Cómo crear un presupuesto de rendimiento

El propietario de la empresa y la alta dirección deben establecer presupuestos para tener éxito. Los presupuestos de rendimiento son un componente importante a la hora de establecer un presupuesto para los gastos de funcionamiento, las nóminas y otros costes, como los impuestos anuales de la empresa. Los presupuestos de rendimiento son un incentivo atractivo para muchas personas, ya que ayudan a las empresas a aumentar la productividad, mejorar la eficiencia y recompensar a los empleados y equipos que superan las expectativas.

En este artículo, definimos un presupuesto de rendimiento, explicamos por qué son importantes y compartimos los pasos a seguir para crear un presupuesto de rendimiento en el lugar de trabajo.

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¿Qué es un presupuesto de rendimiento?

Los presupuestos de rendimiento son presupuestos que miden el trabajo realizado por una persona o un equipo en una empresa y cómo su productividad afecta al éxito de la empresa. Por ejemplo, una empresa que vende libros en todo el mundo puede asignar una determinada proporción de su presupuesto anual al departamento de marketing porque ese departamento es el responsable de la comercialización para conseguir una determinada cantidad de ventas. Las empresas suelen asignar más fondos a los departamentos que tienen un mayor impacto en su éxito financiero.

Las empresas también utilizan los presupuestos de rendimiento para motivar a los individuos. Por ejemplo, una empresa puede entregar bonificaciones de fin de año a cada empleado que obtenga puntuaciones de satisfacción del cliente superiores a la media. También es habitual que las organizaciones sin ánimo de lucro y las entidades gubernamentales utilicen los presupuestos de rendimiento como forma de justificar el dinero que reciben y que son responsables de asignar.

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Presupuestación por partidas y presupuestación por resultados

Los dos tipos principales de presupuestación que utilizan las organizaciones son la presupuestación por partidas y la presupuestación por resultados.

La presupuestación por partidas implica enumerar los gastos como partidas en una hoja de cálculo presupuestaria. Puede registrar cosas como la nómina, los gastos de viaje, el alquiler de su edificio comercial, las prestaciones a los empleados, el material de oficina y el equipo que necesita para el funcionamiento de su empresa. El propósito de registrar estas cifras es mostrar en qué gastará cada dólar del presupuesto.

En cambio, el presupuesto de rendimiento se centra más en los resultados obtenidos. Este tipo de presupuesto muestra lo que cada dólar del presupuesto hará por la organización. Estos resultados pueden ser cualquier cosa, desde la mejora de la satisfacción del cliente hasta la reducción del número de accidentes laborales. También puede alinear los presupuestos de rendimiento con la realización de determinadas actividades, como conseguir que los estudiantes alcancen una puntuación media en un examen global o solicitar y obtener la aprobación de una subvención.

¿Por qué son importantes los presupuestos de rendimiento?

Los presupuestos de rendimiento pueden marcar una gran diferencia en cualquier lugar de trabajo, tanto para la organización como para todos los empleados. Un presupuesto de rendimiento es importante porque:

  • Sirve como factor de motivación. La mayoría de los individuos y grupos quieren ser premiados por un trabajo bien hecho, y saber que está en juego un presupuesto de rendimiento puede ayudar a motivarlos para trabajar en sus objetivos y colaborar con su equipo.
  • Proporciona un propósito claro. Los empleados y los equipos deben entender exactamente lo que tienen que lograr para ganar su presupuesto de rendimiento para el siguiente período de informes.
  • Ayuda a la productividad. Cuando alguien tiene dirección y se siente motivado, su productividad aumenta de forma natural. Esto ayuda al rendimiento de la empresa y, en última instancia, a su éxito.
  • Obliga a los empleados a rendir cuentas. En el ejemplo de un departamento de marketing que gana más presupuesto gracias a sus ventas directas, cada empleado del grupo debe sentir cierta responsabilidad, sabiendo que sus acciones repercuten directamente en el éxito del grupo. De este modo, los grupos colaboran más estrechamente para alcanzar los objetivos y beneficiarse como equipo.
  • Aporta transparencia a una organización. Cuando los propietarios de la empresa y otras partes interesadas preparan el presupuesto, deben ser transparentes en cuanto a la asignación de recursos.
  • Mejora la comunicación. Un equipo debe trabajar conjuntamente para cumplir los objetivos y asegurarse de que su presupuesto se está utilizando, lo que mejora constantemente la comunicación. Con una comunicación eficaz, el equipo puede alcanzar sus objetivos en el plazo previsto.

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Cómo establecer un presupuesto de rendimiento

Si quieres establecer un presupuesto de rendimiento en tu organización, sigue estos pasos:

1. Crear objetivos generales

El primer paso para establecer un presupuesto de rendimiento es comprender cuál es el objetivo final de su empresa. Cuando sepa para qué está trabajando, podrá formular objetivos más pequeños que estén bien alineados. Si todavía no tiene un objetivo global seleccionado, empiece a pensar en lo que su empresa necesita para alcanzar el siguiente nivel de éxito.

2. Establecer objetivos SMART

Tanto si el presupuesto de rendimiento es por empleado como si varía según el departamento, el equipo directivo debe establecer objetivos. Siga el marco de fijación de objetivos SMART para asegurarse de que sus objetivos son específicos, medibles, alcanzables, relevantes y basados en el tiempo. Cuando los objetivos cumplen estos criterios, también son sencillos, lo que resulta útil para los empleados, y algo sobre lo que se puede informar fácilmente.

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3. Realiza evaluaciones

El siguiente paso en el establecimiento de un presupuesto de rendimiento es la realización de evaluaciones coherentes y periódicas sobre el rendimiento del empleado o del grupo. Aunque los empleados tengan objetivos claros para trabajar, en un entorno de oficina muy ajetreado, puede ser fácil perder la noción de en qué hay que centrarse. Es importante realizar estas evaluaciones para que todos sepan cómo lo están haciendo, si van por buen camino para cumplir los objetivos y si hay algo que puedan mejorar de inmediato para que el rendimiento no decaiga.

Al realizar las evaluaciones, también puede ser una buena idea examinar cómo se mantienen los criterios del presupuesto de rendimiento. Puede que descubra que los criterios del presupuesto de rendimiento son demasiado estrictos y que los objetivos son difíciles de cumplir, lo que puede significar que necesita reevaluar.

4. Comunicar los resultados

Uno de los últimos pasos en la creación de un presupuesto de rendimiento es comunicar los resultados de las evaluaciones y cómo los presupuestos de rendimiento ayudaron a los demás, y a la empresa en su conjunto, a tener éxito.

5. Crear un plan de mejora del rendimiento

Si un empleado o un grupo no cumple los objetivos y las expectativas que todos acordaron, considere la posibilidad de crear un plan de mejora para que todos puedan asumir la responsabilidad de su trabajo y seguir esforzándose por alcanzar el siguiente nivel.