Cómo empezar a utilizar la presupuestación de base cero

Elaborar un presupuesto es un paso esencial para cualquier persona o empresa que desee alcanzar el éxito financiero. Los distintos métodos de presupuestación ofrecen diversas ventajas en función de lo que se pretenda conseguir. En este artículo, hablaremos de lo que es el presupuesto de base cero y de cómo crear un presupuesto de base cero.

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¿Qué es la presupuestación de base cero?

La presupuestación de base cero, o presupuestación de suma cero, es un método de presupuestación que requiere que se justifique cada gasto para cada período presupuestario o proyecto específico. El presupuesto comienza en cero y se va ampliando mediante la adición de cantidades específicas. Cada importe está relacionado con una tarea, un departamento o una persona concreta. Para determinar los importes de su presupuesto, revise los presupuestos e informes financieros anteriores para calcular estimaciones precisas.

Ventajas de la presupuestación de base cero

Estas son algunas de las ventajas de utilizar el presupuesto basado en cero:

Crea una cultura de gestión de costes

Con el presupuesto basado en cero, los empleados suelen tener una mejor idea de los costes de producción y financieros de los proyectos. Esto ayuda a crear una cultura de gestión de costes. Los directivos establecen el presupuesto y las normas para cada proyecto, y los empleados trabajan dentro de estos parámetros.

Razona cada dólar gastado

El presupuesto basado en cero puede indicarte exactamente en qué gastas tu dinero. Cada dólar dentro de su presupuesto tiene un propósito específico. Por ejemplo, al crear un presupuesto para un proyecto específico, es posible que tenga que considerar el coste de la mano de obra de los empleados y los materiales necesarios.

Ayuda a evitar el gasto excesivo

La presupuestación basada en cero implica revisar los resultados del pasado, compararlos con las expectativas y justificar su coste. Esto le ayuda a identificar las tendencias del gasto y a evitar los aumentos amplios e infundados que se dan de forma automática. En su lugar, sólo se aumentan las áreas del presupuesto cuando se demuestra que son necesarias.

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Desventajas del presupuesto basado en cero

He aquí algunas desventajas de la presupuestación de base cero:

Puede llevar mucho tiempo

El presupuesto basado en cero es un proceso muy detallado y lento. Puede llevar meses elaborar el presupuesto de este modo, sobre todo porque requiere revisar los ingresos y los gastos de los meses anteriores. Sin embargo, revisar a fondo cómo y en qué gasta su empresa su dinero puede ayudarle a identificar formas de ahorrar o reinvertir dinero en sus empleados.

Puede no contabilizar de forma justa algunos gastos

Para muchas empresas, el presupuesto basado en cero puede centrarse más en las partes de la empresa que aportan más ingresos. Por ejemplo, a menudo es más fácil ver los beneficios presupuestarios de su departamento de ventas que los de su departamento de investigación. Incluir a los directores de departamento en las discusiones sobre el presupuesto puede ayudar a aclarar el valor que ciertos gastos aportan a la empresa.

Dificultad para predecir los gastos variables

El presupuesto basado en cero requiere que planifiques todos los gastos que pueda tener tu empresa, pero los gastos inesperados o variables pueden ser difíciles de predecir. Sin embargo, puedes intentar dedicar una parte de tu presupuesto específicamente a este tipo de gastos. Para determinar una cifra a planificar, revise los estados financieros anteriores y calcule este tipo de gastos.

Por ejemplo, diriges un equipo de desarrolladores web. El año pasado, un cliente quería que tu equipo le construyera una nueva página web, pero necesitaba un nuevo logotipo. Dado que la mayoría de tus clientes ya tienen logotipos, no ofreces servicios de diseño de logotipos o marcas, así que tuviste que subcontratar el trabajo a un diseñador gráfico. Incluya este coste de pagar al diseñador como un posible gasto variable para su presupuesto del próximo año.

