Guía para elaborar un presupuesto en la empresa: Definición, Tipos y Cómo Construir uno

El proceso presupuestario de una organización es crucial para prever los futuros flujos de caja y tomar decisiones operativas. Además, hay una serie de gastos y costes cruciales que se incluyen en el cálculo del presupuesto.

En este artículo, hablamos de la elaboración de presupuestos en las empresas, por qué es importante y exploramos varios tipos de gastos que la elaboración de presupuestos en las empresas puede cubrir, junto con una plantilla y un ejemplo.

¿Qué es la presupuestación en la empresa?

Un presupuesto empresarial es un plan financiero que proyecta los futuros ingresos y gastos de la empresa. Los presupuestos ayudan a las empresas a estimar los gastos, identificar el capital disponible y prever las ventas. La elaboración de un presupuesto permite a la dirección de la empresa calibrar sus resultados.

Relacionado: Presupuesto: Definición y tipos

¿Por qué necesita una empresa un presupuesto?

Las empresas se basan en los presupuestos para predecir el flujo de caja y los gastos, de modo que la dirección pueda tomar decisiones financieras y operativas. Con un presupuesto adecuado, una empresa puede evitar o reducir las deudas y aumentar las oportunidades de obtener préstamos e inversores. Un presupuesto es una herramienta importante que permite a las empresas:

Gestionar el flujo de caja

Una empresa depende de una presupuestación precisa para gestionar eficazmente su flujo de caja. Los ingresos que entran y los gastos que salen son parámetros importantes que pueden influir en la salud financiera general de la empresa. Revisar y evaluar el presupuesto de forma semestral o anual puede ayudar a las organizaciones a planificar mejor el crecimiento y la rentabilidad.

Asignar recursos

Como un presupuesto proporciona un esquema basado en datos de los ingresos y los gastos, una empresa puede determinar mejor dónde asignar los fondos y recursos operativos. Por ejemplo, una empresa puede determinar mediante el análisis del presupuesto que sus estrategias de marketing digital son más eficaces que sus tácticas de marketing por correo para atraer a nuevos clientes. La empresa puede decidir eliminar las segundas por las primeras y asignar esos recursos a sus estrategias de marketing digital para alcanzar sus objetivos de ingresos.

Medir el rendimiento

Los presupuestos ayudan a las empresas a comparar los procesos operativos pasados y presentes para analizar el rendimiento. Por ejemplo, cuando un analista financiero compara los ingresos de la empresa del año pasado con los actuales, puede evaluar las estrategias y los resultados posteriores para tomar mejores decisiones en el futuro.

Cumplir con los objetivos

Cuando las empresas siguen un presupuesto para tomar decisiones, desarrollar planes y aplicar estrategias de crecimiento, pueden asegurarse de que los procesos se mantienen alineados para alcanzar los objetivos de ingresos y beneficios. Los presupuestos permiten a los equipos de gestión identificar los costes y mitigar los riesgos financieros que, de otro modo, supondrían un reto para el desarrollo de productos, la prestación de servicios u otros procesos operativos de una organización.

Mejorar las decisiones

La elaboración de un presupuesto preciso ayuda a los ejecutivos a tomar decisiones acertadas que afectan al funcionamiento y la salud financiera de sus empresas. Con estas comparaciones financieras, los ejecutivos pueden tomar decisiones financieras más informadas. Por ejemplo, una empresa puede analizar su presupuesto para asegurarse de que las decisiones de inversión proporcionan un rendimiento y cómo asignar fondos y recursos en el futuro.

Identificar y mitigar el riesgo

Con una comparación de los gastos anteriores y las asignaciones de gastos actuales, las empresas pueden identificar posibles problemas y crear soluciones antes de que surjan. Un presupuesto también puede ayudar a mantener al personal de la empresa alineado con los objetivos de la dirección.

Crea planes de futuro

Las empresas crean planes estratégicos para el crecimiento y el desarrollo futuros, y utilizan los datos de los presupuestos para ayudarles a poner en práctica estrategias para alcanzar estos objetivos. Con un presupuesto, las empresas pueden crear proyecciones de ingresos y costes para tomar decisiones financieras importantes.

