista general, el contratista general revisa y presenta al director de obra, el director de obra revisa y envía al ingeniero, el ingeniero revisa y envía al arquitecto, el arquitecto devuelve los cambios al director de obra, el director de obra revisa de nuevo, el director de obra envía al propietario o al cliente, el cliente revisa y envía al contratista general, el contratista general proporciona al subcontratista, que empieza a trabajar