Cuando se inicia una nueva empresa, es fundamental establecer una visión firme del éxito. En una reunión de inicio de proyecto se establecen las conexiones críticas entre las partes interesadas que conducen a resultados óptimos. Si desea adoptar un enfoque bien informado a la hora de poner en marcha iniciativas, puede que le resulte útil conocer las presentaciones de las reuniones de lanzamiento de proyectos.
En este artículo, repasamos qué es una presentación de reunión inicial, cómo llevarla a cabo, qué incluir en ella y consejos para tener éxito.
¿Qué es la presentación de una reunión inicial?
La presentación de una reunión inicial interna presenta a los miembros del equipo, los planes y los procedimientos a las partes interesadas. Una reunión de lanzamiento puede ser entre su empresa y los representantes de otra empresa o entre los empleados de su empresa. La presentación de la reunión inicial establece un sentido de propósito, relaciones de trabajo positivas, expectativas mutuamente aceptadas y una definición compartida del éxito.
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Cómo llevar a cabo una presentación de la reunión inicial
Estos son los pasos que hay que seguir para llevar a cabo su propia presentación de la reunión inicial:
1. Invitar a las partes interesadas
Las reuniones de lanzamiento son una oportunidad fundamental para que las partes interesadas conozcan y discutan los detalles de un proyecto. Asegúrese de elegir la fecha y la hora de la reunión con suficiente antelación para que los invitados puedan hacer los preparativos necesarios. Cuando prepare la lista de invitados, asegúrese de incluirlos:
- Gestores de proyectos
- Miembros del equipo del proyecto
- Los representantes de los departamentos implicados
- Representantes de empresas contratistas
- Patrocinadores de proyectos
- Directivos de la empresa cliente
2. Organizar su presentación
Dése tiempo suficiente para organizar su presentación. La mayoría de las presentaciones de las reuniones de lanzamiento son presentaciones de diapositivas. Incluso si sigue una plantilla, es probable que tenga que dedicar mucho tiempo a recopilar información de diversas fuentes y realizar alguna investigación independiente. Antes de la reunión, considere la posibilidad de compartir su presentación con las partes interesadas de su organización para evitar que se reproduzca cualquier detalle inexacto o anticuado.
Dado que la mayoría de las presentaciones de las reuniones iniciales concluyen con una sección de preguntas y respuestas, elabore una lista de las preguntas que espera que hagan los interesados y confirme que dispone de la información concreta para responder.
3. Garantizar la eficacia de la entrega
El éxito de la reunión de lanzamiento depende de la eficacia de los contenidos de su presentación. Dependiendo de su función en la organización, puede decidir delegar la presentación en un colega que destaque en la oratoria, o puede hacer que varias partes contribuyan a lo largo de la reunión. Si usted es el presentador principal, ensaye varias veces antes para poder hablar con confianza cuando se encuentre frente al público.
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4. 1. Compartir el trabajo
Después de la reunión inicial, envíe un correo electrónico de seguimiento agradeciendo a los asistentes e incluya una copia de su presentación. Las partes interesadas aprecian tener una referencia que pueden utilizar para confirmar los detalles en el futuro. Si alguien no pudo asistir a la reunión, proporcionarle una copia virtual es un gesto considerado que garantiza que todas las partes estén informadas.
Qué incluir en la presentación de la reunión inicial
Estos son los componentes clave que debes incluir en la presentación de la reunión inicial:
Presentaciones
Aunque conozca a la mayoría de los asistentes a la reunión, es conveniente que la reunión inaugural comience con presentaciones. Identifique a los principales representantes de su organización para que todos los participantes se conozcan mutuamente. Si lo considera oportuno, puede pedir a los asistentes que compartan un hecho divertido sobre ellos mismos. Su presentación puede servir de introducción para personas que van a trabajar juntas de forma extensa, por lo que hacer hincapié en la amabilidad y la conexión interpersonal puede tener beneficios a largo plazo.
Antecedentes del proyecto
Dedique tiempo a explicar los aspectos básicos del funcionamiento de su empresa y el motivo del nuevo proyecto. Es posible que las partes interesadas ajenas a su organización no comprendan las cualificaciones o la experiencia de su equipo. Se benefician de una explicación de lo que pueden esperar de usted como socio. Hablar de los antecedentes del proyecto también ayuda a su equipo actual a entender cómo otros han abordado previamente un problema. Así podrán orientar su proceso para tener en cuenta las lecciones y errores anteriores. Este es un buen momento para exponer el objetivo general del proyecto.
Alcance y limitaciones del proyecto
Conocer el objetivo final de un proyecto es útil, pero deja muchas preguntas sin respuesta si no se habla del alcance del proyecto. El alcance del proyecto define los resultados que usted promete alcanzar y especifica lo que no es responsabilidad de su equipo.
Por ejemplo, un museo puede contratar a una empresa de consultoría de seguridad para diseñar un nuevo sistema de seguridad. Si no se discute el alcance del proyecto, las partes interesadas del museo podrían no saber si la empresa de seguridad instala realmente las cámaras de seguridad o localiza a los guardias adicionales que recomienda. Una vez que su cliente sepa lo que sus servicios no incluyen, puede negociar para que usted haga más trabajo o encontrar ayuda adicional.
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Resultados y plazos de entrega
La reunión inicial ofrece la oportunidad de que todos los que supervisan los resultados confirmen los plazos propuestos. Es posible que una parte interesada plantee su preocupación por ciertas fechas debido a otras obligaciones o conflictos personales. Es posible que pueda realizar un ajuste de los plazos durante la reunión, pero si no es así, sigue siendo beneficioso reconocer estos posibles problemas con antelación.
