Si está nervioso por hacer una presentación para ejecutivos, no es el único. Mucha gente está deseosa de promover su causa, pero está nerviosa por la acogida que pueda tener esa presentación. ¿Se ha preguntado alguna vez qué es lo que hace que una presentación para ejecutivos sea única? Por lo general, estas presentaciones se ajustan a un formato determinado para ayudar a los ejecutivos a captar rápidamente la información pertinente para que puedan tomar decisiones informadas.
En este artículo, describimos qué es una presentación para ejecutivos, cuándo puede tener que hacer una y cinco consejos útiles para hacer una presentación para ejecutivos con éxito.
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¿Qué es una presentación ejecutiva?
Las presentaciones para ejecutivos son breves puestas al día o propuestas que pueden tener lugar en algún momento de su carrera. Los ejecutivos de nivel C son el público habitual de estas presentaciones, que suelen diferenciarse de las presentaciones estándar por su audiencia. Los profesionales deben crear contenidos completos y comprensibles para presentarlos a los líderes en las presentaciones ejecutivas. Esto puede ser una hazaña difícil de conseguir, sobre todo para aquellos que no son capaces de condensar información compleja de su trabajo especializado en unos pocos minutos.
Las presentaciones para ejecutivos pueden abarcar una gran variedad de temas, pero suelen seguir un formato estándar. Este formato se centra en proporcionar a los ejecutivos información pertinente de forma condensada para que puedan tomar fácilmente decisiones de alto nivel. Hay algunas preguntas clave que los profesionales deben tratar de responder al hacer presentaciones para ejecutivos, independientemente del propósito de la presentación, entre ellas las siguientes:
- ¿Por qué está usted ahí? Es importante tener claro el propósito de su presentación a los ejecutivos. El objetivo es ayudarles a entender el motivo de su presentación en el primer o segundo minuto de la misma. De este modo, podrá atraer a los ejecutivos y mantenerlos interesados en lo que tiene que decir.
- ¿Por qué es importante esta información? Para ayudar a un ejecutivo a tomar una decisión, debes explicar explícitamente por qué la información que presentas es importante para él. Intente destacar la importancia de lo que está hablando— esto puede ayudarles a reconocer la importancia de su propuesta o actualización, lo que les permitirá mantenerse centrados en la presentación en lugar de distraerse tratando de entenderla.
- ¿Cuáles son los antecedentes de este proyecto? Es posible que los ejecutivos tengan que asistir a docenas de presentaciones cada día, dependiendo de su función exacta o del estado de su organización. Por ello, pueden confundir fácilmente los detalles sobre proyectos concretos. Para evitar confusiones al hablar de su proyecto, proporcione algunos detalles breves y contextuales antes de entrar en el contenido fundamental de la presentación.
- ¿Qué actualización o propuesta tiene? Su propuesta o actualización suele ser la parte más importante de su presentación. Por ello, debe ser lo más claro posible al hablar de su actualización o propuesta. Debe tratar de guiar a los ejecutivos para que comprendan el valor de su actualización o propuesta, de modo que puedan entender cómo procesar dicha información.
- ¿Cómo avanzará este proyecto? Al finalizar su presentación, debe estar preparado para discutir los próximos pasos con su audiencia ejecutiva. Estos próximos pasos deben ser grandes elementos de acción que existen en una línea de tiempo más amplia. Para atraer a los ejecutivos, intente utilizar medidas cuantificables para hablar de sus progresos y de los objetivos futuros del proyecto.
- ¿Qué pasa si te enfrentas a la resistencia? Es importante prepararse para afrontar la resistencia en su presentación ejecutiva. Los líderes pueden intentar diseccionar su propuesta o actualización, sacar a relucir alguna discrepancia y oponerse a que su proyecto siga adelante. Sin embargo, a pesar de ello, debe ser capaz de mantener el equilibrio y defender su proyecto. Por lo tanto, procure presentar planes y soluciones alternativas para demostrar su capacidad de recalibrar cuando sea necesario.
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¿Cuándo podría tener que hacer una presentación ejecutiva?
