Cómo crear un presupuesto flexible (con ejemplo)

Hay varias herramientas de contabilidad que las empresas pueden utilizar para planificar y hacer un seguimiento de su actividad monetaria. Una herramienta que muchas empresas encuentran útil es el presupuesto flexible. Este tipo de presupuesto cambia con el nivel de actividad o volumen de una empresa y es especialmente útil para las empresas que ven muchas variaciones en las actividades relacionadas con los costes a lo largo del año.

En este artículo, exploraremos qué es un presupuesto flexible, las ventajas y desventajas del presupuesto flexible y cómo puedes crear este tipo de presupuesto para tu empresa.

¿Qué es un presupuesto flexible?

Un presupuesto flexible es un presupuesto que se ajusta a los niveles de actividad o volumen de una empresa. A diferencia de un presupuesto estático, que no cambia las cantidades establecidas cuando se creó el presupuesto, un presupuesto flexible se "flexiona" continuamente con las variaciones de los costes de una empresa. Este tipo de presupuesto suele incluir tarifas variables por unidad en lugar de una cantidad fija, lo que permite a la empresa anticiparse a posibles aumentos o disminuciones de las necesidades monetarias.

Este tipo de presupuesto suele basarse en los cambios en los ingresos reales de una empresa y utiliza porcentajes de ingresos en lugar de cifras estáticas. Por ejemplo, un presupuesto flexible puede asignar el 25% de los ingresos de una empresa a los salarios, en lugar de asignar 100.000 dólares a los salarios en un año determinado. De este modo, se tienen en cuenta los cambios en los ingresos de la empresa y en el personal que puedan producirse a lo largo del año.

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Tipos de presupuestos flexibles

Una empresa puede producir varias variaciones de un presupuesto flexible que van desde lo básico hasta lo sofisticado, dependiendo de las necesidades de la empresa. A continuación se presentan los tres tipos de presupuestos flexibles más utilizados:

Presupuesto básico flexible

Este tipo de presupuesto se flexibiliza con los gastos de una empresa que cambian directamente en relación con sus ingresos. Un presupuesto básico puede incorporar un porcentaje que varía en función de los ingresos. Este tipo de presupuesto suele utilizarse para indicar el coste por unidad o el porcentaje de las ventas.

Presupuesto flexible intermedio

Un presupuesto flexible intermedio tiene en cuenta los gastos que van más allá de los ingresos de una empresa. Normalmente, este presupuesto incluye los costes relacionados con la actividad, además de los ingresos o en lugar de ellos. Por ejemplo, los costes de la póliza de seguros de una empresa pueden variar en función del número de empleados que tenga la empresa y pueden aumentar si ésta contrata nuevos empleados.

Presupuesto flexible avanzado

Este tipo de presupuesto tiene en cuenta la variación y los rangos de gastos en función de cada categoría del presupuesto de una empresa. Un presupuesto flexible avanzado también cambiará en función de los gastos reales de cada categoría.

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Ventajas de un presupuesto flexible

Un presupuesto flexible puede tener muchas ventajas para las empresas. A continuación se enumeran algunos de los beneficios que puede experimentar una empresa al utilizar un presupuesto flexible:

Ajustes basados en los márgenes de beneficio y los costes

Un presupuesto flexible permite a las empresas tener una idea más realista de sus presupuestos en función de la evolución de los costes y los márgenes de beneficio. Mientras que un presupuesto estático sigue siendo el mismo cuando se crea el presupuesto al comienzo de un nuevo año, un presupuesto flexible tiene en cuenta la disminución o el aumento de los costes y ayuda a las empresas a realizar ajustes para compensarlos.

Potencial para maximizar los ingresos

Mientras que los presupuestos estáticos no cambian para reflejar un aumento de las ventas, los presupuestos flexibles sí lo hacen. Como resultado, una empresa puede ver mejor dónde puede aumentar el marketing u otros esfuerzos cuando experimenta un aumento de los ingresos.