Presupuesto basado en cero frente a presupuesto tradicional

El presupuesto basado en cero parte de un nivel cero y requiere que se justifiquen múltiples tipos de gastos. Esto incluye gastos antiguos, nuevos y recurrentes. Este método de presupuestación utiliza el rendimiento pasado para crear un presupuesto totalmente nuevo que se ajuste con mayor precisión a la situación financiera de la empresa. Puede ayudar a impulsar el valor global optimizando tanto los costes como los ingresos.

La presupuestación tradicional se basa en incrementos estándar para elaborar un presupuesto. Aunque puede hacer referencia a presupuestos anteriores como punto de partida, se basa principalmente en los gastos futuros para crear el presupuesto. La presupuestación tradicional se centra más en la optimización de los ingresos, no en la eficacia con la que la empresa gasta su dinero.

Ejemplo de presupuesto basado en cero

Supongamos que quiere analizar el coste de lo que su empresa gasta cada año para que un contable le prepare los documentos fiscales. A través de la presupuestación basada en cero, observa que el coste de un contable aumenta un 7% cada año. Su empresa tiene empleados con suficiente experiencia contable para preparar los documentos fiscales con la ayuda de un software de preparación de nóminas o impuestos. Usted evalúa el coste del contable, el coste del software y la carga de trabajo de estos empleados y determina que sería más barato preparar los documentos fiscales internamente.

Con la presupuestación tradicional, es posible que haya aumentado la parte de su presupuesto que asigna a la preparación de documentos fiscales cada año. Sin embargo, la presupuestación de base cero le permitió ver por qué paga esa cantidad. Con este proceso más detallado, podría encontrar una solución más asequible, pero aún efectiva.

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Cómo crear y utilizar un presupuesto basado en cero

A continuación se indican algunos pasos para crear y utilizar el presupuesto de base cero:

1. Identifica tu objetivo

Identificar un objetivo para su presupuesto es útil para la presupuestación de base cero porque puede afectar a la forma de justificar o categorizar sus gastos. Por ejemplo, su objetivo para un presupuesto anual puede ser aumentar los ingresos en un 10%. Si está creando un presupuesto para un proyecto, su objetivo puede ser crear un presupuesto razonable que no se exceda.

2. Determina cómo podrías alcanzar el objetivo

Tenga en cuenta los recursos de su empresa o equipo. Evalúe sus opciones para lograr su objetivo. Crea un plan general de lo que requerirá el objetivo y haz una lista de todo lo que necesitarás.

3. Revisar los gastos anteriores

Recopila los presupuestos y registros financieros anteriores. Utilízalos como recursos para determinar los gastos necesarios y sus costes para ayudarte a conseguir tu objetivo. Busca gastos que puedas eliminar para ahorrar dinero.

4. Evaluar y justificar los costes y gastos

Haz una lista de todos los gastos que necesitas y calcula su coste. Evalúe la importancia del gasto. Si puede justificar el coste del gasto, añada la cantidad estimada a su presupuesto, empezando por un nivel cero y aumentando. Sea específico para asegurarse de que cada dólar de su presupuesto tiene una finalidad.

5. 19. Ejecute su presupuesto

Después de justificar sus gastos, ponga en marcha su presupuesto. Establezca los parámetros que definen su éxito. Asimismo, establezca con qué frecuencia debe revisar su objetivo y su presupuesto, por ejemplo, mensualmente, trimestralmente o anualmente. Como el presupuesto basado en cero es un proceso gradual, las revisiones mensuales pueden ser lo mejor hasta que sientas que el presupuesto te ayuda a cumplir tus objetivos.

6. Revisa tu éxito

Evalúe el éxito de su presupuesto de base cero en función del calendario establecido en el paso anterior. Comprueba si tus estimaciones eran correctas y asegúrate de que todavía puedes justificar tus gastos. Haga los ajustes necesarios y aplique su presupuesto revisado. Continúe revisando, modificando y aplicando su presupuesto hasta que cumpla su objetivo.

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