Presupuesto de costes: Definición, pasos y consejos

Un presupuesto de costes es una herramienta financiera que los profesionales pueden utilizar para estimar y planificar sus costes empresariales. Esta herramienta ayuda a los gestores de proyectos y a los líderes empresariales a analizar y hacer un seguimiento de sus gastos. Aprender más sobre esta técnica de presupuestación podría ayudarle a reducir sus costes, aumentar la rentabilidad y planificar su próximo proyecto de forma eficiente. En este artículo, explicamos qué es la presupuestación de costes, por qué es importante y cómo puede elaborar un presupuesto de costes para su próximo proyecto.

¿Qué es un presupuesto?

¿Qué es la presupuestación de costes?

La presupuestación de costes es el proceso de creación de un plan financiero y un presupuesto mediante estimaciones de costes. Un presupuesto es una herramienta financiera que los profesionales pueden utilizar para gestionar sus fondos. El presupuesto de costes es un tipo de presupuesto que consiste en sumar todos los costes previstos para un periodo determinado. Los gestores de proyectos suelen utilizar el presupuesto de costes cuando planifican nuevos proyectos. Los ejecutivos de empresas y los profesionales de las finanzas pueden utilizar el presupuesto de costes cuando crean presupuestos para el trimestre o el año. Estos profesionales pueden utilizar un presupuesto de costes para analizar el rendimiento de sus proyectos y sus comportamientos de gasto.

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Elementos del presupuesto de costes

Puede adaptar un presupuesto de costes a las necesidades de su empresa o proyecto. Los elementos comunes en un presupuesto de costes pueden incluir:

Cálculos de costes

Para crear un presupuesto de costes, los profesionales utilizan los datos de las estimaciones de costes. Una estimación de costes predice los costes totales de cada etapa de un proyecto. Un presupuesto de costes incluye estimaciones para los siguientes tipos de costes:

  • Costes directos: Los costes directos son los gastos relacionados con los bienes y servicios físicos utilizados durante la producción. Por ejemplo, en una empresa de fabricación, esto podría incluir los materiales, la mano de obra de producción y el combustible de transporte.
  • Costes indirectos: Los costes indirectos son los gastos asociados a las operaciones generales de la empresa. Incluyen el alquiler, los salarios de los supervisores y los servicios de comunicación, como los costes de Internet y teléfono.

Al crear una estimación de costes para una empresa o un proyecto, los profesionales financieros pueden sumar los costes indirectos y directos.

En la mayoría de las empresas, serán una mezcla de costes fijos y variables. Los costes fijos son una cantidad conocida que generalmente se mantiene igual durante un periodo determinado. Por ejemplo, el alquiler es un coste fijo, ya que es una cantidad conocida. Un coste variable es un tipo de coste que puede cambiar en función del número de ventas. Por ejemplo, el coste de los materiales utilizados en la producción es variable. A medida que la empresa produce más artículos, el equipo tendrá que comprar más materiales, lo que aumenta el coste. Un presupuesto de costes incluye tanto los costes fijos como los variables.

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Calendario del proyecto

Un presupuesto de costes suele contener información detallada sobre el programa o el calendario del proyecto. Esto puede ayudar a los profesionales a planificar cada una de las tareas del proyecto y asegurarse de que hay fondos suficientes para cada etapa. Por ejemplo, al crear un presupuesto de costes para un edificio nuevo, un gestor de proyectos puede dividir el proyecto en diferentes secciones, como la construcción inicial, los trabajos eléctricos y los de fontanería.

A continuación, pueden crear un calendario para cada una de estas tareas. Por ejemplo, pueden determinar que la construcción inicial durará un mes, mientras que los trabajos de fontanería y electricidad pueden llevar una semana. El director del proyecto puede utilizar este calendario para planificar los costes asociados. Por ejemplo, puede determinar que la construcción inicial costará 100.000 dólares. Puede planificar esto en su presupuesto para asegurarse de que ha ahorrado suficientes fondos. Al final del mes, pueden revisar el presupuesto del proyecto y hacer los cambios necesarios.