Relacionado: 14 Conceptos básicos de contabilidad para propietarios de pequeñas empresas

¿Qué componentes componen el presupuesto de una empresa?

El presupuesto de una empresa suele calcularse una vez al año y dividirse por meses. Un presupuesto eficaz tiene varios componentes, entre ellos:

Ventas e ingresos

Un presupuesto eficaz debe incluir los ingresos que una empresa espera obtener de la venta de sus bienes o servicios. Suele ser la primera línea de un presupuesto y se basa en las cantidades de ingresos reales del año anterior más las proyecciones para el año en curso.

Relacionado: Cómo hacer un presupuesto para una startup

Costes y gastos totales

La elaboración de un presupuesto en una empresa requiere la estimación de los costes de la actividad empresarial. Los gastos de la empresa pueden incluir una variedad de costes relacionados directamente con la producción y las operaciones, junto con los gastos generales. Los gastos suelen incluir:

Coste de los bienes vendidos (COGS)

El COGS es el coste total de lo que se necesita para fabricar un producto. Por ejemplo, una empresa manufacturera que produce piezas de automóviles puede incluir en su COGS los costes de las materias primas, el mantenimiento de los equipos y el personal especializado para hacer funcionar las máquinas. Los ingresos menos el COGS dan como resultado el beneficio bruto.

Gastos fijos

Los gastos fijos incluyen todos los gastos regulares y constantes de una empresa. Los gastos fijos no cambian durante el periodo presupuestario e incluyen los costes de cosas como los pagos de la hipoteca o el alquiler de la propiedad, los seguros, las cuotas de los servicios públicos, los salarios de los empleados, las cuotas bancarias mensuales, las cuotas de las licencias y los arrendamientos de equipos y propiedades.

Gastos variables

Los gastos variables suelen variar en relación con el volumen de producción o de ventas y, en general, con cualquier gasto relacionado con el funcionamiento de una empresa. Los gastos variables, o “gastos operativos,” pueden incluir los salarios por comisión y por hora, los costes administrativos como la contabilidad, los costes de ventas y marketing y el transporte y los viajes de negocios.

Gastos puntuales

Un gasto puntual es una cuota o un pago único, como una gran compra de suministros o el coste de trasladar la empresa. Las empresas incluyen los gastos puntuales en sus presupuestos para representar con exactitud los gastos que cubren.

Relacionado: ¿Qué son los gastos de funcionamiento? (Con ejemplos)

Beneficios

Un beneficio es cuando el dinero que gana una empresa es mayor que el dinero invertido. Un aumento de los beneficios significa que la empresa está creciendo o que se mantiene financieramente sana. Las empresas utilizan las estimaciones de beneficios para planificar la compra de nuevos equipos, la reubicación, la incorporación de personal o la concesión de bonificaciones o aumentos a los empleados. Los beneficios son un componente clave de cualquier ecuación presupuestaria: Ventas = Coste total + Beneficio.

Tipos de presupuestos

Muchas empresas utilizan más de un tipo de presupuesto en función de sus necesidades, tamaño y operaciones. Algunas pueden tener un presupuesto general y también incluir otros para necesidades específicas, como el capital o la mano de obra. Los tipos más comunes de presupuestos empresariales son:

Presupuesto maestro

Un presupuesto maestro combina los presupuestos individuales para proporcionar a la empresa una perspectiva financiera global, y es más común que las empresas más grandes necesiten desglosar las finanzas por departamentos o categorías. Los presupuestos maestros pueden ayudar a los directivos a ver cómo encajan sus presupuestos en los planes financieros generales de la empresa.

Presupuesto operativo

Un presupuesto operativo describe los fondos que necesita una empresa para funcionar con eficacia. Incluye todos los gastos e ingresos del periodo presupuestado. Algunas empresas utilizan los presupuestos operativos para comparar las cifras reales con las proyectadas.