Aumento de los controles de costes

Un presupuesto flexible permite a la empresa ver cuándo hay que hacer cambios en determinados costes. Por ejemplo, si las ventas proyectadas son inferiores a las previstas, un presupuesto flexible mostrará los porcentajes actualizados de cada categoría que permiten a la empresa realizar los ajustes necesarios en sus gastos para compensar la disminución de las ventas.

Desventajas de un presupuesto flexible

Al igual que muchas herramientas de contabilidad, un presupuesto flexible también puede presentar desventajas. Entender las desventajas de este tipo de presupuesto puede ayudarle a determinar si un presupuesto flexible es adecuado para su empresa. A continuación se enumeran algunas desventajas que pueden derivarse de un presupuesto flexible:

Falta de comparación de ingresos

Dado que un presupuesto flexible se ajusta regularmente para reflejar los ingresos actuales de una empresa, este tipo de presupuesto no puede utilizarse para comparar los gastos o ingresos reales con los previstos. Esto puede dificultar la determinación de si los ingresos de una empresa están por encima o por debajo de lo esperado.

Fórmula complicada

Un presupuesto flexible puede ser difícil de formular. Esto se debe a que no todos los costes en los que puede incurrir una empresa son variables y deben introducirse en el presupuesto como un coste fijo. Calcular cada categoría y determinar el tipo de coste que requiere puede ser difícil y llevar tiempo.

No siempre es aplicable

Un presupuesto flexible puede no beneficiar a ciertas empresas, especialmente a las que tienen una mayoría de gastos generales fijos. Por ejemplo, una empresa que tiene poco o ningún coste de los bienes vendidos y tiene un coste general fijo cada mes probablemente no se beneficiará de un plan de presupuesto flexible.

Cómo crear un presupuesto flexible

Los siguientes son pasos que puedes seguir para crear un presupuesto flexible para tu negocio:

1. Identifique qué costes son variables y qué costes son fijos

Los costes fijos suelen incluir gastos como el alquiler y los costes mensuales de marketing. Una vez que haya determinado qué costes son fijos y cuáles son variables, sepárelos en su hoja de presupuesto.

2. Dividir el presupuesto

Divida el presupuesto que piensa gastar en costes variables entre su producción estimada. Esto le proporcionará un presupuesto inicial para el coste por unidad.

3. Crear su presupuesto con costes fijos establecidos

Cree su presupuesto con costes fijos establecidos que no cambiarán y costes variables representados como porcentajes que pueden ajustarse en función de los ingresos reales.

4. Actualiza el presupuesto

Una vez finalizado el periodo contable, actualiza tu presupuesto con los ingresos reales y/o las mediciones de actividad. Así se ajustarán los costes variables en función de los datos precisos del periodo contable.

5. Aportar y comparar

Introduzca el presupuesto flexible final de un periodo contable en su programa de contabilidad para compararlo con los gastos que había previsto inicialmente.

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Ejemplo de presupuesto flexible

El siguiente es un ejemplo de cómo una empresa puede utilizar la presupuestación flexible

La empresa B ha presupuestado 5 millones de dólares de ingresos y 1 millón de dólares de coste de los productos vendidos. La empresa ha determinado que 400.000 dólares del millón de dólares del coste de las mercancías vendidas son fijos y que 600.000 dólares del coste de las mercancías vendidas variarán en función de sus ingresos. Esto significa que el importe variable, o flexible, del coste de los bienes vendidos es el 12% de los ingresos de la empresa. Al final del período contable, la empresa B determina que realmente tuvo ventas por valor de 6 millones de dólares, es decir, 1 millón más de lo previsto.

Utilizando el presupuesto flexible, el coste fijo de los bienes se mantendría en 400.000 dólares, mientras que la parte variable del coste de los bienes se habría ajustado a 720.000 dólares para reflejar el 12% designado para esta parte del coste de los bienes. Como resultado, la empresa habría podido incorporar 120.000 dólares adicionales a su presupuesto de coste variable de los bienes para tener en cuenta el aumento de las ventas.

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