Reserva para imprevistos

Algunos profesionales incluyen una reserva para imprevistos en su presupuesto de costes en función del proyecto y del sector. Una reserva para imprevistos es una parte del presupuesto que se reserva para cambios inesperados. Incluso con una cuidadosa planificación y estimación de los costes, puede haber costes adicionales inesperados, y una reserva para imprevistos ayuda a reducir este riesgo. Por ejemplo, un director de proyecto de ingeniería puede establecer una reserva para un nuevo proyecto de construcción. Si el equipo de construcción necesita más materiales o identifica un coste adicional, el equipo puede utilizar los fondos de la reserva para imprevistos.

¿Por qué es importante el presupuesto de costes?

El presupuesto de costes es una parte importante de la planificación de un nuevo proyecto o estrategia empresarial. Un presupuesto de costes puede tener los siguientes beneficios:

Aumenta la eficiencia

Los profesionales financieros pueden utilizar el presupuesto de costes para analizar los gastos de sus proyectos. Esto puede ayudarles a reducir el despilfarro y mejorar la eficiencia. Por ejemplo, al hacer un presupuesto de costes, un gestor de proyectos puede darse cuenta de que la empresa está pagando una cuota de marketing externa, a pesar de haber contratado recientemente un equipo de marketing interno. Pueden utilizar esta información para ajustar sus operaciones y aumentar la eficiencia general de la empresa.

Mejoran la rentabilidad

El uso de un presupuesto de costes puede ayudar a los profesionales a reducir los costes totales de sus proyectos, lo que puede aumentar su rentabilidad. Por ejemplo, al hacer un presupuesto de costes, un equipo de producción puede darse cuenta de que sus costes de material son más elevados de lo que preferiría. Pueden utilizar esta información para identificar un nuevo proveedor de materiales. Esto puede ayudarles a reducir sus costes, lo que puede ayudarles a obtener mayores ingresos. Por cada artículo que venden, obtienen ahora un mayor beneficio neto.

Ayuda a los profesionales a cumplir los objetivos empresariales

Un presupuesto de costes puede ayudar a los profesionales financieros a cumplir sus objetivos empresariales creando una estrategia para cada proyecto. Al planificar cada gasto y los plazos, un profesional puede asegurarse de que el proyecto funciona correctamente. Por ejemplo, una empresa de software puede crear un presupuesto de costes para cada periodo financiero. Pueden comparar los costes reales con los presupuestados cada trimestre para revisar sus estrategias empresariales. Por ejemplo, si presupuestaron 1.000 dólares para los costes de producción trimestrales y los costes reales fueron de 1.500 dólares, pueden revisar su proceso de producción para reducir sus costes.

Cómo elaborar un presupuesto de costes

Si está creando un presupuesto de costes, considere la posibilidad de seguir estos pasos generales y personalizarlos según sea necesario para que se ajusten a su proyecto:

1. Establecer directrices presupuestarias

El primer paso para crear un presupuesto de costes es establecer los límites o las directrices. Puede utilizar un presupuesto de costes para un trimestre financiero o para un proyecto específico. Tenga en cuenta su función y sus objetivos a la hora de establecer sus parámetros presupuestarios. Por ejemplo, si está planificando un nuevo proyecto de producción, puede crear un presupuesto de proyecto, que puede mostrar los costes de cada etapa de la producción. Si está gestionando un nuevo negocio, puede crear un presupuesto trimestral para sus primeros cuatro meses de funcionamiento.

2. Enumerar todos los costes

Después de establecer las pautas del presupuesto, puedes enumerar todos los costes previstos. Para este paso, puedes enumerar las categorías de costes sin asignar importes. Intenta incluir tanto los costes indirectos como los directos, relacionados tanto con la producción física como con las operaciones generales de la empresa, si procede. Tenga en cuenta costes como el alquiler, el equipamiento, los salarios, los materiales y los servicios públicos. Si trabaja con un equipo de proyecto, puede revisar esta información con sus colegas para asegurarse de que ha incluido todos los costes asociados al proyecto.

3. Identificar los costes conocidos

Después de reunir su lista general de costes, puede empezar a introducir las cantidades. Revise su lista de costes e introduzca los que ya conoce. Estos serán los costes fijos, como el alquiler y los salarios de los supervisores. Puede utilizar las facturas y extractos del trimestre o año anterior para ayudarle a encontrar los costes fijos.

