Presupuesto equilibrado: Qué es y cómo crear uno

Para tener un presupuesto equilibrado, una persona o empresa debe ganar tanto dinero como el que gasta. Lo ideal es que una empresa no sólo equilibre su presupuesto, sino que también obtenga beneficios, es decir, que genere más ingresos de los que gasta.

En este artículo, explicamos qué es un presupuesto equilibrado, los términos presupuestarios más comunes y cómo equilibrar un presupuesto de forma eficaz para su empresa.

¿Qué es un presupuesto equilibrado?

El presupuesto de una organización está equilibrado cuando sus ingresos anuales suman el dinero que gasta en el ejercicio o año, según la política contable de la organización. El superávit financiero o el superávit neto aparece cuando se alcanza el equilibrio presupuestario. Para seguir proporcionando resultados, la organización debe crear un presupuesto equilibrado que establezca un enfoque claro y alcanzable del gasto y el ahorro, que le permita llegar a más personas. Un superávit o déficit presupuestario, por otra parte, se utiliza para describir la situación financiera de una organización pública o gubernamental.

El resultado financiero puede depender en gran medida de las condiciones económicas del momento. Un país puede experimentar varios años de déficits presupuestarios tras grandes catástrofes económicas como la Gran Depresión o la Segunda Guerra Mundial, como se ha visto en la economía estadounidense. En la actualidad, Estados Unidos tiene un déficit presupuestario acumulado de 28 billones de dólares, y el año 2020 marcará un nuevo mínimo con otros 3,1 billones de dólares añadidos al déficit debido a la pandemia del COVID-19—según el informe de febrero de 2021 de la Oficina Presupuestaria del Congreso sobre el presupuesto y las perspectivas económicas.

Términos presupuestarios comunes

Los siguientes son términos que encontrará al equilibrar su presupuesto:

  • Ingresos: Este término se refiere a cualquier ingreso que la empresa genere. Hay diferentes tipos de ingresos, como los ingresos por ventas, que deben reflejarse en el presupuesto. Detallar los ingresos es útil para ver dónde es más rentable la empresa.
  • Gastos: Este término se refiere a cualquier coste en el que la empresa pueda incurrir en el transcurso de su actividad. Los gastos pueden ser cosas como la compra de mercancías. Esto contribuye directamente a los ingresos. Los gastos también pueden ser elementos relacionados indirectamente con los ingresos, como el alquiler o las nóminas.
  • Déficit: Este término se refiere a que una empresa gasta más dinero del que ha ganado o a que los gastos superan los ingresos.
  • Excedente: Este término se refiere a que una empresa gana más de lo que gasta o a que los ingresos superan a los gastos.

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Cómo establecer un presupuesto equilibrado que funcione

Para que cualquier presupuesto tenga éxito, debe ser realista y, al mismo tiempo, establecer unas expectativas superiores a las del último ciclo financiero. Es importante comprender el progreso histórico de su organización, midiendo los datos reales con respecto a los objetivos establecidos con un enfoque de futuro para crear nuevos objetivos y expectativas para el año siguiente.

La creación de un presupuesto equilibrado implica la revisión del progreso actual—lo que ha funcionado y lo que no—la fijación de nuevos objetivos para establecer un umbral razonable tanto para los gastos como para los ingresos y los ajustes necesarios para alcanzar sus objetivos.

Pasos para crear un presupuesto equilibrado

1. Revisar los informes financieros

Las organizaciones mantienen informes financieros para seguir y medir el crecimiento y el progreso de un año a otro y son un gran indicador del pasado y el futuro financiero de una organización. Los estados financieros de una organización (cuenta de resultados, balance y estado de flujos de efectivo) pueden ayudarle a comprender mejor el rendimiento pasado y la longevidad financiera.

2. Comparar los datos reales con el presupuesto del año anterior

¿Cómo se ha comportado la organización en comparación con el presupuesto equilibrado del año pasado? ¿Hubo un superávit o un déficit presupuestario? Identifique las áreas que funcionaron bien y las que no. Es posible que los fondos de educación se hayan ajustado al presupuesto, pero que los gastos de defensa hayan superado las previsiones. ¿Cómo afectará esto al presupuesto equilibrado actual?

3. Crear una previsión financiera

Basándose en los resultados del año pasado, cree objetivos realistas para evitar que se produzcan más déficit presupuestarios. Céntrese en la reducción de los gastos y en el aumento de los ingresos, estableciendo al mismo tiempo un nivel de prioridad entre las distintas categorías presupuestarias.