Es posible que tenga que hacer una presentación ejecutiva en momentos de su carrera en los que tenga que proporcionar a los líderes de la organización información actualizada sobre el progreso de un proyecto. Además, es posible que tenga que hacer una presentación ejecutiva si está haciendo una propuesta para una nueva iniciativa o proyecto empresarial.
Hacer una presentación ejecutiva con éxito puede significar que su proyecto reciba financiación y siga adelante con el apoyo de los líderes de la organización, lo que significa que tales esfuerzos pueden ser algo de alta presión. En ambas situaciones, el objetivo de su presentación debe ser presentar a los ejecutivos información nueva y relevante que pueda ayudarles a tomar decisiones de alto riesgo sobre el futuro de su proyecto.
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5 consejos para hacer una presentación ejecutiva con éxito
Aunque los pasos que dé para realizar una presentación ejecutiva con éxito pueden variar en función de su función exacta, su proyecto, su organización y su relación con los profesionales ejecutivos, hay algunos principios fundamentales que debe seguir al abordar esta tarea. A continuación, le ofrecemos cinco consejos que le ayudarán a realizar una presentación ejecutiva con éxito:
Sé lo más conciso y sucinto posible
Al hacer una presentación ejecutiva, es importante ser lo más conciso posible. Esto se debe a que los ejecutivos de nivel C tienen agendas repletas de reuniones similares, lo que significa que pueden tener poco tiempo para ofrecerle durante su presentación. Por lo tanto, intente ser respetuoso con su tiempo y vaya al grano de su presentación de forma rápida y eficaz. Para ello, debes ser consciente de la información innecesaria y eliminarla de tu presentación. Su contenido debe servir a un propósito, ser sucinto y ayudar a los ejecutivos a entender fácilmente el punto.
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Establezca con antelación las expectativas de la presentación
Antes de empezar su presentación, querrá informar a los ejecutivos de lo que pueden esperar a medida que avanza. Deberá explicar a su público cuál será la progresión de la presentación, cuánto tiempo dedicará a cada sección y cuándo abrirá la presentación al debate y las preguntas. Esto no sólo mantendrá su presentación organizada y en el buen camino mientras habla, sino que probablemente le ayudará a evitar las interrupciones de los ejecutivos deseosos de hacer preguntas.
Comienza tu presentación con un resumen
Al principio de su presentación, debe incluir una diapositiva de resumen. Esta diapositiva debe ofrecer una visión general de los puntos clave que tratará a lo largo de su presentación. Un resumen puede ayudar a los ejecutivos a entender mejor el flujo de su presentación. Tenga cuidado de proporcionar sólo los detalles necesarios en su resumen, ya que podrá ampliarlos más adelante en la presentación.
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Utilice modelos, cuadros y gráficos inteligibles para explicar sus puntos
Para ayudar a los ejecutivos a entender fácilmente su presentación, debe intentar incluir componentes gráficos como modelos, gráficos, fotos y otros en su paquete de diapositivas. Estos componentes gráficos pueden complementar fácilmente el debate que presenta y hacer que la información sea más clara para los ejecutivos que aprenden visualmente. Además, incluir elementos gráficos profesionales y estéticamente agradables puede ayudarle a legitimarse y a cautivar a los ejecutivos que, de otro modo, podrían pasar por alto los elementos de visualización de datos.
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Repasa, revisa y practica
Aunque siempre hay que repasar, revisar y practicar para las presentaciones que se hacen como profesional, es especialmente importante hacerlo cuando se prepara una presentación ejecutiva. Este tipo de presentaciones pueden ser de alto riesgo y estar estrechamente ligadas a tu crecimiento profesional, por lo que debes tratar de tomarte en serio estas oportunidades. Cuando redacte su presentación, intente crear su paquete de diapositivas y escriba los puntos de discusión correspondientes sobre los que hablará a medida que avance en la reunión.
A partir de aquí, revisa tu trabajo y examínalo detenidamente en busca de errores. Si identificas algún error, asegúrate de corregirlo antes del día de tu presentación. Una vez que hayas revisado y corregido tu presentación, deberías practicar cómo hacerla de principio a fin unas cuantas veces. Puede pedir a un colega o amigo de confianza que haga de público ejecutivo de prueba para prepararse a fondo.