También es importante discutir cómo se afectan unos a otros los resultados. A veces, no se puede empezar a trabajar en una parte del proyecto hasta que los compañeros de equipo completen otra tarea. La presentación ofrece la oportunidad de revisar las relaciones entre las distintas partes del proyecto y asegurarse de que todo el mundo entiende cómo sus responsabilidades afectan al éxito de los demás.
División de tareas
Asegúrese de revisar qué personal está a cargo de cada entrega o función administrativa. Unas expectativas claras limitan las posibilidades de confusión y permiten a los interesados hacer preguntas para aclarar sus funciones. Revisar la delegación de tareas también permite que todos sepan a quién dirigirse en caso de dudas concretas. Especialmente cuando se trabaja con otra empresa, es esencial que se evite la pérdida de tiempo en el futuro estableciendo las condiciones para una fácil comunicación en el presente.
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Pautas de colaboración
Explica cómo esperas que se produzca la colaboración, entre individuos y entre empresas. Las directrices de colaboración pueden incluir instrucciones sobre la comunicación, los procesos de elaboración de informes, el intercambio de información o el reparto de costes. Aunque la reunión inicial sea para un proyecto interno, es posible que las directrices de colaboración difieran de las prácticas habituales. Por ejemplo, puede aplicar un protocolo de seguridad único o utilizar una base de datos específica que su equipo debe conocer antes de empezar a trabajar.
Supuestos
A veces, la planificación del proyecto puede requerir que el equipo haga suposiciones. Esto es típico, pero es beneficioso compartir las suposiciones en las que se basan las proyecciones para que los demás interesados puedan entender su proceso de pensamiento e identificar las precauciones necesarias. En la gestión de proyectos, las suposiciones se refieren a cualquier información no confirmada que se haya utilizado para desarrollar estimaciones o diseños. Por ejemplo, si su proyecto requiere un material con un coste muy variable, es fundamental que comparta el punto de precio que ha utilizado en sus cálculos.
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Limitaciones y riesgos
La mayoría de los proyectos tienen que tener en cuenta al menos algunos factores limitantes. Dedica una parte de tu presentación a repasar los problemas que puedan afectar al calendario, el presupuesto o los acuerdos de trabajo. Las partes interesadas agradecen conocer de antemano las posibles dificultades, y al mantener a todo el mundo informado de ellas, permites que más personas tomen medidas de protección. Por ejemplo, si un director de proyecto de construcción tiene dudas sobre un proveedor de madera, un socio del proyecto podría recomendar una fuente alternativa.
Los siguientes pasos
Los siguientes pasos describen las acciones que su equipo tiene que llevar a cabo justo después de que concluya la reunión inicial. Después de haber presentado tanta información, es útil volver a centrar la conversación en torno a las tareas específicas que hay que completar primero. Esta es también la oportunidad de concluir con un mensaje motivador que anime a todas las partes interesadas a ponerse en marcha.
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Preguntas
Antes de concluir la reunión, anime a las partes interesadas a hacer cualquier pregunta que puedan tener. La reunión inicial es el momento ideal para eliminar cualquier incertidumbre. Especialmente si están presentes todos los líderes clave del proyecto, se pueden discutir eficazmente las preocupaciones que, de otro modo, requerirían una coordinación adicional o varios correos electrónicos de ida y vuelta.
Consejos para el éxito de la presentación de la reunión inicial
Aquí tienes algunos consejos para que la presentación de la reunión inicial sea un éxito:
Considere el tono adecuado
Al planificar su presentación, considere qué tono sería el más apropiado para su proyecto. Dependiendo de los acontecimientos que la precedan, su presentación podría tener que ser muy seria, o podría ser positiva y optimista. Por ejemplo, una empresa que comienza una revisión de su ciberseguridad tras una filtración de datos, enfatizaría la gravedad de la situación con un tono severo. Una empresa entusiasmada con la adquisición de una marca más pequeña podría utilizar un tono de celebración para enmarcar la integración de los dos negocios.
3. Hacer que las diapositivas sean sucintas
La presentación de una reunión inicial implica una gran cantidad de detalles. Sin embargo, es importante que no intente incluirlos todos en sus diapositivas. Las diapositivas abarrotadas distraen al público y suelen ser difíciles de leer. Utiliza cada diapositiva para resaltar fechas, nombres o características clave de un proyecto, y ofrece más detalles verbalmente. Si has practicado el contenido de tu presentación, puedes centrarte en establecer contacto visual con tu público y ganarte su atención con un discurso atractivo.
Puede que haya alguna información que quiera asegurarse de que su audiencia recibe con exactitud, como las cifras del presupuesto o los detalles de los entregables. Cree un documento complementario para distribuirlo en la reunión inicial, de modo que los asistentes puedan prestarle toda su atención y usted pueda estar seguro de que ha comunicado los detalles esenciales.
Utilice el poder de la narrativa
Al igual que una historia tradicional, tu presentación comienza con los detalles de los antecedentes, introduce los retos actuales y concluye con una descripción del éxito. Hasta que el proyecto esté terminado, es difícil saber hasta qué punto eran precisas tus proyecciones, pero establecer una narración convincente puede inspirar a tu equipo y mejorar tus posibilidades de éxito. Las narraciones ayudan a las personas a entender secuencias complejas de acontecimientos y a dar sentido a su propósito dentro de un grupo mayor. Al planificar y realizar su presentación, adopte los elementos narrativos de su proyecto para que su equipo interiorice su visión y establezca conexiones personales con su trabajo.