4. Identificar los gastos

Identifique todas las categorías de gastos de las que es responsable la organización—actual y a largo plazo basándose en los estados financieros y los compromisos contractuales. Revise los contratos o las condiciones de pago establecidas para determinar las obligaciones futuras. Es importante sobreestimar los gastos para incluir un colchón para cualquier coste inesperado que surja, al tiempo que no se exceden los ingresos potenciales para garantizar un presupuesto equilibrado.

5. Estimar los ingresos

¿Cómo se han actualizado los ingresos en comparación con los presupuestos anteriores? Ajuste y prevea las estimaciones de ingresos en función de los cobros pendientes, los contactos/políticas establecidas y las nuevas oportunidades de ingresos. Con suficientes datos históricos, una media de los resultados de años anteriores puede ser un buen indicador de los resultados futuros. Es mejor subestimar las previsiones de ingresos que no alcanzar los objetivos previstos. No obstante, asegúrese de que las previsiones de ingresos superan los gastos estimados para mantener un presupuesto equilibrado.

6. Reste los gastos previstos de los ingresos estimados

Reste el total de gastos previstos del total de ingresos estimados para asegurarse de que los gastos son iguales o inferiores a los ingresos previstos. Esto indicaría un superávit presupuestario frente a un déficit.

7. Ajustar el presupuesto según sea necesario

En caso de que el paso anterior indique un déficit presupuestario, realice un análisis profundo de todas las categorías para identificar las oportunidades de reducir los gastos o aumentar los ingresos para equilibrar el presupuesto.

8. Bloquear el presupuesto, medir el progreso y ajustar si es necesario

Una vez cerrado el presupuesto, es importante medir el progreso real con respecto al presupuesto establecido. El análisis de las desviaciones ayudará a mantener la responsabilidad de cada categoría de gasto. Si los costes de una categoría superan la cantidad presupuestada, identifique otra área de ahorro para mantener los costes lo más cerca o por debajo del presupuesto general para lograr un presupuesto equilibrado.

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Glosario del presupuesto equilibrado

Ingresos

Son los ingresos brutos que genera la organización. Los ingresos de una administración pública incluirían los ingresos federales y estatales, los impuestos sobre las nóminas y las ventas, la Seguridad Social, los impuestos sobre la propiedad y los impuestos especiales, entre otros.

Gastos

Esto incluye cualquier gasto en el que incurra la organización. Los gastos de un gobierno incluirían los gastos médicos, las prestaciones de la Seguridad Social, la defensa nacional, los intereses de la deuda nacional, el transporte, la educación o cualquier otro coste de mantenimiento de la infraestructura del estado o del país.

Superávit presupuestario

Esto ocurre cuando los ingresos de una organización’superan sus gastos, lo que significa que sus ganancias son mayores que sus gastos.

Déficit presupuestario

Esto ocurre cuando los gastos de una organización superan sus ingresos, lo que significa que la organización está gastando más dinero del que gana.

Ejemplo de presupuesto equilibrado

En este ejemplo, vemos lo que sería un presupuesto equilibrado con éxito para una entidad gubernamental. Tenga en cuenta que las categorías y los importes utilizados a continuación son sólo a modo de ejemplo.

Ingresos (en miles de millones)
Impuestos federales sobre la renta: 3.500 dólares
Impuestos sobre las ventas del negocio: 2.750 dólares
Impuestos especiales: 2.000 dólares
Impuestos de la Seguridad Social: 750 dólares
Impuestos sobre la propiedad: 500

Ingresos totales: $9,500

Gastos (en miles de millones)
Defensa nacional: ($3,400)
Gastos médicos: ($2,900)
Gastos de educación: ($1,500)
Prestaciones de la Seguridad Social: ($250)

Gastos totales: ($8,050)

Ingresos netos (excedente): 1.450 dólares

En el ejemplo, vemos un presupuesto equilibrado con un resultado de superávit presupuestario. Como puede ver, los ingresos totales superan a los gastos totales en 1.450 millones de dólares—o 1,45 billones—lo que demuestra que la entidad gubernamental del ejemplo ingresó más de lo que gastó durante el año. Si los ingresos netos fueran negativos—lo que significa que los gastos totales superan a los ingresos totales)—esto ejemplificaría un déficit presupuestario. Esto obligaría a la entidad gubernamental a revisar el gasto real, a identificar oportunidades para reducir los gastos—aumentar los ahorros—o a incrementar los ingresos para equilibrar el presupuesto.