4. Estimar los costes previstos

A continuación, puede estimar los costes previstos. Esto puede incluir los costes variables, como los salarios por hora de la mano de obra y los materiales. Puede colaborar con otros profesionales de su sector para que le ayuden a reunir estos costes. Por ejemplo, para un proyecto de construcción, un director de obra y un arquitecto pueden proporcionar sus propias estimaciones. Puede reunir información de varios recursos para incluirla en el presupuesto de costes.

También puede calcular los costes previstos basándose en proyectos y balances anteriores. Por ejemplo, al iniciar un nuevo producto de producción, puede utilizar el balance anterior para determinar las ventas previstas. Para cada artículo producido, puede determinar el coste variable. Puede utilizar esta cantidad para predecir sus gastos futuros. Por ejemplo, si a su equipo le cuesta 5 dólares fabricar cada artículo y espera vender 100 artículos en el próximo trimestre, puede estimar los costes en 500 dólares.

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5. Establecer el calendario

Después de reunir toda la información sobre los costes, puede crear un calendario. Para los proyectos, puede dividir cada paso en etapas más pequeñas. Para un presupuesto trimestral, puede establecer plazos semanales o mensuales. Esto puede ayudarle a planificar sus costes a lo largo del periodo, para asegurarse de que dispone de fondos suficientes.

6. Analizar y perfeccionar

Los profesionales pueden utilizar un presupuesto de costes para analizar sus costes globales y su progreso a lo largo del proyecto. Considere la posibilidad de analizar el presupuesto de costes al principio de un proyecto para mejorar su eficiencia en los costes. Por ejemplo, si su presupuesto de costes muestra que su equipo necesita 10.000 dólares para un proyecto, y esto es más de lo que le gustaría gastar, puede utilizar el presupuesto de costes para encontrar áreas en las que pueda reducir los costes.

7. Comparar los costes reales

A lo largo del proyecto, puede hacer un seguimiento de los costes reales y compararlos con las estimaciones. Esto puede ayudarle a determinar las áreas en las que puede reducir los costes. Por ejemplo, si esperaba gastar 2.000 dólares en materiales y ha gastado 3.000, puede analizar el presupuesto de costes para perfeccionar su estrategia comercial. Puede utilizar la reserva para imprevistos, reducir el coste de otra área o encontrar financiación adicional para hacer frente a este coste adicional.

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Consejos para crear un presupuesto de costes

Al crear un presupuesto de costes, tenga en cuenta estos consejos:

Considere cuidadosamente sus estimaciones

Cuando cree un presupuesto de costes, intente crear sus estimaciones con cuidado. Considere la posibilidad de utilizar estimaciones conservadoras o altas cuando sea posible. Esto puede ayudarle a asegurarse de que dispone de fondos suficientes para completar el proyecto. Por ejemplo, si está planificando los costes de electricidad de un edificio, puede analizar las facturas eléctricas del mes anterior para determinar el coste previsto. Si la factura mensual oscila entre los 100 y los 200 dólares, considere la posibilidad de hacer una estimación más cercana a los 200 dólares para asegurarse de que dispone de fondos suficientes.

Seleccione un formato que funcione con su software o sistema de contabilidad

Puede utilizar varios formatos al elaborar su presupuesto de costes. Puedes enumerar los costes y las fechas en una hoja de cálculo o en un programa informático. Considere la posibilidad de elegir un formato que funcione con el software de contabilidad de su empresa o con las herramientas de seguimiento de gastos. Esto puede facilitar la comparación de los costes reales con sus estimaciones.

Programe tiempo para examinar y revisar su presupuesto con regularidad

Los presupuestos de costes son una herramienta útil para el seguimiento de los gastos y el rendimiento, y pueden ayudarle a realizar cambios importantes a lo largo de un proyecto. Considere la posibilidad de programar un tiempo para revisar su presupuesto con regularidad. Durante este tiempo, puede comparar los costes previstos con los costes reales del proyecto.

Puede utilizar esta información para revisar su presupuesto para futuras etapas del proyecto. Por ejemplo, si revisa el presupuesto semanalmente, puede darse cuenta de que el coste de los materiales es mayor de lo previsto. Puede revisar el presupuesto para adaptarlo a este cambio. Esto puede ayudarle a asegurarse de que tiene fondos suficientes para completar el resto del proyecto a tiempo.

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