Presupuesto financiero

Los presupuestos financieros proporcionan detalles sobre el activo, el pasivo y el patrimonio neto. Se considera un barómetro de la salud y la estabilidad financiera de una empresa. Los presupuestos financieros son una herramienta valiosa cuando una empresa busca inversores o planea vender acciones.

Presupuesto de tesorería

Un presupuesto de caja, también conocido como Presupuesto de tesorería, ofrece una estimación del dinero gastado e invertido durante el periodo presupuestario de la empresa. Un presupuesto de caja proporciona detalles que pueden utilizarse para tomar decisiones financieras, detectar carencias y evitar el gasto excesivo.

Presupuesto de ventas

Un presupuesto de ventas proyecta los ingresos, los gastos y las ventas estimadas durante el periodo presupuestario. Ayuda a garantizar que la empresa disponga de los materiales y el inventario necesarios para satisfacer la demanda de los clientes.

Presupuesto de producción

Un presupuesto de producción detalla los costes de producción de bienes o servicios. Al determinar el coste de producción, una empresa fija los precios de sus productos en consecuencia. Los componentes pueden incluir la mano de obra directa, los materiales directos y los gastos generales.

Presupuesto de mano de obra

Un presupuesto de mano de obra se utiliza para determinar cuántos empleados son necesarios para proporcionar bienes o servicios. También ayuda a planificar los costes de las nóminas.

Presupuesto de capital

Un presupuesto de capital ayuda a una empresa a planificar grandes compras o costes como maquinaria, vehículos o propiedades. Describe el coste del activo, el periodo de amortización previsto y el rendimiento potencial de la compra.

Relacionado: Entender los tipos de presupuestos en contabilidad

Plantilla de un presupuesto empresarial

La siguiente plantilla ilustra un sencillo plan presupuestario que puede utilizarse para hacer un seguimiento de los gastos e ingresos de una empresa:

[Ingresos]

  • [Ingresos por ventas]
  • [Ingresos de productos]
  • [Rendimiento de las inversiones]
  • [Otros ingresos]

[Coste de los bienes vendidos (COGS)]

  • [Materias primas, recursos y mano de obra directamente relacionados con la producción].

[Beneficio bruto]

[Gastos fijos]

  • [Reembolso del préstamo a la empresa]
  • [Hipoteca o alquiler de la propiedad]
  • [Salarios, prestaciones y cotizaciones]
  • [Pólizas de seguros]
  • [Licencias comerciales]

[Gastos variables]

  • [Utilidades]
  • [Nómina, beneficios y contribuciones]
  • [Costes administrativos]
  • [Impuestos de la empresa]
  • [Transporte y viajes]

[Gastos puntuales]

  • [Cuotas y pagos únicos, como el coste de una mudanza o una compra única de equipos].

[Beneficio neto]

Relacionado: Cómo crear un presupuesto flexible (con ejemplo)

Ejemplo de presupuesto empresarial

Utilizando la plantilla proporcionada, este ejemplo muestra cómo podría ser el presupuesto de una empresa:

Plan presupuestario de Tatum Manufacturing para el año fiscal 2021

Plan presupuestario de Tatum Manufacturing para el año fiscal 2021
INGRESOS
+ Ingresos por ventas $1,650,000
+ Ingresos del producto $430,000
+ Inversión $170,000
Ingresos totales $2,250,000
Coste de las mercancías vendidas
– Materias primas, recursos $690,000
BENEFICIO BRUTO $1,560,000
GASTOS
Balance de gastos fijos
– Arrendamiento de inmuebles $75,000
– Servicios públicos $25,000
– Nómina salarial $460,000
– Tasas de licencia comercial $3,450
– Reembolso de préstamos a empresas $4,140
– Alojamiento de páginas web $250
Gastos fijos totales $567,840
Balance de gastos variable
– Gastos administrativos $90,000
– Costes de marketing $112,000
– Impuestos federales anuales $280,800
Total de gastos variables $482,800
Costes únicos
– Compra de vehículos de empresa $30,000
BENEFICIO NETO PREVISTO PARA 2021 $479,360